Autor: Michał

Z tego studium przypadku dowiesz się krok po krok, jak wygląda realizacja zleconego nam zadania. A zadanie przed nami postawione to optymalizacja procesów księgowych w Wałeckim Centrum Kultury.

W pierwszym kroku ustaliliśmy, jakie mamy przed sobą wyzwanie.

WYZWANIE

Zidentyfikowaliśmy tutaj 3 obszary:

1. Papierowy obieg dokumentów, czyli fizyczne przemieszczanie się dokumentów w instytucji
2. Procesy księgowe wykonywane manualnie, czyli ręczne księgowanie każdego dokumentu oraz ręczne wprowadzanie danych do przelewów bankowych
3. Praca na stanowisku księgowego możliwa jedynie w wersji stacjonarnej, na miejscu w instytucji (w planie było wprowadzenie chmurowej wersji programu księgowego)

W kolejnym kroku ustaliliśmy cele projektu.

CELE

Cele oczywiście powiązaliśmy z powyższymi wyzwaniami i zamknęliśmy je w 2 punktach:

1. Wzrost wydajności procesów księgowych – w odpowiedzi na wyzwania nr 1-2
2. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego, czyli umożliwienie pracy zdalnej, możliwość delegowania podprocesów (poszczególnych zadań operacyjnych) – w odpowiedzi na wyzwanie nr 3

Następnie rozpoczęliśmy działania, które miały doprowadzić do realizacji postawionych celów.

DZIAŁANIA

Nasze działania prowadziliśmy w kilku kluczowych obszarach.

I. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów

Dla dokumentów zakupu wprowadziliśmy elektroniczny obieg dokumentów, co oznacza, że wszystkie kolejne czynności odbywały się w systemie online SaldeoSMART. Zaczynając od rejestracji dokumentu, poprzez kontrolę formalno-rachunkowa, opis merytoryczny i przypisanie ustawień księgowych, a na akceptacji do płatności i archiwizacji kończąc.

Dla dokumentów sprzedaży rozpoczęliśmy wystawianie ich w aplikacji online, co umożliwiło wysyłkę elektroniczną do odbiorców (zamiast tradycyjnej pocztą) oraz ułatwiło kontrolę płatności (wysyłanie powiadomień o zaległościach via email).

II. Zautomatyzowanie procesów księgowych

Automatyczne generowanie informacji do przelewów bankowych, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART do bankowości elektronicznej.

Automatyczne odczytywanie danych z faktur poprzez funkcję OCR. Dzięki temu kluczowe informacje z faktury, dotyczące numeru, dat, kwot, terminu płatności, danych kontrahenta system automatycznie odczytuje z dokumentu i wstawia w odpowiednie pola w aplikacji.

Automatyczne wysyłanie danych z dokumentów zakupu i sprzedaży do systemu księgowego, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART. Dzięki temu wszystkie dane przenoszą się 1:1 i nie ma potrzeby wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności.

Automatyczne wykonywanie księgowań w systemie księgowym poprzez ustawienie i zastosowanie schematów księgowych. Dzięki temu księgowanie wyciągu bankowego, raportu kasowego, dokumentów zakupu i sprzedaży, listy płac dzieje się za jednym kliknięciem.

III. Stworzenie instrukcji roboczych

Przygotowaliśmy proste i czytelne instrukcje robocze dla procesów księgowych, które zawierają poszczególne kroki, czynności do wykonania w ramach procesu. Powstała checklista – lista kluczowych zadań, wraz z terminami, do wykonania na stanowisku księgowego.

Optymalizacja procesów księgowych doprowadziła nas do osiągnięcia poniższych rezultatów.

REZULTATY

Dzięki podjętym działaniom otrzymaliśmy efekty, które spełniły zakładane cele zwiększenia wydajności procesów księgowych i elastyczności pracy:

1. Szybką wymianę dokumentów, łatwy dostęp online, błyskawiczne wyszukiwanie. Zwiększyło się także bezpieczeństwo dokumentów, które przestały się gubić.
2. Znaczne przyspieszenie procesów księgowych. Dzięki temu uwolniliśmy czas i można go poświęcić np. na przygotowanie dodatkowych informacji na potrzeby organizatora instytucji.
3. Zwiększenie dokładności księgowań i minimalizacja ryzyka błędów, które powoduje ręczne wprowadzanie danych. Stworzone instrukcje uwzględniają wszystkie wymagane kroki w procesach, a to zapewnia, że żaden z nich nie będzie pominięty.
4. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego. Dzięki temu instytucja otrzymała możliwość wykonywania wszystkich procesów w wersji zdalnej. Do tego z łatwością można delegować aktywności i przekazywać wiedzę, z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego standardu pracy.

