Każda firma zarządza ogromnymi ilościami dokumentów. Zarządzanie dokumentami może być wyzwaniem, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma fakturami, rachunkami, umowami i sprawozdaniami. Elektroniczny obieg dokumentów zdecydowanie to usprawnia.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów może prowadzić do opóźnień i błędów. Każdy dokument musi być drukowany, uzupełniany i fizycznie przekazywany do różnych osób w firmie.

Dodatkowo, konieczne są osobiste spotkania i dodatkowa korespondencja mailowa czy telefoniczna, co może sprawić, że cały proces staje się żmudny i czasochłonny. Komunikacyjne problemy oraz ryzyko zagubienia dokumentów stają się realnymi obawami.

Nie mówiąc już o przechowywaniu całej dokumentacji. Rosną stosy dokumentów na biurkach, puchną segregatory, coraz więcej miejsca zajmują kolejne szafy na dokumenty.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Odpowiedzią na te problemy jest elektroniczny obieg dokumentów. To skuteczne narzędzie do usprawnienia procesu zarządzania dokumentami w firmie. Ten system digitalizuje cały proces, począwszy od rejestracji dokumentu, poprzez jego opisanie i akceptację, aż po archiwizację.

W praktyce oznacza to zamianę tradycyjnych, często drukowanych dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki. Obieg dokumentów staje się dostępny przez całą dobę, z dowolnego miejsca na świecie, umożliwiający pracę zdalnie i w chmurze.

Dokumenty można eksportować i przesyłać w czasie rzeczywistym. To znacznie bardziej wydajne rozwiązanie niż tradycyjny papierowy obieg dokumentów.

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów, dokumenty przemieszczają się między pracownikami w formie elektronicznej, zgodnie z precyzyjnie określonymi procedurami. Każdy dokument jest przypisywany do konkretnych osób i przekazywany od jednego uczestnika procesu do drugiego w określonym porządku.

Aby to osiągnąć, niezbędne jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, które umożliwia zarządzanie dokumentacją oraz obsługę mechanizmu workflow.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

W ramach systemu obiegu dokumentów w firmie przetwarza się wiele istotnych, a często także poufnych informacji. Dlatego kluczowym aspektem jest zagwarantowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów spowoduje wzrost bezpieczeństwa dokumentów firmy, a także da pełną kontrolę nad dostępami do nich. Oto 3 kluczowe punkty dotyczące bezpieczeństwa elektronicznego obiegu dokumentów:

1. Mniejsze ryzyko utraty, zniszczenia dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów redukuje ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentów. Elektroniczne dokumenty oferują znacznie lepsze zabezpieczenia niż tradycyjne dokumenty papierowe.

Papierowa dokumentacja, używana od lat, jest bardziej podatna na uszkodzenia lub zgubienie. Szczególnie w trakcie przesyłania między różnymi działami firmy lub do klienta.

W przypadku e-dokumentów, są one skutecznie zabezpieczone przed zagubieniem i zniszczeniem. Wszystkie znajdują się w jednym miejscu, a po wysłaniu docierają do odbiorcy niemalże w kilka sekund.

2. Bezpieczne przechowywanie, ograniczony dostęp

Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje bezpieczne przechowywanie oraz ograniczony dostęp do dokumentów. Wszystkie dokumenty firmowe przechowywane są w jednym miejscu, z dostępem tylko dla upoważnionych użytkowników.

To znacznie skuteczniejsza ochrona przed osobami trzecimi niż tradycyjne segregatory w biurze. Oprogramowania do zarządzania firmą online pozwalają kontrolować, kto miał dostęp do konkretnych dokumentów w trakcie obiegu. Dokumenty nie trafią w niepowołane ręce tak łatwo, jak w przypadku dokumentacji papierowej.

3. Bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe

Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje bezpieczeństwo danych poprzez regularne tworzenie kopii zapasowych. Elektroniczne dokumenty są zabezpieczone przed utratą wynikającą z różnych czynników, takich jak ataki hakerskie, kradzież urządzeń lub awarie oprogramowania, dzięki systematycznemu tworzeniu kopii zapasowych.

Dzięki nim możliwe jest odzyskanie usuniętych dokumentów czy przywrócenie wcześniejszych wersji plików. Backup danych w chmurze eliminuje ryzyko sytuacji, w której ważny dokument brakuje w kluczowym momencie. Systematyczne wykonywanie kopii zapasowych gwarantuje odpowiednie zabezpieczenie firmowych danych.

Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Oto 7 korzyści, jakie zapewni Ci elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie:

1. Szybka wymiana dokumentów wewnątrz firmy (biura) i z klientami

2. Większe bezpieczeństwo dokumentów i danych

3. Łatwy dostęp do dokumentu, niezależnie od miejsca pobytu (dostęp online)

4. Zawsze wiadomo, w którym miejscu znajduje się dokument, co ułatwia zarządzanie pracą ludzi zaangażowanych w jego obieg

5. Porządek w dokumentacji, można połączyć związane ze sobą dokumenty (np. umowy)

6. Błyskawiczne odszukanie dokumentu, szczególnie ważne w przypadku kontroli i audytu procesów

7. Pełna kontrola nad dostępami do obiegu dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym – case study

Dekretacja i akceptacja faktur zakupowych odbywa się drogą elektroniczną. Wprowadzenie faktury jest niezwykle proste, ponieważ wystarczy ją zeskanować, przesłać mailem, dodać plik z komputera, zrobić zdjęcie.

To sprawia, że klienci biura rachunkowego mogą aktywnie uczestniczyć w obiegu dokumentów, co znacząco usprawnia pracę nad nimi. System automatycznie odczytuje dane z faktur i przekierowuje dokumenty do odpowiednich etapów.

Dlatego zawsze masz pełny wgląd w stan pracy nad danym dokumentem i wiesz, kto aktualnie nad nim pracuje. Dodatkowo system umożliwia automatyczny eksport danych, bo jest w pełni zintegrowany z systemem księgowym firmy.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie w 4 krokach?

1. Audyt aktualnych procesów

Wdrożenie systemu to idealna okazja do wprowadzenia pozytywnych zmian w organizacji i usprawnienia procesu. Przed wdrożeniem systemu warto dokładnie zbadać obecny stan procesów firmy i zastanowić się, jak można je przenieść do elektronicznego obiegu dokumentów. Równocześnie należy identyfikować etapy lub informacje, które można zoptymalizować lub wyeliminować.

2. Wybór odpowiedniego systemu i partnera

Kluczowym aspektem w procesie wdrożenia nie jest tylko wybór odpowiedniego systemu do digitalizacji firmowych procesów, ale także współpraca z doświadczoną firmą, która ma odpowiednie kwalifikacje do dostarczenia rozwiązania, które pozwoli osiągnąć zamierzone cele. Połączenie tych dwóch elementów stanowi najlepszy sposób na udane wdrożenie.

3. Wdrożenie i szkolenie

Wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentów, nie zapominaj o wewnętrznym zaangażowaniu w projekcie. Analiza, testy i szkolenia to kroki, w które zaangażowani są pracownicy, więc warto im poświęcić czas.

4. Opieka powdrożeniowa

Po uruchomieniu obiegów dokumentów ważne jest monitorowanie pracy w systemie. Może pojawić się potrzeba dostosowywania procesów do nowych wymagań biznesowych. Wybieraj systemy, które są elastyczne, ponieważ umożliwią Ci łatwe wprowadzanie zmian po pierwotnym wdrożeniu.

Elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie

Chcesz usprawnić przepływ informacji, zredukować koszty, poprawić bezpieczeństwo danych i przyspieszyć pracę?

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie.