Kategoria: Bez kategorii

Świat finansów zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Cyfryzacja, rosnące oczekiwania zarządów, potrzeba większej przejrzystości i presja na podejmowanie lepszych decyzji to tylko kilka wyzwań, przed którymi stoją dziś księgowi. Tradycyjna rola księgowego jako „strażnika danych” to już za mało. Dziś od finansów oczekuje się znacznie więcej – strategicznego wsparcia, zdolności adaptacji do zmian i tworzenia wartości dla organizacji.

Role księgowych w przyszłości

Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) w raporcie „Future-Fit Accountants” zidentyfikowała 7 kluczowych ról, które stanowią fundament przyszłości zawodu księgowego. Każda z nich odpowiada na konkretne potrzeby współczesnych firm i pokazuje, jak finanse mogą realnie wspierać rozwój biznesu.

W tym artykule poznasz te role, dowiesz się, dlaczego są tak istotne, oraz otrzymasz wskazówki, co możesz zrobić już dziś, aby zacząć rozwijać się w tym kierunku.

Gotowa/y, by wynieść swoją karierę na wyższy poziom? Zacznijmy!

1️⃣ Co-Pilot (Drugi pilot)

To strategiczny lider finansów, który aktywnie uczestniczy w kluczowych decyzjach biznesowych i inicjatywach rozwojowych organizacji. Jego zadaniem jest kierowanie zmianami i dostosowywanie strategii finansowej do potrzeb biznesu. Współpracuje z zarządem, identyfikuje możliwości wzrostu i tworzenia wartości, a także pomaga w zarządzaniu transformacjami, takimi jak cyfryzacja czy zmiany modeli biznesowych.

Dlaczego to ważne?

Współczesne organizacje potrzebują liderów, którzy potrafią spojrzeć na finanse w szerszym kontekście i dostosować je do zmieniającego się otoczenia rynkowego. W tej roli:

• Stymuluje rozwój organizacji: Opracowanie i wdrażanie strategii finansowej, która wspiera wzrost i innowacje.
• Łączy interesariuszy: Pomaga zarządowi, zespołom i interesariuszom zrozumieć cele finansowe i biznesowe oraz wspiera ich realizację.
• Wspiera zmiany: Od cyfryzacji po transformację modeli biznesowych, Co-Pilot jest liderem zmian i katalizatorem innowacji.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Przygotuj prostą analizę strategiczną dla swojego działu lub organizacji, zidentyfikuj kluczowe możliwości wzrostu.
2. Ucz się współpracować z innymi działami, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby i wspierać ich decyzje finansowe.
3. Poznaj podstawy zarządzania zmianą – przeanalizuj jeden proces w firmie, który mógłby być bardziej efektywny, i zaproponuj jego usprawnienie.

2️⃣ Navigator (Nawigator)

To strategiczny doradca, który pomaga organizacji podejmować kluczowe decyzje finansowe na podstawie danych i analiz. Jego zadaniem jest dostarczanie zarządowi i zespołom wniosków, które wspierają kształtowanie strategii i przewidywanie przyszłych wyników. Łączy analityczne podejście z biznesowym myśleniem, wskazując najlepszy kierunek działania.

Dlaczego to ważne?

W dynamicznie zmieniającym się świecie organizacje potrzebują liderów, którzy potrafią przewidywać zmiany i dostosowywać strategię do nowych realiów. Rola Nawigatora jest istotna, ponieważ:

• Wspiera podejmowanie decyzji: Dostarcza rzetelnych analiz, które pomagają w wyborze najlepszego kierunku działania.
• Identyfikuje ryzyka i szanse: Pozwala organizacji działać proaktywnie, zamiast reagować na sytuacje po fakcie.
• Tworzy przewagę konkurencyjną: Przewidywanie trendów i wnioskowanie na podstawie danych zwiększa zdolność firmy do osiągania sukcesu.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Przyjrzyj się trendom w danych finansowych swojej organizacji – czy dostrzegasz powtarzalne wzorce, które mogą mieć wpływ na przyszłość?
2. Wypróbuj prosty model prognozowania w Excelu, który pokaże możliwe scenariusze dla jednego z głównych obszarów biznesu, takich jak sprzedaż lub koszty.
3. Poszukaj dodatkowej wiedzy na temat analizy ryzyk i szans – może to być kurs online, artykuł lub książka dotycząca zarządzania strategicznego.

3️⃣ Brand Protector (Strażnik Marki)

To osoba, która dba o reputację finansową i etyczną organizacji. Jego zadaniem jest zapewnienie, że procesy finansowe są zgodne z regulacjami, standardami i wartościami firmy. Monitoruje ryzyka finansowe i niefinansowe, a także wdraża strategie mające na celu minimalizację zagrożeń, takich jak oszustwa, naruszenia przepisów czy negatywny wpływ na interesariuszy.

Dlaczego to ważne?

Reputacja organizacji to jej najcenniejszy zasób, który łatwo stracić w wyniku błędów finansowych, naruszeń przepisów czy niewłaściwego postępowania. Rola Strażnika Marki ma kluczowe znaczenie, ponieważ:

• Zapewnia zgodność: Utrzymuje procesy finansowe w zgodzie z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi.
• Chroni przed ryzykiem: Identyfikuje potencjalne zagrożenia dla reputacji organizacji i wdraża działania zapobiegawcze.
• Wzmacnia zaufanie: Dba o transparentność i odpowiedzialność, co buduje wiarygodność w oczach klientów, inwestorów i innych interesariuszy.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Przeanalizuj procesy w swojej organizacji pod kątem zgodności z regulacjami – czy wszystkie procedury są aktualne i zgodne z obowiązującymi standardami?
2. Zaproponuj proste narzędzie do monitorowania ryzyka, np. checklistę najważniejszych obszarów wymagających regularnej kontroli.
3. Edukuj siebie i innych na temat etyki w finansach – znajdź jedną sytuację w swojej pracy, gdzie można poprawić transparentność lub odpowiedzialność.

4️⃣ Storyteller (Opowiadacz Historii)

To księgowy, który potrafi przekształcać skomplikowane dane finansowe w angażujące i zrozumiałe historie. Jego zadaniem jest tłumaczenie liczb na język biznesu, który wspiera podejmowanie decyzji, inspiruje i buduje zrozumienie wśród zarządu, zespołów i interesariuszy. Dzięki tej roli liczby stają się narzędziem narracyjnym, a nie jedynie suchymi danymi.

Dlaczego to ważne?

W dzisiejszym świecie same dane to za mało – liczy się ich interpretacja i sposób, w jaki są komunikowane. Dlatego rola storytellera:

• Zwiększa zrozumienie: Ułatwia niefinansistom zrozumienie złożonych zagadnień finansowych.
• Buduje zaangażowanie: Historie angażują bardziej niż same liczby – pomagają lepiej zrozumieć wyzwania i szanse.
• Wspiera decyzje: Jasne i logiczne przekazywanie danych pomaga kierownictwu podejmować trafniejsze decyzje.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Wybierz jeden raport, który regularnie przygotowujesz, i przekształć go w krótką narrację – zamiast suchych danych, opisz wyniki w formie historii.
2. Wypróbuj proste narzędzia wizualizacji danych, takie jak wykresy w Excelu, które wspierają Twoją opowieść.
3. Ćwicz komunikację – spróbuj zaprezentować swoje dane przed zespołem lub kolegą, prosząc o feedback, czy przekaz był jasny i angażujący.

