Kategoria: Bez kategorii

Zysk to nie wszystko. Serio.

Można mieć świetne wyniki w Excelu, a mimo to… zabraknie gotówki, żeby zapłacić ZUS, pensje albo faktury za towar. I właśnie wtedy zaczyna się prawdziwy problem. Bo to brak gotówki, a nie brak zysków, najczęściej pogrąża małe firmy.

Wyobraź sobie, że wystawiasz faktury na 60 000 zł, ale na koncie masz… 700 zł. Klienci jeszcze nie zapłacili, a wydatki bieżące lecą jak zwykle. To nie science fiction – to codzienność wielu małych przedsiębiorstw.

Dlatego dziś przejdziemy razem przez temat cash flow – bez księgowego żargonu, bez akademickich schematów. Pokażę Ci, jak realnie ogarniać przepływy gotówki w firmie, krok po kroku.

Nawet jeśli nie robisz żadnych „oficjalnych” zestawień, możesz mieć kontrolę nad tym, co wpływa i co wypływa z firmowego konta. A to pierwszy krok do większego spokoju i lepszych decyzji.

---

Krok 1: Zrozum, co naprawdę pokazuje cash flow

Cash flow, czyli przepływy gotówki, to po prostu różnica między tym, co wpływa na konto a tym, co z niego wypływa. Tyle. Żadnej magii.

W teorii brzmi banalnie. W praktyce? Tu często zaczynają się schody.

Dlaczego? Bo wielu właścicieli małych firm patrzy tylko na przychody – np. „wystawiłem faktury na 20 000 zł, więc wszystko gra”. Problem w tym, że faktury to nie gotówka. Jeśli klient nie zapłaci od razu, to realnie na koncie nadal jest 0 zł. A koszty – ZUS, leasing, materiały – trzeba płacić niezależnie od tego, czy ktoś nam już przelał pieniądze.

Właśnie dlatego cash flow jest ważniejszy niż zysk „na papierze”. Bo to on mówi, czy dziś stać Cię na prowadzenie firmy.

📌 Dlatego warto zacząć od jednej prostej rzeczy: śledź na bieżąco wpływy i wypływy gotówki. Możesz to robić w Excelu, w aplikacji albo na kartce – ważne, żeby regularnie widzieć, ile pieniędzy realnie masz, i co Cię zaraz czeka.

---

Krok 2: Stwórz prosty obraz przepływów gotówki

Nie musisz robić żadnego formalnego „rachunku przepływów pieniężnych”. W małej firmie wystarczy naprawdę prosty system, który pokaże Ci, ile pieniędzy wpływa, ile wypływa i co z tego zostaje.

Najprostsza wersja? Tabela w Excelu z trzema kolumnami:

• Wpływy (np. przelewy od klientów, dotacje, sprzedaż gotówkowa)
• Wydatki (czynsz, ZUS, pensje, faktury od dostawców, paliwo…)
• Saldo (czyli różnica między wpływami a wydatkami)

💡 Możesz to robić tygodniowo lub miesięcznie – ważne, żeby to był Twój realny „firmowy portfel”. Widzisz, ile masz teraz i czy spokojnie pokryjesz koszty w najbliższych dniach.

To nie jest analiza dla inwestora ani dokument do urzędu. To narzędzie dla Ciebie, żeby nie obudzić się któregoś dnia z pustym kontem i pytaniem „jak to się stało?”.

📌 I tu mała podpowiedź: jeśli nie masz na to głowy – wyznacz sobie jeden dzień w tygodniu, np. środę rano, na szybki przegląd przepływów. 15 minut wystarczy, żeby wiedzieć, na czym stoisz.

W kolejnym kroku zajmiemy się tym, jak przewidzieć momenty, kiedy może być ciężko z gotówką – zanim to się wydarzy.

---

Krok 3: Przewiduj „suchy sezon” – planuj, zanim będzie za późno

Jeśli masz firmę usługową, sklep, a nawet działalność sezonową – na pewno są miesiące, kiedy gotówki jest więcej… i takie, kiedy zaczyna brakować na wszystko.

To zupełnie normalne. Ale właśnie dlatego warto się przygotować.

💡 Zrób prostą prognozę:
Zamiast zgadywać, „czy starczy na wszystko”, przygotuj sobie plan wpływów i wydatków na kolejne 1–3 miesiące. Jak?

Możesz zacząć tak:

1. Wypisz stałe koszty – np. ZUS, czynsz, pensje, leasing.
2. Dodaj zmienne wydatki – np. zakup towaru, reklama, transport.
3. Oszacuj, ile realnie spodziewasz się przychodów – najlepiej na podstawie poprzednich miesięcy.
4. Zobacz, co Ci zostaje. A może… brakuje?

Jeśli widzisz, że w lutym albo sierpniu robi się ciasno – to znak, żeby odłożyć coś wcześniej. Taki bufor zabezpiecza firmę przed paniką i niepotrzebnymi długami.

📌 Stwórz kalendarz kosztów – możesz to zrobić nawet w Google Calendar. Wpisz daty płatności, faktur, rat. Dzięki temu nic Cię nie zaskoczy.

W następnym kroku pokażę Ci, co zrobić, żeby pieniądze wpływały szybciej – bo przecież lepiej mieć je dziś niż za dwa tygodnie.

---

Krok 4: Przyspiesz wpływy

Wiesz już, że „na papierze” można mieć wszystko, a na koncie – ciszę. Dlatego jeśli chcesz trzymać cash flow w ryzach, musisz zadbać o to, żeby gotówka wpływała szybko i regularnie.

Oto kilka sprawdzonych sposobów:

✅ Wystawiaj faktury od razu
Nie „jutro”, nie „po weekendzie”. Im szybciej wystawisz fakturę, tym szybciej zaczniesz odliczać dni do przelewu.

✅ Ustal jasne terminy płatności
14 dni? 7 dni? A może płatność z góry? Ty decydujesz. Ale ważne, żeby było to jasno ustalone – najlepiej pisemnie (nawet w mailu).

✅ Zaliczki – nie bój się ich używać
Zwłaszcza przy większych zleceniach. Zaliczka to nie tylko zabezpieczenie, ale też szybki zastrzyk gotówki na start.

✅ Zniżki za wcześniejszą płatność
Możesz zaproponować np. 2% rabatu za przelew w ciągu 3 dni. Działa zaskakująco dobrze – szczególnie przy powtarzalnych klientach.

✅ Automatyczne przypomnienia
Wiele programów do fakturowania (nawet darmowych) umożliwia wysyłkę przypomnień o płatności. Skorzystaj z tego – to oszczędza nerwy i przyspiesza wpływy.

✅ Uprość sposób płatności
Im mniej kliknięć, tym większa szansa, że klient zapłaci od razu. Linki do płatności, BLIK, szybki przelew – wszystko, co eliminuje wymówki typu „nie miałem teraz jak”.

Pamiętaj: im szybciej gotówka wpłynie, tym większy masz wpływ na rozwój swojego biznesu – dosłownie.

W kolejnym kroku – jak równie mądrze zarządzać wypływami, żeby nie wypstrykać się z gotówki za szybko.

---

Krok 5: Zarządzaj wypływami

Wpływy to jedno. Ale równie ważne (a może i ważniejsze) jest to, jak zarządzasz wydatkami firmowymi. Bo nawet jeśli wpływa sporo, możesz mieć problem z cash flow, jeśli pieniądze wypływają… za szybko lub bez kontroli.

Oto jak ogarnąć temat wypływów:

✅ Zaplanuj płatności z wyprzedzeniem
Wiesz, że ZUS masz do 15., a leasing do 20.? Wpisz to sobie do kalendarza. Widząc z wyprzedzeniem, co kiedy wychodzi z konta, łatwiej zaplanować, co może poczekać, a co nie.

✅ Nie płać „z automatu” wszystkiego od razu
Czasem lepiej zostawić gotówkę na koncie przez kilka dni i zapłacić w terminie, zamiast już dziś. Dzięki temu masz bufor, gdyby coś się wydarzyło (np. spóźniony przelew od klienta).

✅ Negocjuj terminy płatności
Zwłaszcza z większymi dostawcami. Często wystarczy zapytać, żeby dostać 30 dni zamiast 14 – a to może uratować płynność.

✅ Rewizja kosztów – regularnie
Sprawdź raz w miesiącu, co naprawdę jest Ci potrzebne. Może płacisz za narzędzie, którego nie używasz? Może wydajesz na reklamę, która nie przynosi efektu?

✅ Rozdziel firmowe i prywatne pieniądze
Zaskakująco wiele osób nadal miesza oba światy. To powoduje chaos. Osobne konta = większa kontrola.

💡 Dobry nawyk: miej zawsze na koncie firmowym minimum 1–2 miesiące kosztów działalności. Jeśli masz mniej – planuj bardzo ostrożnie.

---

Na koniec – to nie musi być skomplikowane

Cash flow to nie wiedza tajemna ani coś zarezerwowanego dla dużych korporacji. To po prostu świadome zarządzanie tym, co wpływa i co wypływa z konta firmowego. Jeśli masz nad tym kontrolę – możesz podejmować lepsze decyzje, spokojnie planować i realnie rozwijać biznes.

Nie potrzebujesz do tego dyrektora finansowego ani zaawansowanego systemu ERP. Wystarczy prosty system, dobra obserwacja i – co kluczowe – powtarzalny proces kontroli przepływów.

Zacznij od podstaw:

• regularnie sprawdzaj, co wpływa i wypływa z konta,
• planuj z wyprzedzeniem 1–3 miesiące do przodu,
• zadbaj, by gotówka wpływała szybko, a nie wypływała bez kontroli.

Powtarzalność to tu słowo-klucz. Przegląd cash flow raz w tygodniu może uchronić firmę przed kosztownymi zatorami i zbyt pochopnymi decyzjami.

To nie jest dodatkowa robota – to element zarządzania firmą na poważnie.

Biura księgowe odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw – dbają o prawidłowość dokumentacji, rozliczeń podatkowych czy sprawozdań finansowych. Jednak wraz z rosnącymi wymaganiami prawnymi i administracyjnymi, wiele z nich mierzy się z wyzwaniem, które często spycha księgowość na drugi plan: zarządzanie kadrami i płacami. Właśnie w tym miejscu pojawia się Symmetrical – nowoczesne biuro kadrowo-płacowe, które oferuje kompleksowe wsparcie jako podwykonawca. Dzięki tej współpracy biura rachunkowe mogą w pełni skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, co jest korzystne dla biur rachunkowych, przekazując czasochłonne zadania HR w ręce ekspertów.

---

Kadry i płace dla biur księgowych: Model podwykonawstwa, partnerstwo zamiast obciążenia

Symmetrical działa jako strategiczny partner dla biur księgowych, przejmując na siebie całość procesów kadrowo-płacowych. W praktyce oznacza to, że:

🔹Relacja z klientem pozostaje w Twoich rękach – biuro księgowe nadal jest głównym punktem kontaktu dla klienta, budując zaufanie i utrzymując dotychczasowe więzi biznesowe.

🔹Symmetrical pełni rolę zaplecza – zapewnia dedykowany zespół ekspertów, nowoczesną platformę HR oraz pełną obsługę administracyjno-prawną.

🔹Klient otrzymuje podwójną wartość – połączenie kompetencji księgowych i kadrowych w jednym miejscu, bez konieczności zatrudniania dodatkowych specjalistów.

Dodatkowo, ewidencja pracowników jest integralną częścią usług kadrowo-płacowych oferowanych przez Symmetrical, co pozwala na sprawne zarządzanie danymi pracowników. , kontrolę absencji, czasu pracy oraz obliczanie wynagrodzeń, w tym dodatków za godziny nocne czy nadgodziny

Partnerstwo z Symmetrical pozwala również na lepsze zarządzanie przepływem środków pieniężnych w firmie.

Ten model współpracy eliminuje konieczność tworzenia wewnętrznego działu HR, redukuje ryzyko błędów oraz pozwala biurom księgowym oferować szerszy zakres usług, bez zwiększania obciążeń operacyjnych.

Korzyści dla biurach rachunkowych: Więcej czasu na rozwój

Delegując zadania kadrowo-płacowe do Symmetrical, biura zyskują przestrzeń na wzmocnienie swojej pozycji rynkowej. Kluczowe zalety to:

✅Koncentracja na core businessie – zamiast tracić czas na naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów czy aktualizację dokumentacji, zespół może skupić się na optymalizacji procesów księgowych i budowaniu relacji z klientami.

✅Redukcja ryzyka i stresu – eksperci Symmetrical dbają o compliance z przepisami, aktualizują wiedzę prawną i odpowiadają za kontrole urzędowe, minimalizując potencjalne kary czy nieprawidłowości.

✅Skalowanie bez barier – Dzięki wsparciu zewnętrznego partnera, biuro może przyjmować nowych klientów bez obaw o ograniczenia kadrowe czy technologiczne.

✅Nowoczesna technologia w pakiecie – Platforma HR od Symmetrical automatyzuje procesy takie jak onboarding, zarządzanie urlopami czy przechowywanie dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.

Dzięki systemowi Symmetrical,możliwe jestefektywne zarządzanie ewidencją czasu pracy pracowników, w tym zarządzanie nieobecnościami  i tworzenie harmonogramów  pracy.

Korzyści dla klienta końcowego: Biznes bez biurokraji

Współpraca z Symmetrical to nie tylko udogodnienie dla biur księgowych, ale także realna wartość dla ich klientów:

🎯Automatyzacja procesów HR – System umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie urlopami w tym elektroniczne wnioski urlopowe, co ogranicza biurokrację i przyspiesza decyzje.

🎯Dane w jednym miejscu – Klient zyskuje przejrzysty wgląd w informacje kadrowe, co ułatwia planowanie budżetów, analizę kosztów pracy czy zarządzanie zespołem.

🎯Zadowolenie pracowników – Intuicyjna platforma podnosi komfort pracy, co przekłada się na lojalność zespołu. System umożliwia zarządzanie różnymi typami umów, takimi jak umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło, B2B i inne.

🎯Bezpieczeństwo prawne – Regularne aktualizacje systemu i nadzór ekspertów gwarantują zgodność z najnowszymi przepisami, chroniąc firmę przed konsekwencjami błędów formalnych.

Zarządzanie płacami

Zarządzanie płacami to jeden z kluczowych elementów funkcjonowania każdej firmy, który wymaga precyzji i zgodności z przepisami prawa. Proces ten obejmuje nie tylko wypłatę wynagrodzeń, ale także archiwizację wypłat. , ale także naliczanie składek ZUS, podatków oraz innych obowiązkowych potrąceń. Aby sprostać tym wymaganiom, firmy coraz częściej sięgają po zaawansowane programy kadrowo-płacowe, które automatyzują wiele z tych zadań. Systemy te wspierają również ewidencjonowanie nieobecności pracowników, takich jak urlopy czy absencje chorobowe.

W programie Symmetrical, czy Comarch ERP Optima Płace i Kadry można ewidencjonować dane pracowników, tworzyć umowy oraz mierzyć czas pracy.

Symmetrical to przykład takiego rozwiązania, które oferuje kompleksowe wsparcie w zarządzaniu płacami. Program ten umożliwia naliczanie wynagrodzeń, generowanie niezbędnych deklaracji oraz obsługę korekt list płac i zwolnień lekarskich. Dzięki temu biura rachunkowe mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej działalności, mając pewność, że wszystkie procesy płacowe są realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Automatyzacja tych procesów nie tylko zwiększa efektywność, ale także minimalizuje ryzyko błędów, co jest kluczowe w kontekście zarządzania płacami.

Nowelizacje Kodeksu Pracy

Nowelizacje Kodeksu Pracy mają istotny wpływ na funkcjonowanie firm oraz biur rachunkowych. Zmiany w prawie pracy wymagają dostosowania systemów kadrowych do nowych przepisów, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem. Przykładowo, nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadziła zmiany w zakresie wynagrodzeń, umów cywilnoprawnych oraz Pracowniczych Planów Kapitałowych. W związku z tym, programy kadrowo-płacowe muszą być na bieżąco aktualizowane, aby umożliwić firmom oraz biurom rachunkowym efektywne zarządzanie kadrami i płacami zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Programy kadrowo-płacowe umożliwiają modyfikację dokumentów, takich jak świadectwo pracy, aby dostosować je do specyficznych potrzeb firm.

Dostosowanie się do nowelizacji Kodeksu Pracy jest kluczowe dla zapewnienia pełnej zgodności z prawem oraz uniknięcia potencjalnych sankcji. Programy takie jak Symmetrical są regularnie aktualizowane, aby uwzględniać najnowsze zmiany w przepisach. Dzięki temu biura rachunkowe mogą być pewne, że ich działania są zgodne z obowiązującymi regulacjami, co pozwala na efektywne zarządzanie kadrami i płacami oraz minimalizuje ryzyko błędów.

Wybór programu kadrowego: Kluczowe kryteria i rekomendacje

Dlaczego Symmetrical? Kadry i płace, doświadczenie i nowoczesność w jednym

Firma od 5 lat wspiera przedsiębiorstwa w Polsce. Łączy stabilność finansową z elastycznością startupu – działa szybko, ale z zachowaniem najwyższych standardów jakości. Dzięki połączeniu wiedzy ekspertów „z krwi i kości” z innowacyjną technologią, Symmetrical stwarza fundament pod efektywne zarządzanie HR w erze cyfrowej. Symmetrical zapewnienia również zgodności z przepisami prawa.

Uwolnij potencjał swojego biura księgowego

Jeśli kadry i płace pochłaniają zbyt wiele zasobów, a marzysz o rozwoju swojej firmy, współpraca z Symmetrical to strategiczny krok naprzód. Dzięki niej zyskasz nie tylko czas, ale także konkurencyjną przewagę – możliwość oferowania klientom kompleksowego wsparcia, od księgowości po nowoczesne zarządzanie zespołem. Współpraca z Symmetrical przynosi również korzyści biurom rachunkowym, automatyzując procesy związane z wynagrodzeniami i rozliczeniami podatkowymi. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych ułatwia także rozliczenia z ZUS. Dodatkowo, współpraca z Symmetrical ułatwia zarządzanie dokumentacją zleceniobiorców, taką jak rachunki czy listy płac.

Wiele działów księgowych – niezależnie od branży – działa dziś na pełnych obrotach, ale z ręcznym hamulcem zaciągniętym do połowy. Papierowy obieg dokumentów, ręczne księgowania, wklepywanie przelewów, brak możliwości pracy zdalnej – to nadal codzienność.

I nie chodzi tu o lenistwo czy brak kompetencji. To po prostu efekt tego, że nikt wcześniej nie usiadł, żeby przeanalizować procesy i świadomie je uprościć. A wystarczy kilka przemyślanych kroków, by odzyskać czas, odciążyć zespół i zyskać większą elastyczność.

W tym tekście pokażę Ci, jak to wyglądało w praktyce – krok po kroku, bez zbędnych fajerwerków. Po prostu konkretne działania i ich realne efekty.

---

Zanim zaczniesz działać – przyjrzyj się, co naprawdę Cię spowalnia

Zanim zaczęliśmy wprowadzać jakiekolwiek zmiany, musieliśmy dokładnie przyjrzeć się temu, co tak naprawdę nie działa. I to jest pierwszy kluczowy krok w każdej transformacji procesów – zidentyfikowanie prawdziwych przeszkód.

W tym przypadku były trzy główne blokery, które – jestem przekonany – brzmią znajomo również Tobie:

1️⃣ Papierowy obieg dokumentów
Fizyczne przemieszczanie się dokumentów między biurkami i piętrami, ryzyko zgubienia, konieczność przekazywania papierów do podpisu – klasyka.

2️⃣ Manualne księgowania i przelewy
Każdy dokument trzeba było zaksięgować ręcznie. Dane do przelewów – wklepywane „z palca”. I znowu: każda operacja to czas, ryzyko błędu, zmęczenie materiału.

3️⃣ Brak możliwości pracy zdalnej
Program księgowy działał wyłącznie stacjonarnie. Żeby coś zrobić, trzeba było być fizycznie w instytucji. Brak elastyczności i niemożność delegowania zadań poza biuro.