5️⃣ Digital and Technology Enabler (Technologiczny Aktywator)

To osoba, która integruje nowoczesne technologie z procesami finansowymi, wprowadzając automatyzację i cyfryzację w codziennej pracy księgowych. Jego zadaniem jest identyfikowanie technologicznych możliwości, wdrażanie nowych narzędzi i wspieranie zespołów w korzystaniu z nich. Ta rola łączy świat finansów i technologii, zwiększając efektywność organizacji.

Dlaczego to ważne?

Technologia zmienia sposób funkcjonowania finansów, a jej brak w procesach księgowych oznacza ryzyko pozostania w tyle za konkurencją. Co daje ta rola?

• Zwiększa efektywność: Automatyzacja eliminuje powtarzalne zadania, oszczędzając czas i zasoby.
• Minimalizuje błędy: Cyfryzacja redukuje ryzyko pomyłek wprowadzanych ręcznie.
• Dostosowuje organizację do przyszłości: Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań zapewnia konkurencyjność i elastyczność w zmieniającym się środowisku biznesowym.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Zidentyfikuj jeden proces w swojej pracy, który możesz zautomatyzować – na przykład generowanie raportów lub zarządzanie danymi.
2. Poznaj możliwości swojego oprogramowania księgowego – sprawdź, czy posiada funkcje automatyzacji lub integracji z innymi narzędziami.
3. Zapoznaj się z podstawowymi narzędziami automatyzacji, chociażby funkcje w Excelu, które mogą przyspieszyć Twoje codzienne zadania.

6️⃣ Process and Control Expert (Ekspert Procesów i Kontroli)

To osoba odpowiedzialna za tworzenie, optymalizację i nadzorowanie kluczowych procesów finansowych w organizacji. Dba o to, aby były one zgodne z regulacjami, efektywne oraz odporne na ryzyka. Jego zadaniem jest również projektowanie i wdrażanie mechanizmów kontrolnych, które zapewniają spójność i wiarygodność działań księgowych oraz finansowych.

Dlaczego to ważne?

Sprawnie działające procesy i odpowiednie mechanizmy kontroli to fundament stabilności finansowej i operacyjnej organizacji. Rola Eksperta Procesów i Kontroli:

• Zapewnia zgodność z regulacjami: Chroni organizację przed ryzykiem prawnym i finansowym.
• Optymalizuje działania: Usprawnia procesy, redukując czas i koszty operacyjne.
• Buduje zaufanie: Gwarantuje, że dane finansowe są rzetelne i transparentne, co wzmacnia wiarygodność organizacji.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Przeanalizuj jeden z procesów finansowych w swojej firmie pod kątem efektywności i zgodności z regulacjami – czy są obszary, które można uprościć lub ulepszyć?
2. Opracuj checklistę kontrolną dla wybranego procesu, aby zwiększyć jego spójność i ograniczyć ryzyko błędów.
3. Poznaj podstawowe metody mapowania procesów, takie jak diagramy przepływu, które pomogą Ci lepiej zrozumieć i zoptymalizować działania.

7️⃣ Trusted Professional (Zaufany Profesjonalista)

Zaufany Profesjonalista buduje swoją reputację na podstawie kompetencji, etyki i wiarygodności. Jest strażnikiem integralności finansowej organizacji, dbającym o transparentność i zgodność działań z najwyższymi standardami. Jego zadaniem jest również rozwijanie zaufania wśród interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych – zarządu, zespołów, klientów czy partnerów biznesowych.

Dlaczego to ważne?

W świecie, w którym zaufanie jest jednym z kluczowych elementów sukcesu, Zaufany Profesjonalista odgrywa niezastąpioną rolę. To dzięki niemu:

• Organizacja buduje reputację: Transparentne i zgodne z przepisami działania wzmacniają pozycję firmy na rynku.
• Zapewnia się bezpieczeństwo finansowe: Rzetelność i przestrzeganie zasad minimalizują ryzyka prawne i finansowe.
• Tworzy się długotrwałe relacje: Zaufanie wobec finansów przekłada się na stabilne współprace z klientami, inwestorami i partnerami biznesowymi.

💡 Co możesz zrobić już dziś, aby rozwijać się w tym kierunku?

1. Przeanalizuj swoje codzienne działania pod kątem zgodności z najlepszymi praktykami i standardami branżowymi.
2. Zidentyfikuj obszary, w których możesz poprawić transparentność – np. w raportach, komunikacji z zespołem czy dokumentacji procesów.
3. Poświęć czas na rozwój swojej wiedzy z zakresu etyki w finansach i zgodności z regulacjami – to fundament zaufania.

Finanse w nowej odsłonie

Przyszłość księgowości to nie tylko liczby – to strategiczne decyzje, budowanie wartości i realne wsparcie dla biznesu. Role przedstawione przez IFAC są fundamentem tej transformacji. Każda z nich daje możliwość nie tylko rozwoju zawodowego, ale także większego wpływu na sukces organizacji, w której pracujesz.

Zmiana nie musi być rewolucją – zaczyna się od małych kroków. Wybierz jedną rolę, która najbardziej z Tobą rezonuje, i zacznij działać. Z czasem zauważysz, jak Twoja praca nabiera nowego znaczenia, a Ty stajesz się nieocenionym partnerem w świecie finansów.

Czy wiesz, że wiele zadań, które wykonujesz w swojej codziennej pracy księgowego, wcale nie przynosi wartości?

To, co widzisz na co dzień – raporty, faktury, analizy – wydaje się kluczowe. Jednak pod powierzchnią kryje się masa niewidocznych problemów, które skutecznie spowalniają Twoje procesy. Przypomina to górę lodową: na szczycie znajdują się widoczne czynności przynoszące wartość, ale pod wodą ukrywają się straty, które pochłaniają Twój czas, energię i zasoby.

Lean identyfikuje 8 typów strat, które mogą występować w każdej organizacji – również w dziale księgowości. To właśnie one blokują produktywność, generują chaos i uniemożliwiają skupienie się na działaniach, które faktycznie mają znaczenie.

Dobra wiadomość? Możesz nauczyć się je rozpoznawać i skutecznie eliminować. Zobaczmy zatem:

• Jakie straty występują w księgowości?
• Dlaczego mają one wpływ na Twój zespół i Twoją firmę?
• Jak wdrożyć proste rozwiązania Lean, aby zyskać czas i efektywność?

Gotowy/a na odkrycie, co kryje się pod powierzchnią Twojej codziennej pracy?

1. Nadprodukcja

Czy zdarzyło Ci się stworzyć raport, który nikt nie przeczytał? To właśnie nadprodukcja – tworzenie więcej, niż faktycznie jest potrzebne. Raporty „na wszelki wypadek”, nadmiar szczegółów czy dodatkowe zestawienia pochłaniają czas i energię, które mogłyby być lepiej wykorzystane.

Dlaczego to problem?

• Marnujesz czas na coś, co nie wnosi wartości
• Chaos informacyjny sprawia, że ważne dane giną w natłoku treści
• Frustracja, bo Twoja praca jest ignorowana

Jak temu zaradzić?

1. Zadaj pytanie: „Czy to naprawdę jest potrzebne?”
2. Skonsultuj się z odbiorcami – może wystarczą 3 kluczowe wskaźniki zamiast 10-stronicowego raportu?
3. Postaw na automatyzację – wygenerowane w 5 minut raporty mogą zastąpić godziny ręcznej pracy.

Zamiast pracować więcej, dostarczaj to, co naprawdę się liczy.