Brzmi znajomo? To właśnie te trzy obszary uznaliśmy za kluczowe do poprawy.

---

Bez celu każda zmiana to tylko zamieszanie

Gdy już wiadomo, co działa nie tak – pora zdecydować, co chcemy osiągnąć. I tu ważna zasada: cele nie mogą być oderwane od rzeczywistości. Powinny być konkretną odpowiedzią na realne problemy, które przed chwilą zidentyfikowaliśmy.

W tym przypadku postawiliśmy na dwa, bardzo klarowne kierunki:

🎯 Wydajność procesów księgowych
Chodziło o to, by skrócić czas potrzebny na obsługę dokumentów, ograniczyć ręczne działania i uprościć cały przepływ pracy.

🎯 Elastyczność w działaniu zespołu księgowego
Czyli umożliwienie pracy zdalnej, stworzenie warunków do delegowania zadań i zapewnienie większej odporności na sytuacje „ktoś jest na urlopie, więc nic się nie dzieje”.

Dwa proste cele – ale precyzyjne. Dzięki nim każda kolejna decyzja miała jasne uzasadnienie: albo przybliżała nas do celu, albo nie była potrzebna.

---

Nie chodzi o rewolucję. Chodzi o mądre kroki

Wbrew pozorom, optymalizacja procesów księgowych nie musi oznaczać wielomiesięcznego projektu, budżetu z kosmosu i totalnego chaosu. Tu poszliśmy sprawdzonym podejściem: kilka dobrze przemyślanych działań, które razem przyniosły efekt.

Filar 1: Elektroniczny obieg dokumentów

Zaczęliśmy od cyfryzacji – bo papier to największy wróg wydajności.
Dokumenty zakupu? Przeniesione do obiegu w SaldeoSMART – online, od rejestracji aż po akceptację i archiwizację.
Dokumenty sprzedaży? Wystawiane elektronicznie i wysyłane mailem. Dzięki temu:

• Szybszy przepływ dokumentów
• Lepsza kontrola płatności
• Koniec z gubieniem papierów

Filar 2: Automatyzacja procesów

Tu zaczyna się prawdziwa oszczędność czasu – bo po co robić coś ręcznie, skoro system może to zrobić za Ciebie?

• Dane z faktur? Odczytywane automatycznie przez OCR
• Dane do przelewów? Eksportowane bezpośrednio do bankowości
• Księgowania? Obsługiwane przez wcześniej zdefiniowane schematy
• Przesył danych między systemami? Zautomatyzowany eksport

W efekcie zredukowaliśmy liczbę kliknięć do minimum – bez straty na jakości, za to z ogromnym zyskiem na czasie i precyzji.

Filar 3: Checklisty i instrukcje robocze

Bo nawet najlepszy system nie wystarczy, jeśli każdy robi coś „po swojemu”. Dlatego powstały proste, jasne instrukcje oraz checklisty:

• Kto, co i kiedy ma zrobić
• Krok po kroku – bez niedopowiedzeń
• Ułatwienie wdrożenia nowych osób i delegowania zadań

Efekt? Więcej porządku, mniej stresu i mniejsze ryzyko, że coś umknie.

To był fundament zmiany – trzy konkretne filary, które razem zrobiły różnicę.

---

Po czym poznać, że optymalizacja naprawdę działa?

Nie po tym, ile wdrożono aplikacji. I nie po tym, jak ładnie wygląda nowy proces na diagramie. Tylko po efektach, które każdego dnia czuje zespół księgowy.

Co udało się osiągnąć w tym przypadku?

✅ Szybszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów
Nie trzeba już biegać z papierami, szukać ich po szafkach ani prosić o podpis. Wszystko dzieje się online – szybko, wygodnie i bez ryzyka zgubienia czegokolwiek.

✅ Więcej czasu – mniej klikania
Ręczne księgowania i przepisywanie danych do przelewów to była codzienność. Dziś? Automaty działa w tle, a odzyskany czas można wykorzystać np. na przygotowanie dodatkowych analiz lub wsparcie merytoryczne.

✅ Większa precyzja i spokój
Dzięki automatyzacji i checklistom – mniej błędów, mniej stresu, więcej pewności, że wszystko zostało zrobione jak trzeba.

✅ Elastyczna praca – zero blokad
Systemy są dostępne zdalnie, zadania można delegować, a wiedza jest spisana. Dzięki temu zespół działa sprawnie niezależnie od tego, kto jest na miejscu.

To nie są efekty z folderu reklamowego. To konkretne zmiany, które można osiągnąć – nawet w niewielkim zespole, nawet bez rewolucji. Trzeba tylko zacząć mądrze.

---

To działa. Niezależnie od tego, gdzie pracujesz

Możesz działać w instytucji kultury, firmie produkcyjnej albo w usługach – te same zasady mają zastosowanie wszędzie tam, gdzie księgowość działa zbyt wolno, zbyt ręcznie i zbyt nerwowo.

Nie chodzi o kopiowanie systemów. Chodzi o podejście:

• zidentyfikuj problemy,
• określ jasne cele,
• wdrażaj zmiany krok po kroku – z głową, nie na hurra.

Te trzy filary: cyfryzacja, automatyzacja i standaryzacja – działają. I mogą działać także u Ciebie 💪

PS. Opisana transformacja to rzeczywisty projekt zrealizowany przez zespół FRAM Finanse w Wałeckim Centrum Kultury. Pokazujemy go, bo zawarte w nim rozwiązania są uniwersalne i możliwe do wdrożenia również u Ciebie.

👉 Jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów tego wdrożenia – z konkretnymi rozwiązaniami i efektami – zajrzyj tutaj: CASE STUDY Optymalizacja procesów księgowych

Wyobraź sobie funkcję finansową, która nie tylko raportuje, ale współtworzy strategię, zarządza wartością, aktywnie uczestniczy w decyzjach i… jest słyszana na najwyższych szczeblach.
Nie, to nie wizja z idealnego świata – to nowy standard, do którego powinniśmy dążyć.
Taką przyszłość dla CFO i zespołów finansowych opisuje IFAC (International Federation of Accountants) w swoim raporcie „A Vision for the CFO & Finance Function”.

I jedno jest pewne: kto się nie dostosuje, zostanie w tyle.
Dobre wiadomości? Masz realny wpływ na to, w którą stronę pójdzie Twój dział finansowy. IFAC daje kompas – ale kierunek nadajesz Ty.

---

Co mówi IFAC? Nowa wizja CFO i finansów

IFAC stawia sprawę jasno: rola CFO i działu finansów musi się zmienić – i to radykalnie.

Raport „A Vision for the CFO & Finance Function” to wezwanie do przejścia od księgowania bilansu do zarządzania wartością.
O co chodzi?

💡 Nowy mandat CFO

Już nie tylko kontrola i sprawozdawczość. CFO ma dziś:

• wspierać strategię i decyzje biznesowe,
• nadzorować zarządzanie ryzykiem,
• budować zaufanie do danych i procesów,
• tłumaczyć światu zewnętrznemu historię firmy i jej wartości.

💡 Od raportowania do partnerstwa

Funkcja finansowa ma wyjść z back office’u i stać się partnerem dla całego biznesu.
To wymaga:

• dostarczania użytecznych insightów,
• myślenia w kategoriach wartości (a nie tylko kosztów),
• współpracy w zespołach interdyscyplinarnych.

💡 Dane i digitalizacja jako fundament

Cyfrowe narzędzia, automatyzacja, analityka – to już nie opcje, ale must-have, jeśli finanse mają realnie wspierać rozwój organizacji.

IFAC podkreśla też, że większość wartości firmy nie mieści się dziś w bilansie – bo opiera się na kapitałach niematerialnych: relacjach, wiedzy, innowacji, reputacji.
I właśnie te elementy finanse powinny zacząć rozumieć, mierzyć i komunikować.

---

Jak wygląda funkcja finansowa przyszłości?

IFAC nie zostawia nas z samą teorią – pokazuje konkretnie, jakie elementy muszą się zmienić, by dział finansowy był „fit for purpose” w dzisiejszym świecie. Oto 4 filary transformacji:

1. Orientacja na klienta (tak, również w finansach!)

Finanse muszą rozumieć, kto jest ich klientem – zarówno wewnętrznym (zarząd, sprzedaż, operacje), jak i zewnętrznym (akcjonariusze, regulatorzy, społeczeństwo).
To oznacza: mniej – „nie da się”, a więcej – „jak mogę pomóc osiągnąć twój cel”.

Przykład: Zespół finansowy w Walmart aktywnie współtworzy decyzje operacyjne, które wpływają na doświadczenie klienta – nie tylko analizując koszty, ale też wspierając inwestycje w jakość obsługi i logistykę.

2. Mindset nastawiony na wzrost i zmianę

Zamiast bronić starych procesów – szukać usprawnień i innowacji.
Finanse mają być źródłem ciągłego doskonalenia, testowania, eksperymentowania.

Przykład: Bank Standard Chartered postawił pytanie: „Czy jesteśmy zasiedziałym graczem, czy kimś, kto rzuca wyzwanie rynkowi?”. To uruchomiło falę inicjatyw, które miały myśleć „jak challenger”, a nie „jak dinozaur”.

3. Digitalizacja i dane jako przewaga

Nie chodzi tylko o automatyzację – ale o to, żeby dane i technologia wspierały decyzje i strategię.
Finanse muszą korzystać z narzędzi, które:

• dają dostęp do danych w czasie rzeczywistym,
• wspierają planowanie, prognozowanie, analizę scenariuszy,
• pokazują związki przyczynowo-skutkowe między działaniami a wartością biznesową.

Przykład: Maritime & Port Authority of Singapore wdrożyło systemy analityczne, które eliminują ręczne punkty kontroli, wspierają bieżące decyzje i pokazują wartość działań operacyjnych w czasie rzeczywistym.

4. Talent i kompetencje

Nowa funkcja finansowa to nowi ludzie lub nowe umiejętności u obecnych ludzi. Potrzebne są kompetencje takie jak:

• analiza danych,
• komunikacja i storytelling,
• myślenie strategiczne i komercyjne.

Przykład: Prudential Financial stworzył program Finance Forward, który pomaga pracownikom finansów przeskoczyć z roli raportującej do wspierającej rozwój biznesu. Bo jak to ujęli: „Jedyna trwała przewaga konkurencyjna to ludzie”.