2. Oczekiwanie

Znasz to uczucie, gdy czekasz na fakturę, zatwierdzenie lub podpis? Albo gdy system „myśli” trochę dłużej, niż powinien? To jest oczekiwanie – strata, która w księgowości występuje na każdym kroku.

Dlaczego to problem?

• Czekanie spowalnia cały proces – Twoja praca zależy od innych, a Ty stoisz w miejscu
• Zmniejsza efektywność – czas spędzony na czekaniu mógłbyś przeznaczyć na coś bardziej produktywnego
• Frustracja i stres – bo wiesz, że wszystko mogłoby działać szybciej

Jak temu zaradzić?

1. Automatyzuj procesy – zamiast ręcznego przypominania, wykorzystaj systemy elektronicznego obiegu dokumentów.
2. Ustal jasne terminy – nie czekaj „na kiedyś” – wprowadź konkretne terminy zatwierdzeń i procedur.
3. Standaryzuj komunikację – proste checklisty i harmonogramy mogą zredukować zbędne opóźnienia.

Nie pozwól, by czas uciekał Ci przez palce. Zacznij od jednego małego usprawnienia – efekty zobaczysz szybciej, niż myślisz.

3. Nadmierne przetwarzanie

Ile razy zdarzyło Ci się przepisywać dane z jednego systemu do drugiego albo poprawiać coś, co już dawno powinno działać? To właśnie nadmierne przetwarzanie – strata, która nie tylko pochłania czas, ale też frustruje.

Dlaczego to problem?

• Powielanie pracy to marnowanie zasobów
• Złożone procedury prowadzą do błędów i dodatkowych poprawek
• Tracisz czas na działania, które nie przynoszą wartości

Jak temu zaradzić?

1. Stosuj checklisty i procedury – proste instrukcje krok po kroku pomagają uniknąć zbędnych działań.
2. Unikaj duplikacji – sprawdź, które dane mogą być zaciągane automatycznie zamiast wprowadzane ręcznie.
3. Wdrażaj usprawnienia – wprowadź standaryzację procesów, by uprościć codzienne zadania.

Nie chodzi o to, żeby robić szybciej, ale żeby robić mądrzej. Zacznij od zidentyfikowania jednego zadania, które możesz uprościć.

4. Zbędny ruch

Ile razy w ciągu dnia idziesz do drukarki, segregatora albo biurka kolegi po jedną fakturę? To przykład zbędnego ruchu – marnotrawstwa, które zjada Twój czas i energię.

Dlaczego to problem?

• Każda minuta spędzona na szukaniu dokumentów to minuta, której nie możesz poświęcić na coś wartościowego
• Chaos w biurze wprowadza niepotrzebne napięcie i zmniejsza koncentrację
• Powtarzające się ruchy powodują zmęczenie – i fizyczne, i psychiczne

Jak temu zaradzić?

1. Zorganizuj swoje miejsce pracy – przechowuj najczęściej używane dokumenty i narzędzia w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
2. Przejdź na cyfrowe obiegi dokumentów – koniec z bieganiną, wszystko jest w jednym systemie, na jedno kliknięcie.
3. Stosuj zasadę 5S – posegreguj, uporządkuj, wyczyść, standaryzuj i utrzymuj porządek – to fundament efektywności.

Nie pozwól, by Twoja energia była marnowana na zbędne czynności. Mała zmiana w organizacji pracy może przynieść ogromne korzyści.

5. Nadmierne zapasy

Masz na biurku stertę faktur czekających na wprowadzenie? Albo folder pełen plików „do przejrzenia później”? To właśnie nadmierne zapasy – dokumenty i dane, które zalegają, bo nie są przetwarzane na bieżąco.

Dlaczego to problem?

• Przeciążenie informacyjne – zbyt dużo dokumentów sprawia, że trudno znaleźć to, co naprawdę ważne
• Opóźnienia – każdy zalegający dokument to potencjalne opóźnienie w procesie księgowym
• Ryzyko błędów – im dłużej coś leży nieprzeanalizowane, tym większa szansa, że zostanie przeoczone

Jak temu zaradzić?

1. Regularne porządki – ustal jeden dzień w tygodniu na przejrzenie zaległych dokumentów i danych.
2. Stosuj zasadę „przetwarzaj od razu” – nie odkładaj na później, jeśli coś można zrobić w mniej niż 5 minut.
3. Zainwestuj w cyfryzację – skany, elektroniczne faktury i systemy zarządzania dokumentami pomogą Ci utrzymać porządek.

Pamiętaj, że mniejsze zapasy to mniej stresu i więcej przestrzeni na efektywną pracę. Czy naprawdę potrzebujesz tych wszystkich stosów papieru na biurku?

6. Defekty (błędy)

Czy zdarzyło Ci się wprowadzić dane do systemu, a potem spędzić godziny na ich poprawianiu? Albo odkryć błąd w deklaracji podatkowej w ostatniej chwili? To klasyczne przykłady defektów – błędów, które generują dodatkową pracę i niepotrzebny stres.

Dlaczego to problem?

• Marnowanie czasu – poprawianie błędów zajmuje więcej czasu, niż zrobienie tego dobrze za pierwszym razem
• Większe ryzyko – błędy w raportach czy deklaracjach podatkowych mogą prowadzić do kar finansowych
• Spadek zaufania – powtarzające się pomyłki mogą osłabić wiarygodność Twojego działu

Jak temu zaradzić?

1. Standaryzacja – wprowadź checklisty i jasne procedury, aby zminimalizować ryzyko błędów.
2. Automatyzacja – dane wprowadzane ręcznie to częsta przyczyna pomyłek, dlatego zautomatyzuj procesy tam, gdzie to możliwe.
3. Podwójna weryfikacja – ustal prosty system sprawdzania danych przez inną osobę lub narzędzie.

Błędy to naturalna część pracy, ale możesz je zredukować, wprowadzając kilka prostych usprawnień. Zacznij od checklisty – zobaczysz, ile czasu oszczędzisz.

7. Zbędny transport

Czy Twoje dokumenty muszą „przemierzyć świat”, zanim trafią tam, gdzie powinny? Ręczne przenoszenie plików między systemami, przekazywanie papierowych faktur czy przesyłanie e-maili zamiast bezpośredniego dostępu – to wszystko przykład zbędnego transportu.

Dlaczego to problem?

• Strata czasu – każde przekazanie dokumentu czy danych to dodatkowy krok, który wydłuża proces
• Ryzyko błędów – im więcej transportu, tym większa szansa na zgubienie lub nieścisłości
• Niepotrzebna frustracja – zwłaszcza gdy dokumenty krążą między biurkami lub działami, zamiast po prostu trafić do odpowiedniego miejsca

Jak temu zaradzić?

1. Cyfrowy obieg dokumentów – zamiast przesyłać faktury w formie papierowej lub mailem, wprowadź system, który umożliwia ich szybkie zatwierdzanie i dostęp online.
2. Integracja systemów – ogranicz ręczne przenoszenie danych, np. między arkuszami Excel i programem księgowym – wiele systemów ma opcje automatyzacji.
3. Centralizacja danych – przechowuj dokumenty w jednym miejscu, dostępnym dla odpowiednich osób.

Transport sam w sobie nie dodaje wartości – tylko opóźnia działanie. Skróć drogę swoich dokumentów, a zaoszczędzisz więcej, niż myślisz.

8. Niewykorzystany potencjał pracowników

Czy zdarzyło Ci się pomyśleć: „Dlaczego ja to robię, skoro mogę więcej”? Albo zauważyć, że osoby w Twoim zespole są przytłoczone monotonnymi zadaniami, zamiast wnosić strategiczną wartość? Niewykorzystany potencjał pracowników to strata, która jest najtrudniejsza do zauważenia, ale w dłuższej perspektywie kosztuje najwięcej.