4 filary, które wyniosą finanse na poziom strategiczny (Źródło: A Vision for the CFO & Finance Function, IFAC)

---

Co to oznacza dla Ciebie?

To wszystko nie jest tylko dla wielkich korporacji z milionowymi budżetami na transformację. IFAC mówi jasno: każda funkcja finansowa może (i powinna) iść w tym kierunku – krok po kroku.

📌 Zacznij od wizji

Zatrzymaj się na chwilę i zapytaj:

• Jak powinna wyglądać moja funkcja finansowa za 2-3 lata?
• Co możemy zrobić, żeby lepiej wspierać biznes?

To nie musi być strategia na 50 stron – prosty kierunek i konkretne cele na start wystarczą.

📌 Pomyśl, gdzie jesteście dziś

IFAC przygotował nawet prosty test diagnostyczny – można w skali 1–5 ocenić, na ile Twój dział:

• dostarcza realnych insightów,
• wspiera strategię,
• współpracuje z resztą organizacji,
• ma odpowiednie kompetencje i mindset.

Już samo przejście przez ten test z zespołem to świetny sposób, żeby zacząć rozmowę o zmianie.

📌 I najważniejsze – zrób pierwszy krok

Nie musisz zmieniać wszystkiego od razu. Możesz zacząć od:

• jednej automatyzacji, która uwolni czas na analizę,
• wdrożenia dashboardu z danymi dla sprzedaży,
• warsztatu z zespołem: „Jakie decyzje biznesowe dziś wspieramy?”

Nie chodzi o to, by od razu przebudować wszystko – tylko o to, by nie stać w miejscu.

---

To Ty możesz zmienić zasady gry

Raport IFAC daje bardzo klarowny przekaz:

• Finanse mają być źródłem decyzji i wartości, nie tylko liczb
• CFO i zespoły finansowe mają ambicje i potencjał, by współtworzyć strategię i prowadzić firmę ku trwałemu sukcesowi
• Ale to wymaga zmiany roli, narzędzi, sposobu myślenia – i odwagi, żeby wyjść ze swojej strefy komfortu

Masz w ręku konkretną wizję, sprawdzone przykłady i narzędzia, żeby zacząć działać. Nie musisz mieć wszystkiego gotowego – ważne, żeby ruszyć z miejsca.

Bo jeśli nie Ty, to kto?💪

Jeśli pracujesz w małej firmie i zajmujesz się finansami – jesteś kimś znacznie więcej niż „tym od faktur i sprawozdań”.

Tu nie ma sztabu specjalistów, nie ma luksusu delegowania wszystkiego.
Tu trzeba mieć oczy dookoła głowy: ogarnąć codzienne operacje, dbać o płynność, rozmawiać z zarządem, patrzeć w liczby i… jeszcze wyciągać z nich wnioski, które pomogą firmie się rozwijać.

To nie jest rola „księgowego z doświadczeniem”. To lider finansowy.
I – choć formalnie możesz mieć inny tytuł – to właśnie Ty jesteś osobą, która trzyma stery finansowe tej organizacji.

---

Czym zajmuje się lider finansowy? 5 filarów tej roli

Bycie liderem finansowym w małej firmie to zupełnie inna liga niż klasyczna rola księgowego. Tu nie wystarczy wiedzieć, co i jak się księguje. Tu trzeba myśleć jak CFO, działać jak kontroler i ogarniać jak menedżer operacyjny – często… w jednej osobie.

Ale spokojnie – jeśli oprzesz się na tych pięciu filarach, wejdziesz na wyższy poziom.

1. Operacje finansowe – fundament pod całą konstrukcję

Zanim zaczniesz analizować dane czy rozmawiać z zarządem, musisz mieć porządek w operacjach. Fakturowanie, rozrachunki, amortyzacja, zamknięcia miesiąca – to są Twoje „systemy nerwowe”.

Jeśli te rzeczy nie działają, to reszta się sypie. Ale jeśli działają świetnie, dają Ci wiarygodne dane i czasna działania strategiczne.

👉 Masz uporządkowany back-office = możesz działać jak partner biznesowy

2. Cash & kontrola – nie liczby, tylko tlen dla firmy

W małych firmach gotówka to nie wskaźnik. To tlen. Lider finansowy wie, ile firma ma na koncie, ile będzie miała za tydzień i za miesiąc.

Budżet to nie tabelka „dla zarządu”. To realne narzędzie sterujące. Kontrola kosztów to nie „zaciskanie pasa”. To pilnowanie, żeby każdy wydatek miał sens.

👉 Ty wiesz, gdzie są pieniądze – i decydujesz, gdzie mają być jutro

3. Dane i decyzje – raporty przekładają się na decyzje zarządu

Mała firma nie ma działu analiz. Ma Ciebie. To Ty tłumaczysz dane na język biznesu. To Ty ostrzegasz: „spadek marży”, „zator w płatnościach”, „ten klient to ryzyko”.

Nie chodzi o to, by „raport był zrobiony”. Chodzi o to, by zarząd wiedział, co robić.

👉 Twoje raporty nie są celem, są narzędziem do zmiany

4. Zespół i relacje – lider, który rozwija ludzi i buduje zaufanie

Nawet jeśli masz tylko jedną osobę w zespole – jesteś liderem. Twoim zadaniem nie jest tylko delegowanie, ale rozwijanie ludzi tak, by ogarniali bez Ciebie.

A do tego: umiesz rozmawiać z innymi działami. Potrafisz wytłumaczyć, dlaczego budżet nie jest z gumy. Znasz perspektywę handlowca, szefa produkcji czy prawnika – i potrafisz ją zintegrować z finansami.

👉 Jesteś pomostem, nie barykadą – liderem, nie strażnikiem excela.

5. Systemy i rozwój – procesy, które pracują za Ciebie

Ręczne przeliczanie wszystkiego w Excelu może mieć swój urok… ale nie w firmie, która chce rosnąć. Lider finansowy wdraża automatyzacje, upraszcza workflow, standaryzuje pracę.

Nie chodzi o bycie „technicznym geekiem”. Chodzi o to, że lepsze procesy to mniej błędów, więcej czasu i większa przewidywalność.

👉 Ty nie tylko rozliczasz – ty tworzysz środowisko, w którym księgowość działa jak dobrze naoliwiona maszyna

---

Jakie cechy decydują, że ktoś dobrze ogarnia tę rolę?

To nie tytuł robi z Ciebie lidera finansowego. Ani liczba lat w księgowości.
To zestaw konkretnych kompetencji i postaw, które pokazują, że nie tylko ogarniasz, ale liderujesz.

Oto, co naprawdę robi różnicę:

• Skupienie na celu

Nie rozpraszasz się detalami, które nic nie zmieniają. Widzisz szerszy obraz: wiesz, że Twoje działania mają wspierać rozwój firmy, a nie tylko „zamknąć miesiąc”.

• Umiejętność analizy i priorytetyzacji

Nie toniesz w danych – wyciągasz z nich to, co ważne. Potrafisz oddzielić szum od sygnału. Kiedy trzeba działać, wiesz, od czego zacząć.

• Komunikacja bez księgowego żargonu

Mówisz językiem, który rozumie zarząd, handlowiec i właściciel firmy. Potrafisz przekazać złożoną informację w prosty sposób. Jesteś zrozumiany/a – i traktowany/a jak partner.

• Inicjatywa i postawa „to ja to zrobię”

Nie czekasz, aż ktoś przyjdzie z pytaniem. Samemu szukasz, co można usprawnić, uprościć, poprawić. Lider finansowy nie czeka na polecenia – lider finansowy proponuje rozwiązania.

• Opanowanie i spokój w chaosie

Kiedy wszyscy biegają z ogniem na głowie, Ty podchodzisz do tematu spokojnie, krok po kroku. To nie znaczy, że nie masz stresu – po prostu potrafisz nim zarządzać. I dzięki temu jesteś wsparciem dla innych.

• Ciekawość i rozwój

Masz otwartą głowę. Uczysz się narzędzi, śledzisz zmiany, testujesz nowe podejścia. Bo wiesz, że świat finansów się zmienia – i jeśli chcesz prowadzić firmę, musisz być krok przed.

---

Dlaczego to takie ważne – masz realny wpływ na biznes

Możesz znać każdy przepis, perfekcyjnie zamykać miesiąc i rozliczać VAT na pamięć. Ale dopiero kiedy zaczynasz kształtować decyzje, a nie tylko je dokumentować – stajesz się liderem finansowym z prawdziwego zdarzenia.

W małej firmie Twoja wiedza i Twoje rekomendacje mogą przesądzić o tym, czy firma przetrwa trudny kwartał, wejdzie w nowy rynek albo zainwestuje w rozwój. Nie przesadzam – bycie blisko liczb to jak siedzenie przy radarze w samolocie. Widzisz rzeczy wcześniej. Jeśli umiesz o nich mówić – możesz je zmienić.

To Ty jesteś osobą, która potrafi powiedzieć:

„Możemy w to wejść, ale tylko jeśli przesuniemy te środki”
„Tu mamy ryzyko – lepiej zabezpieczyć cash”
„Ten klient generuje przychód, ale zabiera rentowność”

👉 Nie jesteś osobą od raportów. Jesteś osobą od decyzji
👉 Nie tylko liczysz. Prowadzisz

---

Co możesz zrobić dziś, żeby wskoczyć na ten poziom?

Nie musisz od razu ogarniać wszystkiego. Ale możesz zacząć działać jak lider – krok po kroku. Oto Twoja mini-checklista:

• Przejrzyj procesy finansowe i zidentyfikuj 1 obszar do uproszczenia
• Sprawdź, czy Twoje raporty naprawdę pomagają w podejmowaniu decyzji
• Porozmawiaj z kimś z zarządu o ich oczekiwaniach wobec finansów – nie tylko o liczbach
• Zacznij dokumentować i standaryzować to, co robisz – to baza do delegowania i rozwoju zespołu
• Rozwijaj 1 umiejętność miękką – np. komunikację, prezentację, storytelling finansowy

Lider finansowy to nie stanowisko. To nastawienie.
I możesz zacząć je wdrażać… dzisiaj 💪

Choć księgowość i zarządzanie finansami często idą w parze, w rzeczywistości odpowiadają za zupełnie różne obszary.
Jedna skupia się na dokumentowaniu przeszłości, druga – na analizie danych i przygotowywaniu firmy na przyszłość.

Jeśli myślisz o rozwijaniu się w stronę bardziej biznesowej roli finansów, warto znać te różnice.

Poniżej znajdziesz 5 najważniejszych różnic, które pomogą Ci lepiej zrozumieć te dwa światy.

---

1. Od rejestrowania przeszłości do prognozowania przyszłości

Księgowość skupia się na dokładnym odwzorowaniu tego, co już się wydarzyło w firmie.
Każda faktura, każda płatność, każda transakcja musi być właściwie zarejestrowana i przypisana do odpowiedniego okresu.
Celem jest stworzenie wiernego obrazu przeszłości, który będzie podstawą do raportowania dla urzędów, audytorów i inwestorów.

Zarządzanie finansami działa inaczej — patrzy w przyszłość.
Na podstawie danych księgowych analizuje trendy, buduje prognozy i wskazuje, jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby.
To tutaj powstają plany finansowe, symulacje scenariuszy i budżety, które pomagają podejmować decyzje o inwestycjach, wzroście czy zarządzaniu ryzykiem.

Inaczej mówiąc:
Księgowość odpowiada na pytanie: „Co się wydarzyło?”
Zarządzanie finansami odpowiada na pytanie: „Co może się wydarzyć i jak się do tego przygotować?”

💡 Dlaczego to ważne?
Solidna baza danych z księgowości jest niezbędna, ale dopiero umiejętność tworzenia na jej podstawie prognoz pozwala realnie wpływać na przyszłość firmy.

🚀 Next Level Tip
Chcesz rozwinąć umiejętność prognozowania?
Ćwicz budowanie prostych modeli finansowych w Excelu — na przykład prognozuj przychody lub koszty na podstawie danych z ostatnich miesięcy.

---

2. Od raportowania do partnerstwa biznesowego

Księgowość skupia się na dostarczaniu informacji dla odbiorców zewnętrznych — inwestorów, audytorów, urzędów skarbowych czy innych instytucji nadzorczych.
Dokładność i zgodność z przepisami są tu kluczowe, bo raporty księgowe muszą spełniać określone wymogi formalne i prawne.

Zarządzanie finansami zmienia perspektywę — jego odbiorcami są głównie liderzy biznesu: CEO, CFO, dyrektorzy operacyjni i menedżerowie działów.
Rolą zarządzania finansami jest dostarczenie takich analiz i rekomendacji, które pomogą podejmować lepsze decyzje strategiczne.
Tutaj liczy się nie tylko poprawność danych, ale przede wszystkim ich użyteczność w kontekście celów biznesowych.

Inaczej mówiąc:
Księgowość mówi: „Twoje dane są poprawne”
Zarządzanie finansami mówi: „Na podstawie danych możemy podjąć lepsze decyzje”

💡 Dlaczego to ważne?
Zmiana odbiorców zmienia też oczekiwania — zamiast dostarczać suche liczby, trzeba umieć wyciągać wnioski i przedstawiać je w sposób czytelny dla osób decyzyjnych.

🚀 Next Level Tip
Jeśli chcesz rozwijać się w roli partnera biznesowego, ćwicz prezentowanie danych w prosty sposób — zacznij od tworzenia krótkich podsumowań „co z tego wynika” po każdym raporcie finansowym.

---

3. Od sztywnych standardów do elastycznych analiz

Księgowość opiera się na sztywnych zasadach i standardach.
Sprawozdania finansowe muszą być przygotowane według jasno określonych reguł, które zapewniają porównywalność i zgodność danych.

Zarządzanie finansami daje większą elastyczność.
Chodzi tu o tworzenie raportów i analiz dostosowanych do potrzeb biznesu — takich, które pokazują kluczowe wskaźniki (KPI), trendy czy odchylenia, często za pomocą dashboardów, wizualizacji i analiz ad hoc.
Najważniejsze jest to, by informacje były zrozumiałe i wspierały szybkie podejmowanie decyzji.

Inaczej mówiąc:
Księgowość mówi: „Musimy trzymać się narzuconych standardów”
Zarządzanie finansami mówi: „Musimy pokazać dane tak, żeby pomagały nam działać”

💡 Dlaczego to ważne?
Dostosowywanie formy i zakresu raportowania do potrzeb biznesowych pozwala szybciej identyfikować szanse, zagrożenia i podejmować lepsze decyzje.

🚀 Next Level Tip
Ćwicz tworzenie prostych dashboardów — zacznij od wizualizacji podstawowych wskaźników, np. przychodów, kosztów i rentowności w Excelu.

---

4. Od pewności do zarządzania niepewnością

Księgowość pracuje na twardych danych.
Opiera się na faktach, liczbach i dokumentach — każda liczba w księgach ma swoje potwierdzenie.
Precyzja i pewność są fundamentem pracy księgowego, bo od tego zależy wiarygodność sprawozdań finansowych.

Zarządzanie finansami funkcjonuje w świecie niepełnych informacji.
Budując prognozy i analizy, trzeba zakładać scenariusze, uwzględniać zmienność rynku, nieprzewidziane wydarzenia i ryzyko.
Chodzi nie o to, by być w 100% dokładnym, ale by umieć reagować na zmieniające się warunki i dostosowywać plany w trakcie działania.

Inaczej mówiąc:
Księgowość mówi: „Wszystko musi się zgadzać”
Zarządzanie finansami mówi: „Musimy przygotować się na różne scenariusze”

💡 Dlaczego to ważne?
Umiejętność radzenia sobie z niepewnością to dziś jedna z kluczowych kompetencji w finansach — pozwala nie tylko planować, ale też szybko reagować na zmieniającą się sytuację.

🚀 Next Level Tip
Ćwicz budowanie alternatywnych scenariuszy — dla ważniejszych prognoz przygotuj też wariant optymistyczny i pesymistyczny, a potem zastanów się, jakie działania podjąłbyś w każdej z tych sytuacji.

---

5. Od szczegółów do obrazu całości

Księgowość w naturalny sposób skupia się na detalach.
Każdy zapis księgowy, każda faktura czy rozliczenie są analizowane i przyporządkowywane z dbałością o zgodność i kompletność danych.
Szczegóły są tu podstawą — błędy w pojedynczych pozycjach mogą zniekształcić cały obraz finansowy firmy.

Zarządzanie finansami wymaga innego podejścia.
Chodzi o umiejętność spojrzenia na dane z lotu ptaka — wychwycenia trendów, wzorców i zależności, które mają wpływ na całą organizację.
Nie każdy detal jest równie ważny; liczy się umiejętność wyciągania wniosków i wskazywania, które obszary są kluczowe dla przyszłości firmy.

Inaczej mówiąc:
Księgowość mówi: „Zadbaj o każdy szczegół”
Zarządzanie finansami mówi: „Wyszukaj to, co naprawdę robi różnicę”

💡 Dlaczego to ważne?
Zdolność do oddzielenia istotnych informacji od szumu danych to klucz do skutecznego wspierania decyzji i prowadzenia firmy w dobrą stronę.

🚀 Next Level Tip
Ćwicz analizowanie trendów — zamiast zagłębiać się w każdą fakturę, spróbuj na przykład prześledzić zmiany kosztów w dłuższym okresie i poszukać przyczyn większych odchyleń.

---

Dwa światy, jeden cel

Księgowość i zarządzanie finansami to dwa różne światy — oba ważne, ale pełniące inne role.
Jedna dba o dokładne odwzorowanie przeszłości. Druga wykorzystuje dane, żeby budować lepszą przyszłość.

Rozumienie tych różnic to nie tylko kwestia wiedzy. To fundament dla tych, którzy chcą rozwijać się w stronę finansów biznesowych i mieć realny wpływ na kierunek rozwoju firmy 💪

Gdy myślimy o finansach w firmie, często skupiamy się na wynikach, bilansie czy rachunku zysków i strat. Ale prawda jest taka, że żadne z tych liczb nie będą miały znaczenia, jeśli nie masz dobrze poukładanych procesów, które za nimi stoją.

W małych firmach to szczególnie ważne. Nie masz osobnych działów ani sztabu ludzi – często wszystko opiera się na jednej, dwóch osobach. Tym bardziej potrzebujesz procesów, które działają sprawnie, przewidywalnie i nie wysysają całej energii z zespołu.

Dlatego dziś przyjrzymy się dwóm kluczowym obszarom, które – jeśli dobrze zorganizowane – potrafią radykalnie poprawić płynność, ograniczyć chaos i… przynieść święty spokój:

• Proces sprzedaży (Order to Cash – „od zamówienia do gotówki”)
• Proces zakupowy (Procure to Pay – „od zaopatrzenia do zapłaty”)

Nie musisz być korporacją z osobnymi działami do każdego z nich. Ale warto mieć świadomość, jak one działają – i gdzie możesz wprowadzić nawet małe usprawnienia, które dadzą duży efekt.

---

Czym są te procesy i jak wpływają na firmę?

W skrócie: proces sprzedaży i proces zakupowy to dwa główne „krwiobiegi” finansowe w każdej firmie. Jeden odpowiada za to, żeby pieniądze trafiały do firmy, drugi – żeby płatności wychodziły z firmy we właściwym czasie i w kontrolowany sposób.

Proces sprzedaży (Order to Cash – „od zamówienia do gotówki”)

To wszystkie działania, które zaczynają się, gdy klient składa zamówienie, a kończą, gdy pieniądze trafiają na Twoje konto.
Mówimy tu o:

• przyjęciu zamówienia,
• wystawieniu faktury,
• monitorowaniu płatności,
• i – jeśli trzeba – przypominaniu klientom o zaległościach.

Dobrze ułożony proces sprzedaży to taki, który pozwala szybko fakturować, jasno ustala zasady współpracy z klientami i nie pozwala na „znikające płatności”.