Dlaczego to problem?

• Marnowanie talentów – wykwalifikowani księgowi, którzy wklepują dane zamiast analizować liczby, to strata ich umiejętności i Twojego budżetu
• Demotywacja – monotonne zadania powodują frustrację i brak zaangażowania, a to prosta droga do wypalenia zawodowego
• Stracone szanse – kiedy zespół nie jest zaangażowany w działania strategiczne, firma traci możliwość podejmowania lepszych decyzji na podstawie danych

Jak temu zaradzić?

1. Deleguj odpowiedzialności – pozwól zespołowi uczestniczyć w analizach i decyzjach. Nawet proste raporty mogą być dla nich krokiem do rozwoju.
2. Automatyzuj rutynowe zadania – jeśli pracownicy są przytłoczeni monotonią, wprowadź systemy, które uwolnią ich czas na bardziej kreatywną i analityczną pracę.
3. Inwestuj w rozwój – szkolenia, mentoring, możliwość pracy nad strategicznymi projektami – to wszystko pokazuje, że cenisz ich umiejętności i chcesz, by je rozwijali.

Niewykorzystany potencjał to strata, która odbija się na wszystkim – od wyników finansowych firmy, przez zaangażowanie zespołu, aż po Twoją reputację jako lidera. Wyzwolenie pełni możliwości pracowników to nie tylko inwestycja w nich – to inwestycja w sukces całej organizacji.

Małe zmiany, wielkie efekty

Straty w księgowości – od nadprodukcji po niewykorzystany potencjał pracowników – to nieunikniony element codziennej pracy. Ale wcale nie muszą takie być. Zrozumienie tych 8 strat to pierwszy krok do bardziej efektywnej, uporządkowanej i satysfakcjonującej pracy.

Każda zmiana, nawet najmniejsza, przybliża Cię do usprawnienia procesów. Może to być wprowadzenie checklist, automatyzacja rutynowych zadań czy reorganizacja biurka. Ważne, by zacząć – dziś, teraz.

Usprawnianie procesów księgowych często kojarzy się z wielkimi projektami, skomplikowanymi systemami i długimi analizami. A przecież tak naprawdę chodzi o coś prostszego – codzienną pracę, którą można ulepszyć małymi krokami.

Bo czy nie jest tak, że wiele problemów w księgowości wynika z powtarzalnych zadań, które zajmują zbyt dużo czasu, generują błędy i frustrują, gdy coś znowu trzeba poprawiać?

Dobra wiadomość: nie potrzebujesz rewolucji. Wystarczą 3 proste kroki, które pozwolą Ci zyskać więcej czasu, ograniczyć ryzyko pomyłek i… po prostu pracować efektywniej.

✅ Krok 1: Zidentyfikuj powtarzalne zadania i nadaj im priorytety

Pierwszy krok to przyjrzenie się swojej codziennej pracy i zidentyfikowanie powtarzalnych zadań. Księgowość to przecież w dużej mierze cykliczne czynności: rejestrowanie sprzedaży, księgowanie faktur, przygotowywanie raportów czy deklaracji podatkowych.

Dlaczego to ważne?

Im częściej coś robisz, tym większe ryzyko, że wkradnie się błąd. A każdy błąd to dodatkowy czas na poprawki i niepotrzebny stres.

Co zrobić?

1. Stwórz listę powtarzalnych zadań – spisz wszystko, co wykonujesz regularnie, od codziennych księgowań po miesięczne raporty.
2. Nadaj priorytety – zastanów się: Które z tych zadań zajmują najwięcej czasu? Gdzie najczęściej pojawiają się błędy? Co sprawia najwięcej frustracji w zespole?

📌 Przykład:

• Ręczne wprowadzanie faktur? To świetny kandydat do usprawnienia
• Ciągłe uzgadnianie sald, które nigdy się nie zgadzają? Czas znaleźć, co to komplikuje

Skup się na zadaniach, które są najbardziej „problematyczne” – to tam uzyskasz najszybsze efekty.

💡 Praktyczna wskazówka:

Podziel swoją listę zadań na trzy kategorie: codzienne (np. księgowanie faktur, uzgadnianie płatności), miesięczne (np. przygotowanie raportów finansowych, deklaracje podatkowe), ad-hoc (np. audyty, kontrole, analizy na żądanie).

Dzięki temu łatwiej dostrzeżesz, które zadania są najbardziej czasochłonne i gdzie najczęściej pojawiają się błędy. Zacznij od tych, które zajmują najwięcej czasu i generują największy chaos.

📋 Krok 2: Dokumentacja krok po kroku

Gdy już wiesz, które zadania wymagają usprawnienia, czas na kolejny krok – udokumentowanie procesu. To nic innego jak spisanie wszystkich czynności, które wykonujesz, krok po kroku.

Dlaczego to ważne?

Bez dokumentacji każdy wykonuje zadania „po swojemu”, co zwiększa ryzyko błędów i utrudnia delegowanie pracy. Dobrze opisany proces:

• Ułatwia codzienną pracę – nie musisz zastanawiać się „co dalej?”, bo masz jasny plan
• Pomaga w delegowaniu zadań – jeśli ktoś inny ma przejąć Twoje obowiązki, wystarczy, że dostanie instrukcję i rusza do pracy
• Zmniejsza ryzyko błędów – bo nic nie zostaje pominięte

📌 Przykład: Przygotowanie miesięcznego raportu finansowego

1. Pobierz dane z systemu księgowego
2. Sprawdź poprawność danych (zgodność z fakturami, wyciągami bankowymi)
3. Uzupełnij tabelę z kluczowymi wskaźnikami (np. przychody, koszty, marża)
4. Zweryfikuj raport pod kątem błędów
5. Przygotuj finalną wersję raportu do prezentacji

💡 Praktyczna wskazówka:

Nie komplikuj. Wystarczy prosty dokument – może to być lista kroków w Excelu, Wordzie czy nawet na kartce. Najważniejsze, żeby był jasny, zwięzły i zrozumiały.

Dzięki temu będziesz mieć solidny fundament, na którym łatwo wprowadzisz usprawnienia.

⚙️ Krok 3: Usprawnienia i automatyzacja

Kiedy już masz listę zadań i spisaną dokumentację, czas na najprzyjemniejszy etap – wprowadzanie usprawnień. Tu nie chodzi o rewolucję ani skomplikowane technologie. Często wystarczą proste zmiany, które zaoszczędzą czas i zredukują liczbę błędów.

Dlaczego to ważne?

Ręczne, powtarzalne czynności to największe źródło pomyłek i „pożeracze czasu”. Automatyzacja pozwala się ich pozbyć lub przynajmniej ograniczyć do minimum.

Co można usprawnić?

1. Ręczne wprowadzanie danych – zastanów się, czy musisz wszystko przepisywać ręcznie. Może wystarczy wykorzystać funkcje w Excelu lub import danych?
2. Raportowanie – czy każdy raport musisz przygotowywać od zera? Stwórz gotowe szablony, które przyspieszą pracę.
3. Obieg dokumentów – ręczne przekazywanie faktur to przeszłość. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) pomagają uniknąć chaosu i zatorów w pracy.

📌 Przykłady prostych usprawnień:

• Checklista do weryfikacji dokumentów – proste narzędzie, które pozwala upewnić się, że niczego nie pominiesz
• Automatyczne sumowanie i filtrowanie w Excelu – wystarczy kilka kliknięć, by zaoszczędzić godziny pracy
• Formularze online do zbierania danych – zamiast e-maili i załączników

💡 Praktyczna wskazówka:

Nie musisz od razu wdrażać zaawansowanych systemów. Nie potrzebujesz armaty, żeby zabić komara, prawda? 😉
Zacznij od drobnych zmian, które przyniosą szybkie efekty. Usprawnienie nawet jednego zadania dziennie to ogromna oszczędność w skali miesiąca.

małe kroki 👉 WIELKIE REZULTATY

Z tego studium przypadku dowiesz się krok po krok, jak wygląda realizacja zleconego nam zadania. A zadanie przed nami postawione to optymalizacja procesów księgowych w Wałeckim Centrum Kultury.

W pierwszym kroku ustaliliśmy, jakie mamy przed sobą wyzwanie.

WYZWANIE

Zidentyfikowaliśmy tutaj 3 obszary:

1. Papierowy obieg dokumentów, czyli fizyczne przemieszczanie się dokumentów w instytucji
2. Procesy księgowe wykonywane manualnie, czyli ręczne księgowanie każdego dokumentu oraz ręczne wprowadzanie danych do przelewów bankowych
3. Praca na stanowisku księgowego możliwa jedynie w wersji stacjonarnej, na miejscu w instytucji (w planie było wprowadzenie chmurowej wersji programu księgowego)

W kolejnym kroku ustaliliśmy cele projektu.

CELE

Cele oczywiście powiązaliśmy z powyższymi wyzwaniami i zamknęliśmy je w 2 punktach:

1. Wzrost wydajności procesów księgowych – w odpowiedzi na wyzwania nr 1-2
2. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego, czyli umożliwienie pracy zdalnej, możliwość delegowania podprocesów (poszczególnych zadań operacyjnych) – w odpowiedzi na wyzwanie nr 3

Następnie rozpoczęliśmy działania, które miały doprowadzić do realizacji postawionych celów.

DZIAŁANIA

Nasze działania prowadziliśmy w kilku kluczowych obszarach.

I. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów

Dla dokumentów zakupu wprowadziliśmy elektroniczny obieg dokumentów, co oznacza, że wszystkie kolejne czynności odbywały się w systemie online SaldeoSMART. Zaczynając od rejestracji dokumentu, poprzez kontrolę formalno-rachunkowa, opis merytoryczny i przypisanie ustawień księgowych, a na akceptacji do płatności i archiwizacji kończąc.

Dla dokumentów sprzedaży rozpoczęliśmy wystawianie ich w aplikacji online, co umożliwiło wysyłkę elektroniczną do odbiorców (zamiast tradycyjnej pocztą) oraz ułatwiło kontrolę płatności (wysyłanie powiadomień o zaległościach via email).

II. Zautomatyzowanie procesów księgowych

Automatyczne generowanie informacji do przelewów bankowych, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART do bankowości elektronicznej.

Automatyczne odczytywanie danych z faktur poprzez funkcję OCR. Dzięki temu kluczowe informacje z faktury, dotyczące numeru, dat, kwot, terminu płatności, danych kontrahenta system automatycznie odczytuje z dokumentu i wstawia w odpowiednie pola w aplikacji.

Automatyczne wysyłanie danych z dokumentów zakupu i sprzedaży do systemu księgowego, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART. Dzięki temu wszystkie dane przenoszą się 1:1 i nie ma potrzeby wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności.

Automatyczne wykonywanie księgowań w systemie księgowym poprzez ustawienie i zastosowanie schematów księgowych. Dzięki temu księgowanie wyciągu bankowego, raportu kasowego, dokumentów zakupu i sprzedaży, listy płac dzieje się za jednym kliknięciem.

III. Stworzenie instrukcji roboczych

Przygotowaliśmy proste i czytelne instrukcje robocze dla procesów księgowych, które zawierają poszczególne kroki, czynności do wykonania w ramach procesu. Powstała checklista – lista kluczowych zadań, wraz z terminami, do wykonania na stanowisku księgowego.

Optymalizacja procesów księgowych doprowadziła nas do osiągnięcia poniższych rezultatów.

REZULTATY

Dzięki podjętym działaniom otrzymaliśmy efekty, które spełniły zakładane cele zwiększenia wydajności procesów księgowych i elastyczności pracy:

1. Szybką wymianę dokumentów, łatwy dostęp online, błyskawiczne wyszukiwanie. Zwiększyło się także bezpieczeństwo dokumentów, które przestały się gubić.
2. Znaczne przyspieszenie procesów księgowych. Dzięki temu uwolniliśmy czas i można go poświęcić np. na przygotowanie dodatkowych informacji na potrzeby organizatora instytucji.
3. Zwiększenie dokładności księgowań i minimalizacja ryzyka błędów, które powoduje ręczne wprowadzanie danych. Stworzone instrukcje uwzględniają wszystkie wymagane kroki w procesach, a to zapewnia, że żaden z nich nie będzie pominięty.
4. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego. Dzięki temu instytucja otrzymała możliwość wykonywania wszystkich procesów w wersji zdalnej. Do tego z łatwością można delegować aktywności i przekazywać wiedzę, z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego standardu pracy.

Na koniec opinia klienta, dyrektora Wałeckiego Centrum Kultury.

OPINIA KLIENTA

Chcesz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i dzięki temu poprawić wydajność procesów księgowych? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci skutecznie to wdrożyć.

W miarę jak twój biznes rośnie, staje się coraz bardziej złożony, prosta księgowość już nie wystarcza. Zaczynasz potrzebować wsparcia operacyjnego w zakresie finansów. Czy kontroler finansowy na godziny to dobre rozwiązanie dla twojej firmy?

Twoja firma dopiero się rozwija i często nie masz jeszcze wystarczających zasobów, aby zatrudnić osobę na etat, która zadba o firmowe finanse. A przecież funkcja finansowa w MŚP byłaby wsparciem dla twojej firmy, podnosiła jej wartość i konkurencyjność.

Twoja firma może potrzebować zatrudnić kontrolera finansowego. Strategicznego lidera finansowego, który pokieruje obszarem finansowo-księgowym. W tym wpisie przeanalizujemy rolę kontrolera finansowego w firmie oraz cechy, jakie wyróżniają najlepszych w tym zawodzie.

Kim jest kontroler finansowy?

Kontroler finansowy jest menedżerem finansowym wysokiego szczebla. Ma strategiczne spojrzenie na sytuację finansową firmy. Patrzy na biznes z myślą o przyszłości, budując budżety i prognozy.

Kontroler finansowy jest ekspertem w języku liczb. Rozumie, jak interpretować dane, aby tworzyć dokładne raporty finansowe i budżety. Potrafi zidentyfikować możliwości rozwoju lub wewnętrzne słabości, którymi należy się zająć.

Rola kontrolera finansowego, czyli co robi kontroler finansowy w firmie?

Oto najważniejsze obszary odpowiedzialności kontrolera finansowego w firmie:

1. Nadzór nad księgowością

Kontroler finansowy odpowiada za finanse operacyjne, dlatego musi zrozumieć biznes i jego potrzeby. Wtedy będzie mógł zaprojektować procesy finansowe, aby zapewnić odpowiednią szczegółowość informacji, bezpieczeństwo procedur, dokładność księgowości i rzetelność danych finansowych. Poszuka możliwości usprawnień operacji księgowych przez ich automatyzację. Wprowadzi standardy i harmonizację procesów.