Proces zakupowy (Procure to Pay – „od zaopatrzenia do zapłaty”)

Ten z kolei obejmuje wszystko, co dzieje się od momentu, gdy Twoja firma czegoś potrzebuje (np. towaru, usług, materiałów biurowych), aż do chwili, gdy za to zapłacisz.
Wchodzą tu:

• tworzenie zapotrzebowań,
• składanie zamówień,
• odbiór towarów lub usług,
• przetwarzanie faktur,
• realizacja płatności.

Jeśli nie masz nad tym kontroli, może się okazać, że płacisz podwójnie, nie łapiesz rabatów, albo Twój zespół traci czas na ręczne uzgadnianie faktur.

I teraz najważniejsze: w małej firmie te procesy zazwyczaj nie mają osobnych nazw, bo „wszyscy robią wszystko”. Ale to właśnie dlatego warto zacząć myśleć o nich jak o całościach, a nie o przypadkowych działaniach. Bo tylko wtedy możesz je naprawdę usprawnić.

---

Proces sprzedaży – co trzeba mieć pod kontrolą?

Sprzedaż to nie tylko przyjęcie zamówienia i wystawienie faktury. To cały ciąg działań, który – jeśli działa jak należy – gwarantuje, że pieniądze faktycznie trafiają na konto. A nie tylko „powinny”.

W małych firmach często brakuje formalnego procesu – wszystko odbywa się „na bieżąco”, trochę intuicyjnie. Ale właśnie tu pojawia się pole do usprawnień. Bo nawet drobne zmiany mogą zrobić różnicę.

Oto kilka kluczowych obszarów, które warto mieć pod kontrolą:

1. Weryfikacja klientów i limity kredytowe

Zanim zdecydujesz się na sprzedaż z odroczoną płatnością, warto sprawdzić, z kim masz do czynienia. Nawet prosta analiza dotychczasowych płatności albo sprawdzenie bazy KRD może uchronić Cię przed stratą.

💡 Zasada: Jeśli nie sprawdzasz klientów, to nie zarządzasz ryzykiem – tylko je akceptujesz.

2. Fakturowanie bez opóźnień

Każdy dzień zwłoki w wystawieniu faktury to dzień później, kiedy możesz dostać przelew. Dobrą praktyką jest wystawianie faktur natychmiast po dostarczeniu produktu lub usługi – najlepiej automatycznie, jeśli masz taką możliwość.

3. Kontrola należności

To nie tylko przegląd salda w Excelu raz na miesiąc. To stały monitoring – kto zalega, od kiedy, ile razy już przypominałeś. Dobrze działa prosta lista z datami i podziałem na: „przypomnienie wysłane / nie wysłane”.

4. Przegląd raportu przeterminowanych należności

Nie trzeba mieć zaawansowanego systemu ERP. Wystarczy arkusz, który pokazuje zaległości w przedziałach: do 7 dni, 7–14 dni, 15–30, powyżej 30. Dzięki temu widzisz, gdzie jest największy problem – i co wymaga działania tu i teraz.

5. Automatyzacja powtarzalnych kroków

Masz klientów, którzy zawsze kupują to samo? Ustaw automatyczne faktury cykliczne. Masz CRM? Połącz go z fakturowaniem. Nawet proste narzędzia jak reminder w kalendarzu potrafią uporządkować chaos.

---

Proces zakupowy – jak nie zgubić płatności (i nerwów)

W idealnym świecie wszystko działa tak: zamawiasz → dostajesz → płacisz → masz porządek.
W realnym świecie małej firmy wygląda to raczej tak: ktoś coś zamówił, faktura się gdzieś zawieruszyła, ktoś inny zapomniał o płatności, a rabat za wcześniejszy przelew… przepadł 😬

Brzmi znajomo? To znak, że czas ogarnąć proces zakupowy – i wprowadzić w nim trochę automatyzacji, nawet przy małych zasobach.

5 elementów procesu zakupowego, które robią różnicę:

1. Zgłaszanie i zatwierdzanie zakupu

Zamiast ustaleń „na słowo” – elektroniczny obieg: prosty formularz, workflow zatwierdzania.
To nie tylko porządek, ale też szybka informacja, kto za co odpowiada i co już jest „klepnięte”.

2. Weryfikacja faktur z zamówieniem

Zanim faktura trafi do płatności, warto upewnić się, że wszystko się zgadza – z zamówieniem i dostawą.
Tu świetnie sprawdza się trójstronne dopasowanie (zamówienie – dostawa – faktura). Może być półautomatyczne – ważne, że uporządkowane.

3. Przechwytywanie danych z faktur

Zamiast ręcznego przepisywania danych – użycie OCR lub e-faktur, które automatycznie wczytują dane do systemu.
Mniej błędów, więcej czasu na analizę zamiast klikania.

4. Zatwierdzanie i automatyczne przygotowanie płatności

Po zatwierdzeniu faktury warto generować listę przelewów automatycznie.
Nie tylko skraca to czas, ale pozwala zachować pełną kontrolę nad tym, co i kiedy wychodzi z konta.

5. Automatyczne rozliczanie rozrachunków i raportowanie

Zamiast ręcznie sprawdzać, co zostało zapłacone, a co nie – system powinien automatycznie łączyć płatności z fakturami i tworzyć raporty.
To podstawa do bieżącej kontroli i unikania niespodzianek.

Ten proces naprawdę da się ułożyć nawet w małej firmie – i to bez wielkich inwestycji. Liczy się spójność i prostota. Bo na koniec dnia chodzi o jedno: mieć wszystko pod kontrolą, bez pracy po godzinach.

---

Dlaczego spojrzenie procesowe to Twój sprzymierzeniec?

W małych firmach często pracujemy „na bieżąco” – od zadania do zadania, od faktury do faktury. Brakuje czasu, więc działamy szybko, intuicyjnie, gasimy pożary.
I dopóki wszystko się jakoś kręci – to działa.

Ale kiedy pojawi się spiętrzenie zadań, nowy klient, nieprzewidziane zakupy albo zaległa płatność… zaczynają się schody.
I właśnie w takich momentach wychodzi, czy masz proces, czy tylko improwizujesz.

Co daje spojrzenie procesowe?

• Lepszą kontrolę – wiesz, co się dzieje na każdym etapie i gdzie coś się zacina
• Mniej błędów – bo kluczowe działania są powtarzalne, a nie zależne od tego, kto akurat ma chwilę
• Więcej czasu – bo wiele rzeczy dzieje się automatycznie, a nie „na piechotę”
• Lepsze decyzje – bo masz dane, które wynikają z uporządkowanego procesu, a nie z domysłów
• Spokój – bo możesz się skupić na tym, co naprawdę ważne – zamiast wiecznie nadrabiać zaległości

Nie musisz wdrażać wszystkiego od razu. Wystarczy, że dziś zrobisz jeden krok:

📌 Usiądziesz i narysujesz swój proces sprzedaży lub zakupów tak, jak naprawdę wygląda

To pierwszy krok do usprawnień – bo nie da się ulepszyć czegoś, czego nie widać 🚀

Kiedy ostatni raz ktoś z Twoich klientów lub współpracowników powiedział: „Wow, dzięki Tobie podjęliśmy naprawdę dobrą decyzję biznesową”?

Jeśli zdarza Ci się słyszeć to rzadko – albo wcale – to wcale nie musi oznaczać, że brakuje Ci wiedzy. Może brakuje tylko jednej rzeczy: umiejętności miękkich.

Brzmi banalnie? Nie w świecie, gdzie coraz więcej „twardych” zadań robi za nas technologia. Automatyzacja i AI świetnie radzą sobie z rejestrowaniem faktur, księgowaniem i raportowaniem. Ale to Ty masz łączyć liczby z decyzjami. Wyciągać wnioski. Budować relacje. Wpływać.

I właśnie to robi różnicę między księgowym, który „ogarnia” dokumenty, a tym, który realnie wpływa na biznes.

W tym artykule pokażę Ci:

• które umiejętności miękkie naprawdę robią różnicę
• jak możesz je rozwijać
• i w jaki sposób złożyć je w całość, która daje przewagę

Nie chodzi o bycie „milszym”. Chodzi o to, żeby Twoja wartość była nie do podważenia.

---

Nie wystarczy być ekspertem od cyfr

Prawda jest taka: samą wiedzą techniczną nie wygrasz już wyścigu. Nawet jeśli perfekcyjnie ogarniasz przepisy, potrafisz zrobić konsolidację z zamkniętymi oczami i znasz Excela lepiej niż własne hasło do banku – to za mało.

Dlaczego?

Bo te rzeczy coraz częściej robią za Ciebie systemy. Automatyzacja, sztuczna inteligencja, ERP-y, OCR-y – technologia przejmuje kolejne kawałki pracy księgowej. I robi to szybciej, taniej, bez zmęczenia.

To nie znaczy, że masz się bać. To znaczy, że masz się przesunąć wyżej.

Tam, gdzie liczy się interpretacja, nie tylko rejestracja.

Gdzie trzeba przekuć dane w decyzje.

Tam, gdzie zespół i klienci potrzebują kogoś, kto nie tylko poda wynik – ale powie, co z nim zrobić.

Soft skille to dziś nie „miękkie dodatki”. To twarda przewaga konkurencyjna. I właśnie teraz jest idealny moment, żeby je u siebie podkręcić.

---

8 kluczowych umiejętności miękkich – i jak je rozwijać

1️⃣ Krytyczne myślenie

Nie chodzi o to, by przyjąć dane jak leci – chodzi o to, żeby zadać pytanie „dlaczego?”. W świecie automatyzacji to właśnie Ty jesteś od tego, żeby sprawdzić, czy to, co wyrzucił system, ma sens. Czy da się z tego wyciągnąć wartość? Czy gdzieś nie wkradł się błąd?

Rozwijaj je, pracując na żywych danych – analizuj, kwestionuj, szukaj drugiego dna.

2️⃣ Rozwiązywanie problemów

Dobra księgowość to nie „księgowanie faktur” – to rozwiązywanie realnych problemów. Ulga B+R? Nowy model prowizyjny? Nie chodzi o „jak to zaksięgujemy”, tylko „jak to najlepiej rozegrać”.

Chcesz być partnerem? Przestań tylko odpowiadać – zacznij podpowiadać rozwiązania.