2. Raportowanie wyników finansowych

Kontroler finansowy przygotuje raporty finansowe do monitorowania bieżących i przeszłych danych finansowych. Stworzy główne wskaźniki napędzające twoją firmę – KPIs (Key Performance Indicators). Dzięki nim zrozumiesz, na czym stoi twoja firma i dokąd zmierza.

3. Analiza wyników finansowych

Kontroler finansowy zajmie się kontrolą i optymalizacją kosztów. Wykryje trendy w kosztach, co pozwoli naprawić problemy, zanim staną się realnym zagrożeniem dla biznesu. Zidentyfikuje obszary, w których możesz obniżyć koszty i zaoszczędzić pieniądze. Przeprowadzi analizę nie tylko na poziomie całej firmy, ale także na określonych centrach zysku i kosztów. Dzięki temu zobaczysz, jak radzą sobie twoje zespoły, które projekty są najbardziej dochodowe, którzy klienci zarabiają najwięcej.

4. Budżetowanie i prognozowanie

Kontroler finansowy odgrywa aktywną rolę w prognozowaniu i opracowywaniu strategii dotyczącej przyszłości firmy. Stworzy realistyczny plan finansowy, który pozwoli monitorować postępy i osiągać założone cele. Dzięki przygotowanym prognozom finansowym będziesz mógł podejmować możliwie najkorzystniejsze decyzje biznesowe.

5. Analiza cash flow

Kontroler finansowy przeanalizuje cash flow twojej firmy, przygotuje informację o przewidywanej płynności finansowej. Dzięki temu łatwiej określisz kiedy będziesz mógł zainwestować w rozwój swojego biznesu, a kiedy potrzebujesz ograniczyć wydatki.

6. Edukacja finansowa

Kontroler finansowy będzie regularnie omawiał wyniki finansowe, co pozwoli zrozumieć sytuację finansową firmy. Ta wiedza przełoży się na lepsze decyzje i koncentrację na działaniach, które pomogą odnieść sukces. Zrozumienie finansowej strony biznesu, czyli znajomość liczb, jest kluczowym elementem sukcesu. Bo jeśli pracownicy w firmie nie rozumieją tych liczb, to nie mogą pracować nad ich poprawą!

Aby być dobrym kontrolerem finansowym, potrzebujesz solidnych umiejętności księgowych, doskonalonych przez lata doświadczenia w branży. Potrzebujesz także silnego przywództwa i zdolności interpersonalnych. Poniżej przyjrzymy się jakie są niezbędne kompetencje kontrolera finansowego:

• Ma umiejętności analityczne

Ma wpływ na strategię finansową firmy, dlatego potrzebuje dużych umiejętności analitycznych. Dzięki temu analizuje i interpretuje dane liczbowe. A później wyciąga z nich wnioski, które można bezpośrednio przekształcić w działanie.

• Dba o szczegóły

Zwraca szczególną uwagę na wszelkie nieścisłości i rozbieżności. Wynika to z tego, że ponosi ostateczną odpowiedzialność za funkcje finansowo-księgowe.

• Ma umiejętności komunikacyjne

Wie jak wyjaśniać złożone informacje finansowe osobom nieposiadającym wiedzy finansowej. Rozumie, że najlepsze dane niewiele znaczą, jeśli nie potrafi wyrazić swoich wniosków. Wykorzystuje umiejętności komunikacyjne do kierowania i motywowania innych.

• Ma umiejętności organizacyjne

Współpracuje z różnymi działami w firmie. Umiejętności organizacyjne pomogą mu efektywnie zbierać dane z różnych źródeł, rozumieć całość procesu obiegu informacji w firmie.

• Potrafi pracować pod presją czasu

Potrafi trzymać się napiętych terminów. Doskonale czuje cykle raportowania finansowego: tygodniowy, miesięczny, kwartalny, roczny.

• Myśli krytycznie i oferuje innowacyjne rozwiązania

Poprzez ciągłe doskonalenie szuka możliwości poprawy wydajności i efektywności procesów. Chętnie korzysta z automatyzacji, wprowadza standardy i harmonizację zadań.

Kontroler finansowy w firmie MŚP

Firmy z sektora MŚP nie potrzebują całego etatu kontrolera finansowego. Jeśli masz małą, rozwijającą się firmę możesz skorzystać z pomocy zewnętrznego kontrolera finansowego w formie usługi. Zatrudnij kontrolera finansowego na godziny!

Skontaktuj się z nami, a wybierzemy usługę dostosowaną do potrzeb twojej firmy.

Każda firma zarządza ogromnymi ilościami dokumentów. Zarządzanie dokumentami może być wyzwaniem, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma fakturami, rachunkami, umowami i sprawozdaniami. Elektroniczny obieg dokumentów zdecydowanie to usprawnia.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów może prowadzić do opóźnień i błędów. Każdy dokument musi być drukowany, uzupełniany i fizycznie przekazywany do różnych osób w firmie.

Dodatkowo, konieczne są osobiste spotkania i dodatkowa korespondencja mailowa czy telefoniczna, co może sprawić, że cały proces staje się żmudny i czasochłonny. Komunikacyjne problemy oraz ryzyko zagubienia dokumentów stają się realnymi obawami.

Nie mówiąc już o przechowywaniu całej dokumentacji. Rosną stosy dokumentów na biurkach, puchną segregatory, coraz więcej miejsca zajmują kolejne szafy na dokumenty.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Odpowiedzią na te problemy jest elektroniczny obieg dokumentów. To skuteczne narzędzie do usprawnienia procesu zarządzania dokumentami w firmie. Ten system digitalizuje cały proces, począwszy od rejestracji dokumentu, poprzez jego opisanie i akceptację, aż po archiwizację.

W praktyce oznacza to zamianę tradycyjnych, często drukowanych dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki. Obieg dokumentów staje się dostępny przez całą dobę, z dowolnego miejsca na świecie, umożliwiający pracę zdalnie i w chmurze.

Dokumenty można eksportować i przesyłać w czasie rzeczywistym. To znacznie bardziej wydajne rozwiązanie niż tradycyjny papierowy obieg dokumentów.

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów, dokumenty przemieszczają się między pracownikami w formie elektronicznej, zgodnie z precyzyjnie określonymi procedurami. Każdy dokument jest przypisywany do konkretnych osób i przekazywany od jednego uczestnika procesu do drugiego w określonym porządku.

Aby to osiągnąć, niezbędne jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, które umożliwia zarządzanie dokumentacją oraz obsługę mechanizmu workflow.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

W ramach systemu obiegu dokumentów w firmie przetwarza się wiele istotnych, a często także poufnych informacji. Dlatego kluczowym aspektem jest zagwarantowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów spowoduje wzrost bezpieczeństwa dokumentów firmy, a także da pełną kontrolę nad dostępami do nich. Oto 3 kluczowe punkty dotyczące bezpieczeństwa elektronicznego obiegu dokumentów:

3. Bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe

Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje bezpieczeństwo danych poprzez regularne tworzenie kopii zapasowych. Elektroniczne dokumenty są zabezpieczone przed utratą wynikającą z różnych czynników, takich jak ataki hakerskie, kradzież urządzeń lub awarie oprogramowania, dzięki systematycznemu tworzeniu kopii zapasowych.

Dzięki nim możliwe jest odzyskanie usuniętych dokumentów czy przywrócenie wcześniejszych wersji plików. Backup danych w chmurze eliminuje ryzyko sytuacji, w której ważny dokument brakuje w kluczowym momencie. Systematyczne wykonywanie kopii zapasowych gwarantuje odpowiednie zabezpieczenie firmowych danych.

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym – case study

Dekretacja i akceptacja faktur zakupowych odbywa się drogą elektroniczną. Wprowadzenie faktury jest niezwykle proste, ponieważ wystarczy ją zeskanować, przesłać mailem, dodać plik z komputera, zrobić zdjęcie.

To sprawia, że klienci biura rachunkowego mogą aktywnie uczestniczyć w obiegu dokumentów, co znacząco usprawnia pracę nad nimi. System automatycznie odczytuje dane z faktur i przekierowuje dokumenty do odpowiednich etapów.

Dlatego zawsze masz pełny wgląd w stan pracy nad danym dokumentem i wiesz, kto aktualnie nad nim pracuje. Dodatkowo system umożliwia automatyczny eksport danych, bo jest w pełni zintegrowany z systemem księgowym firmy.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie w 4 krokach?

Elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie

Chcesz usprawnić przepływ informacji, zredukować koszty, poprawić bezpieczeństwo danych i przyspieszyć pracę?

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie.

Digitalizacja rośnie w każdej dziedzinie. Tradycyjne procesy produkcyjne podlegają automatyzacji. Rozwiązania technologiczne coraz częściej zastępują pracę człowieka. Kompetencje cyfrowe będą na wagę złota.

Zadania zawodowe przyszłości połączą kompetencje ludzi i maszyn. Inteligentne maszyny i systemy uzupełnią pracę ludzi o wyższych kompetencjach, a zastąpią pracę ludzi o kompetencjach niskich i średnich. Dlatego trudno będzie sobie wyobrazić zadania zawodowe, które będą wykonywane w środowisku pracy bez nowych technologii.

Przemysł 4.0

Przemysł 4.0 będzie wymagał innych wiodących cech od pracowników. W poprzedniej wersji pracownik miał wrodzoną potrzebę poprawnego wykonywania zadań i koncentrowania się raczej na zagadnieniach, niż na ludziach. Do tego nie lubił zmian i nowych sytuacji.

Natomiast w wersji 4.0 to człowiek otwarty i aktywny. Lubi różnorodność, zarówno w zakresie kontaktów z ludźmi, jak i wykonywanych zadań.

Ma zdolność komunikowania innym bardzo technicznych i szczegółowych informacji. Robi to z entuzjazmem i optymizmem. Dzięki temu wzbudza u słuchaczy pozytywne odczucia wobec idei, którymi się dzieli.

Zmiany na rynku pracy a kompetencje cyfrowe

Jak podaje Agencja Rozwoju Przemysłu, do 2030 roku automatyzacja dotknie nawet do 49% czasu pracy w Polsce. Cyfrowa przemiana rynku pracy oznacza, że firmy coraz częściej potrzebują tych kompetencji, które pozwolą im aktywnie uczestniczyć w cyfrowym świecie.

Nastąpią zmiany na rynku pracy. Już 9 na 10 współczesnych zawodów wymaga podstawowych kompetencji cyfrowych. Kilka lat temu w raporcie Przyszłość Rynku Pracy, pracodawcy wskazali kogo będą szukać w ciągu kolejnych 20 lat.

Są to osoby o zaawansowanych kompetencjach cyfrowych. Takie, które potrafią współpracować zarówno z innymi ludźmi, jak i z inteligentnymi maszynami. Natomiast problem ze znalezieniem pracy będą miały osoby, które wykonują rutynowe czynności i nie potrafią współpracować z technologiami.

Jakie korzyści dla księgowych?

Księgowość nie jest wyjątkiem. Dlatego księgowi muszą być gotowi na wyzwania związane z tymi zmianami. Automatyzacja pozytywnie wpływa na efektywność i skuteczność. Praca jest szybsza, a zadania są dokładniej realizowane.

Czasochłonne i powtarzalne czynności zostaną zredukowane, co daje oszczędność czasu i pieniędzy. Systemy automatyczne ograniczą błędy i pomyłki, które często występują w procesach manualnych.

Pozwoli to na lepszą organizacja danych i informacji. Wykonywanie raportów i analiz stanie się łatwiejsze i szybsze. Umożliwi to rozwijanie innych usług, które będą koncentrować się na strategii i rozwijaniu biznesu klienta.

Kompetencje cyfrowe

Praca w warunkach dynamicznego rozwoju technologii będzie wymagać dostosowanych kompetencji.

A one wykraczają poza techniczne kompetencje cyfrowe, rozumiane w tradycyjny sposób. Ponieważ kompetencje cyfrowe to nie tylko obsługa komputera i programów.

Komisja Europejska zdefiniowała pięć głównych obszarów związanych z kompetencjami cyfrowymi. W ich ramach można wyróżnić następujące umiejętności:

1. Korzystanie z danych i treści cyfrowych

• Wyszukiwanie danych, informacji i treści cyfrowych. Umiejętność uzyskania do nich dostępu, poruszania się między nimi czy tworzenia strategii wyszukiwania.

• Ocena danych, informacji i treści cyfrowych. Umiejętność analizy, porównania i krytycznej oceny wiarygodności i rzetelności źródeł.

• Zarządzanie danymi, informacjami i treściami cyfrowymi. Umiejętność pobierania ich w środowiskach cyfrowych i własnego organizowania. To korzystanie z plików, katalogów i słów kluczowych. To również archiwizowanie danych w pamięci komputera lub pamięci zewnętrznej.

• Interakcja za pomocą technologii cyfrowych. Umiejętność porozumiewania się z pracownikami i klientami za pomocą technologii cyfrowych (np. e-mail, chat, komunikator, wideokonferencja). To także wybieranie odpowiednich środków komunikacji, w zależności od kontekstu.

• Dzielenie się za pośrednictwem technologii cyfrowych. To umiejętność udostępniania treści innym za pomocą technologii cyfrowych (m.in. sieci społecznościowych).

• Współpraca poprzez technologie cyfrowe. Umiejętność wykorzystania narzędzi i technologii cyfrowych do współpracy z pracownikami i klientami. To współtworzenie danych czy wiedzy. To praca online na dokumentach współdzielonych przez pracowników lub klientów.

• Netykieta, czyli świadomość istniejących norm funkcjonowania w środowiskach cyfrowych. To umiejętność dostosowania odpowiedniej komunikacji do konkretnego odbiorcy. To także świadomość różnorodności kulturowej i pokoleniowej w środowiskach cyfrowych.

• Opracowywanie treści cyfrowych. Umiejętność korzystania z różnych formatów np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, oprogramowania do edycji zdjęć, plików wideo i audio. To umiejętność organizacji i analizy danych (poprzez sortowanie, filtrowanie, używanie formuł i tworzenie wykresów).

• Integrowanie nowych informacji z istniejącymi zasobami. Umiejętność ich łączenia w celu stworzenia nowych i oryginalnych treści. To tworzenie prezentacji lub dokumentów integrujących tekst, zdjęcia, tabele i wykresy.

• Prawa autorskie i licencje. To ich rozumienie, w jaki sposób odnoszą się do treści cyfrowych.

• Programowanie, czyli umiejętność tworzenia zrozumiałych instrukcji dla systemu komputerowego w celu wykonania określonego zadania.

• Zabezpieczanie urządzeń. Umiejętność ochrony urządzeń i treści cyfrowych poprzez aktualizowanie oprogramowania (w tym antywirusowego) czy używanie silnych haseł. To stosowanie bezpiecznych połączeń i tworzenie kopii zapasowych.