3️⃣ Kreatywność

Brzmi dziwnie w księgowości? A jednak – właśnie kreatywność pozwala Ci szukać nowych dróg, automatyzować, upraszczać. Nie chodzi o artystyczne wizje – chodzi o to, żeby zamiast robić coś jak zawsze, zadać pytanie: czy da się lepiej?

Ćwicz, testując nowe narzędzia i sposoby pracy. Nie czekaj, aż ktoś Ci każe – bądź pierwszy.

4️⃣ Komunikacja

Nie wystarczy „wysłać raport”. Trzeba umieć go wytłumaczyć – klientowi, zarządowi, koledze z działu sprzedaży. Im prostszym językiem mówisz o liczbach, tym bardziej jesteś skuteczny.

Nie musisz być showmanem – wystarczy, że potrafisz jasno i zrozumiale opowiedzieć, o co chodzi.

5️⃣ Praca z ludźmi

Możesz znać każdy przepis, ale jeśli nie umiesz współpracować – nie zajedziesz daleko. Dobra współpraca to ustalanie oczekiwań, dotrzymywanie słowa, bycie dostępnym wtedy, gdy trzeba.

Zespół, klienci, inne działy – to ludzie sprawiają, że masz wpływ.

6️⃣ Nauka i rozwój

Technologia nie zwalnia. Biznes nie zwalnia. Więc Ty też nie możesz. Aktywne uczenie się to nie kursy „dla zasady” – to ciągłe szukanie, testowanie, sprawdzanie, jak to działa u Ciebie.

Ucz się na własnych przykładach. Wdrażaj od razu. A potem poprawiaj.

7️⃣ Zarządzanie czasem

Soft skill, który ratuje nerwy. I jakość pracy. Bez niego toniesz w zadaniach, gubisz terminy i zaczynasz pracować „na ostatnią chwilę”.

Ustal priorytety. Automatyzuj, co się da. I codziennie pytaj: czy to, co robię, naprawdę ma sens?

8️⃣ Przywództwo

Nie musisz być menedżerem, żeby być liderem. Lider to ktoś, kto bierze odpowiedzialność, daje przykład i ciągnie innych w górę.

To umiejętność, która robi różnicę w każdym zespole – i której można się nauczyć.

---

Supermoce partnera biznesowego

Wiesz już, jakie umiejętności warto rozwijać. Ale prawdziwa magia dzieje się wtedy, gdy łączysz je ze sobą. Bo jedna rzecz to umieć analizować dane. Druga – wytłumaczyć je komuś z marketingu tak, żeby faktycznie coś z tym zrobił.

I tu przydają się trzy supermoce nowoczesnego partnera biznesowego: storytelling, zmysł biznesowy i umiejętność wywierania wpływu. To nie są kolejne „miękkie” dodatki. To kombinacja, która daje Ci realny wpływ na decyzje.

💡 Storytelling – czyli jak mówić, żeby ludzie słuchali

Dane są niczym, jeśli nie potrafisz ich opowiedzieć. Storytelling to sposób, by liczby zaczęły mówić językiem decyzji. Masz raport, masz analizę? Zrób z tego historię: co się dzieje, dlaczego to ważne i co trzeba zrobić. Wykres + kontekst + jasna narracja = narzędzie do działania.

W skrócie: mów jak lider, nie jak tabelka.

💡 Zmysł biznesowy – czyli zrozum, o co naprawdę chodzi w Twojej firmie

Nie wystarczy znać rachunek zysków i strat. Trzeba wiedzieć, jak firma zarabia, kim są klienci, co napędza sprzedaż, co kosztuje najwięcej i dlaczego. Z tą wiedzą możesz nie tylko raportować – możesz doradzać. Możesz łączyć liczby z rzeczywistością.

Chcesz mieć głos przy stole decyzyjnym? Musisz rozumieć, o czym przy tym stole się rozmawia.

💡 Umiejętność wywierania wpływu – czyli jak przekonać, nie mając władzy

W księgowości często nie masz formalnej władzy. Ale możesz mieć wpływ. Jak? Przez relacje, zaufanie, konkretne wsparcie. Pomagaj, zanim ktoś poprosi. Zadawaj pytania, zanim ktoś się pogubi. Wskazuj ryzyko tak, żeby nikt się nie bronił – tylko działał.

Nie musisz rządzić – wystarczy, że potrafisz przekonywać.

---

Na koniec: zrób pierwszy krok

Nie musisz od razu zostać mistrzem prezentacji, trenerem komunikacji i strategiem biznesowym w jednym. Ale jeśli chcesz, żeby Twoja rola naprawdę miała znaczenie – soft skille to Twoja nowa waluta.

To one sprawiają, że z księgowego stajesz się partnerem biznesowym. Że zamiast tylko dostarczać liczby, wpływasz na to, co się dzieje dzięki tym liczbom.

Więc co możesz zrobić już dziś?

• Wybierz jedną umiejętność z tej listy, którą czujesz najmocniej
• Znajdź okazję, żeby ją użyć w praktyce – w rozmowie z klientem, na spotkaniu, w raporcie
• Powtórz to jutro. I pojutrze

Bo właśnie tak zaczyna się zmiana. Nie od szkolenia. Nie od certyfikatu. Tylko od jednego konkretnego działania 💪

Zarządzanie finansami to nie tylko faktury, podatki i zamknięcie miesiąca. To cały system naczyń połączonych, który może (albo i nie…) dawać firmie realną przewagę.

Wszystko zaczyna się od fundamentów – od porządku w danych i zgodności z przepisami. Ale na tym nie można poprzestać. Bo jeśli finanse mają być naprawdę wsparciem dla biznesu, to muszą też pomagać w analizie, planowaniu i podejmowaniu decyzji.

Dlatego warto spojrzeć na finanse jak na piramidę potrzeb – coś w rodzaju firmowej wersji Maslowa. Na dole: rzetelność i zgodność. Na górze: wpływ na strategię i tworzenie wartości.

W tym tekście pokażę Ci, jak wygląda ta piramida i jak możesz ją wykorzystać, żeby wejść na wyższy poziom finansowego ogarnięcia w firmie.

---

Poziom 1: Fundament – operacje i zgodność

Zanim finanse zaczną wspierać rozwój firmy, najpierw muszą dobrze… działać. Ten poziom to fundament finansowej piramidy potrzeb – bez niego cała konstrukcja się zawali.

Mówimy tu o klasycznych obowiązkach księgowości i finansów operacyjnych. Niby oczywiste, ale właśnie dlatego tak kluczowe. Rejestrowanie każdej transakcji, uzgadnianie sald, rozliczanie podatków, terminowe składanie deklaracji, zamknięcie miesiąca – to wszystko składa się na finansowy kręgosłup firmy.

To właśnie na tym poziomie:

• dbamy o rzetelność danych – każdy dokument musi być zaksięgowany dokładnie tam, gdzie trzeba,
• pilnujemy zgodności z przepisami – bo nikt nie chce niespodzianki w postaci kar czy kontroli,
• trzymamy się terminów – bo spóźnione raporty czy zaległości w VAT to poważne ryzyko.

Można powiedzieć, że ten poziom pełni funkcję ochronną – zabezpiecza firmę przed błędami, sankcjami i niepotrzebnym stresem. Ale nie tylko. To właśnie tutaj tworzą się dane, które potem będą podstawą do analiz, wniosków i decyzji.

💡 Przykład z życia:

Zespół księgowy rejestruje codziennie setki transakcji – wpływy od klientów, wypłaty dla pracowników, płatności do dostawców. Jeśli coś pójdzie nie tak – np. źle przypisana faktura lub brak aktualizacji w rozrachunkach – to późniejszy raport o rentowności klienta będzie po prostu… błędny. I zamiast podejmować dobre decyzje, firma może działać na ślepo.

Dlatego: nie ma strategii bez operacyjnego porządku. I choć czasem mówi się o „tradycyjnych obowiązkach księgowości” z lekkim lekceważeniem, to właśnie one są kluczem do wszystkiego, co dzieje się wyżej w piramidzie. Bo żadna analiza nie będzie lepsza niż dane, na których się opiera.

---

Poziom 2: Efektywność i planowanie – działaj, by poprawiać wyniki

Kiedy fundament mamy już ogarnięty – dane są rzetelne, zgodne i na czas – można przejść poziom wyżej. I tutaj zaczyna się prawdziwa robota z sensem: rozumienie tego, co mówią liczby.

Bo same liczby to tylko cyfry. Dopiero w kontekście konkretnej sytuacji firmy stają się informacją, która coś mówi o biznesie. Jaką historię opowiadają Twoje dane?

Na tym poziomie finanse zaczynają pełnić funkcję zarządczą. Pomagają właścicielom i menedżerom zrozumieć, gdzie jesteśmy, co działa, a co wymaga poprawy. Ale nie tylko. To poziom aktywnych działań, które prowadzą do konkretnych rezultatów.

To właśnie tutaj:

• Monitorujesz wyniki i raportujesz odchylenia – regularna analiza danych pozwala zauważyć problemy zanim staną się poważne. Przykład? Koszty marketingu wystrzeliły – analizujesz przyczyny i inicjujesz rozmowę z działem o optymalizacji kampanii.
• Wprowadzasz budżetowanie i rozliczenia – dzięki temu organizacja działa w sposób przewidywalny i kontrolowany, a nie „na wyczucie”.
• Zarządzasz cash flow – wiesz, że zysk to nie to samo co gotówka. I że dobrze zarządzana płynność to często przewaga konkurencyjna.
• Optymalizujesz koszty i procesy – zauważasz nieefektywności, szukasz lepszych rozwiązań, upraszczasz powtarzalne zadania. Dzięki temu organizacja działa sprawniej i… taniej.
• Wspierasz inne działy – np. analizujesz rentowność produktów, wspólnie z produkcją liczysz opłacalność zmian w procesie, doradzasz sprzedaży jak lepiej zarządzać rabatami.

To poziom, na którym finanse nie tylko wspierają biznes, ale go napędzają. W każdej decyzji – od rekrutacji, przez zakup maszyny, po cięcia kosztów – pojawia się pytanie: „Jak to wpłynie na wynik?” I właśnie tu wkraczasz Ty.