• Ochrona danych osobowych i prywatności w środowiskach cyfrowych. Umiejętność używania i udostępniania danych osobowych w sposób bezpieczny dla siebie i innych. To rozumienie działania „Polityki prywatności”.

• Ochrona zdrowia i ochrona środowiska. Umiejętność unikania zagrożeń dla zdrowia fizycznego i psychicznego, które wiążą się z korzystaniem z technologii cyfrowych. To także świadomość wpływu technologii cyfrowych na środowisko.

DESI – kompetencje cyfrowe w Polsce i Europie

Od 2014 r. Komisja Europejska monitoruje postępy cyfrowe państw członkowskich. Robi to za pomocą indeksu gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego (DESI). W edycji za rok 2022, Polska zajęła 24. miejsce wśród 27 państw członkowskich UE.

Polska cierpi na deficyt kompetencji cyfrowych. Brakuje specjalistów w dziedzinie nowych technologii. Firmy nie chcą ani szkolić, ani inwestować w tym obszarze. To przekłada się na brak dostatecznych kompetencji cyfrowych menedżerów i pracowników, a to z kolei opóźnia całą transformację.

Wszystko to uniemożliwia przedsiębiorstwom (zwłaszcza z sektora MŚP) pełne wykorzystanie potencjału gospodarki cyfrowej. Dlatego spada ich produktywność i konkurencyjność, a to stanowi realne zagrożenie dla całej gospodarki.

Digital Mindset, czyli co jest kluczem do transformacji cyfrowej

Rzeczywistości dynamicznie się zmienia. Rozwój kompetencji cyfrowych jest niezbędny, aby sprawnie się w niej odnajdywać. Potrzebna jest otwarta postawa, nastawienie na innowację i rozumienie technologii. Zdolność do błyskawicznej adaptacji i wchodzenia w interakcję z cyfrowym światem.

To wszystko pozwoli zobaczyć, jak dane, algorytmy i sztuczna inteligencja otwierają nowe możliwości. Jak stwarzają szansę osiągnięcia sukcesu w otoczeniu biznesowym, które jest coraz bardziej zdominowane przez inteligentne technologie, korzystające z danych.

Według Digital University, człowiek (czyli pracownik, księgowy…), którego cechuje Digital Mindset[1]:

• Rozumie, że nowe technologie są nieodłącznym elementem naszej codzienności. Nie obawia się, że technologia go zastąpi. Wie, że połączenie potencjału ludzkiego z technologią, stworzy nowe, niespotykane dotąd możliwości.
• Nie czeka, aż zajdą zmiany. Jest głodny wiedzy i otwarty na ciągłe eksperymentowanie. Uczestniczy w tworzeniu innowacji i chętnie wdraża nowatorskie rozwiązania.
• Akceptuje to, że stale musi oduczać się tego, co już wie i wciąż rozwijać swoje kompetencje oraz wiedzę. Bo w rzeczywistości, która ewoluuje i przekształca się w zawrotnym tempie, wiedza staje się płynna.

Lifelong learning, czyli nauka przez całe życie

To prowadzi do wniosku, że konieczne jest budowanie postawy nastawionej na ciągłe i dobrowolne dążenie do wiedzy. Na bycie gotowym do nieustannego rozwoju i poszerzania wachlarza własnych umiejętności.

Koncepcja uczenia się przez całe życie staje się wymogiem dla właściwego funkcjonowania na rynku pracy. A bez podejścia lifelong learning nie uda się podnieść poziomu własnych kompetencji cyfrowych.

[1] Źródło: https://digitaluniversity.pl/czym-sa-kompetencje-cyfrowe-i-dlaczego-warto-je-rozwijac-cz-1/

„Doradca i analityk czy może jednak rachmistrz?” to raport analizujący przyszłość zawodu księgowego. Został przygotowany przez Symfonię oraz Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Oto jego kilka najciekawszych wniosków.

Księgowy w nowej roli

Pandemia Covid-19 bez wątpienia przyspieszyła cyfrowy rozwój gospodarki. Wzmocniły się takie trendy jak: praca zdalna, robotyzacja, automatyzacja, księgowość w chmurze, analityka danych (data analytics) czy współpraca z klientem online. Wszystkie one wpływają na redefiniowanie zawodu księgowego.

Rośnie rola wszechstronnych księgowych. Takich, którzy potrafią stanąć w pozycji doradczo-analitycznej dla zarządów firm. Takich, którzy mają umiejętności analizowania i przewidywania skutków podejmowanych działań w przyszłości.

W nowym świecie księgowi są doradcami, ważnymi partnerami biznesowymi, a także liderami. Mają strategiczne znaczenie dla firm, dla których pracują.

Dodatkowo „nowi” księgowi są otwarci na cyfrowe rozwiązania. Dlatego coraz bardziej widoczne staje się, że dla „tradycyjnych” – wzbraniających się przed digitalizacją – księgowych, niedługo może zabraknąć miejsca na rynku.

Analiza danych ważniejsza niż kiedykolwiek

Praca w rachunkowości daje niezwykłe perspektywy. W końcu to zaawansowana praca z danymi finansowymi. A analiza danych to obecnie bardzo dynamicznie rozwijająca się część biznesu. Dane są „złotem”, które napędza wiele przedsięwzięć i pomysłów na biznes.

Takie dane trzeba najpierw uporządkować i zweryfikować. Następnie porównać i właściwie zinterpretować. W końcu przekształcić w informację. Stworzyć wiedzę przesądzającą o powodzeniu w biznesie. I tym właśnie od setek lat zajmuje się rachunkowość!

Zmienia się technologia przetwarzania danych. Systemy informatyczne coraz sprawniej zbierają dane o zdarzeniach gospodarczych. Danych jest coraz więcej i są coraz bardziej szczegółowe.

A algorytmy są sprawniejsze niż ludzie w systematycznych i powtarzalnych czynnościach. Dlatego to one zarejestrują dane.

Natomiast księgowy musi sprawdzić ich poprawność, spójność i wprowadzić niezbędne poprawki. No i ostatecznie przyjąć odpowiedzialność za przekazywane klientom informacje. Księgowy jest potrzebny aby przeanalizować dane, zinterpretować, wyciągnąć z nich wnioski i zaproponować zmiany usprawniające procesy w organizacji.

Jaka przyszłość zawodu księgowego?

Konieczne jest stałe podnoszenie swoich kwalifikacji i zdobywanie nowych umiejętności. Liczy się otwartość na zmiany i nowe rozwiązania technologiczne. Rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę w biurze rachunkowym czy dziale księgowym. Dziś księgowy doskonale porusza się w świecie technologii. Testuje najnowocześniejsze rozwiązania i wdraża je w swoim biurze.

Wartość i pozycja księgowego w firmach wzrasta. Nowe kompetencje stają się kluczowe dla sprawnego prosperowania firm i podejmowania przez nie słusznych decyzji. Nowy księgowy to nie tylko skrupulatny rachmistrz. To przede wszystkim sprawny analityk i doradca dla biznesu.

Przyszłość księgowości jest związana z rosnącymi możliwościami technologicznymi. Liczyć się będą umiejętność ich wykorzystania. Na rynku pracy jest już kolejne pokolenie – Gen Z. Wychowane w dobie Internetu, szybkiej wymiany informacji i nowoczesnych form komunikacji. I to one może okazać się kluczowe przy wprowadzaniu ulepszeń w systemach księgowych i rozwijaniu oferty usług finansowych.