💡 Przykład:

Firma rozważa zmianę dostawcy usług logistycznych. Z zewnątrz wygląda, że nowa oferta jest tańsza. Ale Ty analizujesz koszty całkowite, czas dostawy i wpływ na obsługę klienta. Okazuje się, że oszczędność byłaby pozorna – i decyzja zostaje wstrzymana. Właśnie tak działa finanse na poziomie efektywności i planowania.

---

Poziom 3: Strategia i innowacje – twórz wartość, współdecyduj

Jesteśmy na szczycie piramidy. Tutaj nie zarządzasz tylko finansami – współtworzysz kierunek, w którym zmierza firma.

To poziom, na którym finanse są partnerem zarządu. Zamiast tylko doradzać „czy nas na coś stać”, pomagają zdecydować w co inwestować, jak rosnąć, gdzie szukać przewagi.

Wchodzimy tu w zupełnie inną rolę:

• Planowanie strategiczne – finanse stają się współautorem strategii firmy. Ustalają cele finansowe dopasowane do strategii, szacują potrzeby inwestycyjne, przewidują scenariusze rozwoju.
• Udział w decyzjach inwestycyjnych i finansowych – nie tylko dostarczasz Excel, ale siedzisz przy stole, gdy ważą się losy nowego produktu, przejęcia czy ekspansji na nowy rynek.
• Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań finansowych – może to być BI, może modelowanie scenariuszy, może zaawansowana analiza danych – wszystko, co pomaga podejmować lepsze decyzje, szybciej i mądrzej.
• Rozwijanie Business Partneringu – masz kontakt z dyrektorem sprzedaży, produkcji, HR. Znasz ich potrzeby. Rozumiesz ich świat. Pomagasz im podejmować decyzje lepsze nie tylko dla ich działu, ale dla całej firmy.
• Wzmacnianie kultury finansowej – uczysz menedżerów, jak czytać wyniki, jak planować budżet, jak liczyć rentowność. Tworzysz świadomą finansowo organizację, która rozumie, że decyzje kosztują.

💡 Jak to wygląda w praktyce?

Spójrzmy na dużą firmę. Tam podział funkcji finansowej jest bardzo wyraźny:

• Poziom 1 – Operacje: tu działa księgowość, podatki, treasury – czyli wszystko, co związane z prawidłowością i terminowością.
• Poziom 2 – FP&A (Financial Planning & Analysis): ten zespół odpowiada za analizę wyników, budżetowanie, prognozy, raporty zarządcze – czyli codzienna kontrola i zarządzanie efektywnością.
• Poziom 3 – CFO: łączy oba światy i reprezentuje finanse na poziomie strategicznym. Doradza zarządowi, wspiera rozwój firmy, podejmuje decyzje inwestycyjne i dba o to, by strategia finansowa wspierała cele biznesowe.

Widać wyraźnie: każdy poziom odpowiada na inne potrzeby biznesu – i dopiero razem tworzą spójną, dojrzałą funkcję finansową.

---

Jak możesz wykorzystać tę piramidę u siebie?

Nie musisz mieć całego zespołu FP&A i CFO na pokładzie, żeby wejść poziom wyżej. Czasem wystarczy zmiana podejścia – od „księguję” do „rozumiem, analizuję i działam”.

Zacznij od prostych rzeczy:

• Przygotuj comiesięczny raport z głównymi wskaźnikami (marża, koszty, cash)
• Zestaw plan z wykonaniem – nawet jeśli plan jest tylko w głowie właściciela,
• Pokaż liczby w prosty sposób – dashboard, wykres, kilka konkretów,
• Zadawaj pytania: „dlaczego tak wyszło?”, „co z tym zrobimy?”, „na co nas stać?”

To nie muszą być wielkie transformacje – liczy się świadomy krok w stronę bycia partnerem biznesowym.

Więc pytanie do Ciebie:

• Na którym poziomie aktualnie działa Twoja firma?
• I co możesz zrobić dziś, żeby wejść poziom wyżej?

Bo każda podróż w górę tej piramidy to krok w stronę większego wpływu, lepszych decyzji i prawdziwej wartości, jaką mogą wnosić finanse 💪

Księgowość stoi dziś na rozdrożu.

Z jednej strony – rosnące oczekiwania klientów: chcą więcej doradztwa, szybszego dostępu do danych, realnego wsparcia w decyzjach. Z drugiej – coraz trudniej o ludzi, presja na ceny rośnie, a wiele firm wciąż tkwi w modelu „od terminu do terminu”.

To nie przypadek, że coraz częściej słychać pytanie: „co dalej z naszą firmą księgową?”

I tu właśnie pojawia się CAS – Client Advisory Services. To podejście, które pozwala księgowości przejść z roli wykonawcy na zapleczu do roli doradcy przy stole decyzyjnym.

Nie chodzi o wymyślanie nowej usługi – chodzi o zmianę modelu działania: z reaktywnego na proaktywny, z jednorazowego na ciągły, z transakcyjnego na partnerski.

W obliczu wyzwań takich jak:

• automatyzacja i AI wchodząca w proste czynności,
• odpływ talentów z zawodu,
• klienci oczekujący „czegoś więcej niż bilans”,

CAS nie jest „fajnym dodatkiem”. To naturalna ewolucja roli księgowego w nowej rzeczywistości. To odpowiedź na pytanie: „Jak chcę, żeby wyglądała moja praca za 5 lat?”

---

Czym właściwie jest CAS (Client Advisory Services)?

CAS to więcej niż nowy „produkt księgowy”. To zmiana sposobu myślenia o tym, kim jesteśmy dla naszych klientów.

W najprostszych słowach: Client Advisory Services to usługi, które pomagają klientom podejmować lepsze decyzje biznesowe dzięki Twojej wiedzy finansowej, danym i technologii.

Koncepcja CAS rozwija się od lat w USA, gdzie stała się jednym z głównych kierunków rozwoju firm księgowych.

W ramach CAS księgowi:

• analizują dane zamiast tylko je porządkować,
• wspierają planowanie i rozwój, nie tylko rozliczają przeszłość,
• spotykają się z klientem nie „przy okazji zamknięcia roku”, ale regularnie, by omawiać co dalej.

Można wyróżnić dwa poziomy dojrzałości usług CAS:

🔹 Financial CAS – czyli wszystko to, co dotyczy raportowania finansowego, bieżącej kontroli, dashboardów, analiz rentowności czy cash flow. To często pierwszy krok w stronę doradztwa.

🔹 Business Insights CAS – to już doradztwo strategiczne. Tu wchodzą rozmowy o przyszłości firmy, planowanie inwestycji, optymalizacja działań operacyjnych czy tworzenie KPI. Tu księgowy staje się zaufanym doradcą biznesowym.

I właśnie ten drugi poziom jest prawdziwym „game changerem”. To tam zaczyna się wartość, która trwale łączy klienta z firmą księgową.

---

Dlaczego to się opłaca?

Wdrożenie usług CAS to nie tylko krok w stronę nowoczesności – to realna odpowiedź na codzienne bolączki firm księgowych.

🔹 Wyższe przychody i marże

CAS to usługi oparte na relacji, nie na czasie pracy. Firmy, które świadczą je na wysokim poziomie, przechodzą z rozliczeń godzinowych na modele abonamentowe lub wartościowe – co oznacza przewidywalność i stabilność przychodów. Według danych CPA.com, praktyki CAS notują dwucyfrowe tempo wzrostu i marże porównywalne, a często wyższe niż w działach podatkowych czy audytowych.

🔹 Mniej sezonowości, mniej wypaleń

CAS to praca ciągła, a nie skondensowana w jednym okresie roku. Zamiast zamknięć i sprawozdań pod presją, masz cykliczne spotkania, analizę danych i współpracę z klientem. Dla zespołu to zupełnie inny rytm pracy – mniej stresu, większe poczucie sensu.

🔹 Większe zaangażowanie klientów

Klienci chcą partnera, który rozumie ich biznes. Jeśli im to dasz, nie będą rozważać zmiany biura. Dobrze prowadzony CAS zwiększa lojalność klientów i obniża ich rotację. A skoro Twoje usługi są kluczowe dla podejmowania decyzji – cena przestaje być głównym kryterium wyboru.

CAS to więc nie tylko lepszy produkt. To lepszy model działania – bardziej rentowny, bardziej partnerski i bardziej przyszłościowy.

---

Od czego zacząć?

CAS to nie tylko nowa usługa – to zmiana sposobu pracy. Żeby ta zmiana się udała, warto zadbać o kilka kluczowych elementów:

📌 Strategia – zacznij od pytania: dla kogo chcemy świadczyć usługi doradcze i w jakim zakresie? Nie musisz mieć gotowej oferty dla wszystkich. Czasem wystarczy jeden klient, z którym zaczniesz pracować inaczej niż dotychczas.

📌 Zespół – nie każdy musi być doradcą, ale warto wyodrębnić osoby, które mają potencjał do pracy z klientem, rozumieją dane i potrafią je przekładać na działania biznesowe.

📌 Proces i powtarzalność – doradztwo też można ustandaryzować. Zbuduj rytm pracy: np. kwartalne spotkania z klientem, stały zakres analiz, konkretny sposób prezentowania danych.

📌 Technologia – nie musisz od razu robić rewolucji, ale warto stopniowo wdrażać narzędzia, które wspierają raportowanie, analizę danych i współpracę z klientem online.

📌 Cierpliwość i eksperymenty – CAS nie powstaje z dnia na dzień. Ale jeśli zaczniesz dziś – za rok możesz mieć pierwszych lojalnych klientów, którzy nie wyobrażają sobie prowadzenia firmy bez Twojego wsparcia.

---

CAS – czyli księgowość, która robi różnicę

CAS to nie moda. To naturalna ewolucja zawodu księgowego, który zamiast tylko raportować, zaczyna realnie wpływać na decyzje biznesowe klientów.

Nie musisz od razu przebudowywać całej firmy. Ale jeśli zaczniesz myśleć jak doradca, testować nowe podejścia i rozmawiać z klientami o ich planach – zrobisz pierwszy krok w stronę modelu, który daje więcej satysfakcji, lepszą rentowność i prawdziwą wartość dla biznesu.

💡 Zastanów się dziś: z którym klientem możesz zacząć pracować inaczej niż dotychczas?