Na koniec opinia klienta, dyrektora Wałeckiego Centrum Kultury.

OPINIA KLIENTA

Chcesz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i dzięki temu poprawić wydajność procesów księgowych? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci skutecznie to wdrożyć.

W miarę jak twój biznes rośnie, staje się coraz bardziej złożony, prosta księgowość już nie wystarcza. Zaczynasz potrzebować wsparcia operacyjnego w zakresie finansów. Czy kontroler finansowy na godziny to dobre rozwiązanie dla twojej firmy?

Twoja firma dopiero się rozwija i często nie masz jeszcze wystarczających zasobów, aby zatrudnić osobę na etat, która zadba o firmowe finanse. A przecież funkcja finansowa w MŚP byłaby wsparciem dla twojej firmy, podnosiła jej wartość i konkurencyjność.

Twoja firma może potrzebować zatrudnić kontrolera finansowego. Strategicznego lidera finansowego, który pokieruje obszarem finansowo-księgowym. W tym wpisie przeanalizujemy rolę kontrolera finansowego w firmie oraz cechy, jakie wyróżniają najlepszych w tym zawodzie.

Kim jest kontroler finansowy?

Rola kontrolera finansowego, czyli co robi kontroler finansowy w firmie?

Oto najważniejsze obszary odpowiedzialności kontrolera finansowego w firmie:

1. Nadzór nad księgowością

Kontroler finansowy odpowiada za finanse operacyjne, dlatego musi zrozumieć biznes i jego potrzeby. Wtedy będzie mógł zaprojektować procesy finansowe, aby zapewnić odpowiednią szczegółowość informacji, bezpieczeństwo procedur, dokładność księgowości i rzetelność danych finansowych. Poszuka możliwości usprawnień operacji księgowych przez ich automatyzację. Wprowadzi standardy i harmonizację procesów.

2. Raportowanie wyników finansowych

Kontroler finansowy przygotuje raporty finansowe do monitorowania bieżących i przeszłych danych finansowych. Stworzy główne wskaźniki napędzające twoją firmę – KPIs (Key Performance Indicators). Dzięki nim zrozumiesz, na czym stoi twoja firma i dokąd zmierza.

3. Analiza wyników finansowych

Kontroler finansowy zajmie się kontrolą i optymalizacją kosztów. Wykryje trendy w kosztach, co pozwoli naprawić problemy, zanim staną się realnym zagrożeniem dla biznesu. Zidentyfikuje obszary, w których możesz obniżyć koszty i zaoszczędzić pieniądze. Przeprowadzi analizę nie tylko na poziomie całej firmy, ale także na określonych centrach zysku i kosztów. Dzięki temu zobaczysz, jak radzą sobie twoje zespoły, które projekty są najbardziej dochodowe, którzy klienci zarabiają najwięcej.

4. Budżetowanie i prognozowanie

Kontroler finansowy odgrywa aktywną rolę w prognozowaniu i opracowywaniu strategii dotyczącej przyszłości firmy. Stworzy realistyczny plan finansowy, który pozwoli monitorować postępy i osiągać założone cele. Dzięki przygotowanym prognozom finansowym będziesz mógł podejmować możliwie najkorzystniejsze decyzje biznesowe.

5. Analiza cash flow

Kontroler finansowy przeanalizuje cash flow twojej firmy, przygotuje informację o przewidywanej płynności finansowej. Dzięki temu łatwiej określisz kiedy będziesz mógł zainwestować w rozwój swojego biznesu, a kiedy potrzebujesz ograniczyć wydatki.

6. Edukacja finansowa

Kontroler finansowy będzie regularnie omawiał wyniki finansowe, co pozwoli zrozumieć sytuację finansową firmy. Ta wiedza przełoży się na lepsze decyzje i koncentrację na działaniach, które pomogą odnieść sukces. Zrozumienie finansowej strony biznesu, czyli znajomość liczb, jest kluczowym elementem sukcesu. Bo jeśli pracownicy w firmie nie rozumieją tych liczb, to nie mogą pracować nad ich poprawą!

Aby być dobrym kontrolerem finansowym, potrzebujesz solidnych umiejętności księgowych, doskonalonych przez lata doświadczenia w branży. Potrzebujesz także silnego przywództwa i zdolności interpersonalnych. Poniżej przyjrzymy się jakie są niezbędne kompetencje kontrolera finansowego:

• Ma umiejętności analityczne

Ma wpływ na strategię finansową firmy, dlatego potrzebuje dużych umiejętności analitycznych. Dzięki temu analizuje i interpretuje dane liczbowe. A później wyciąga z nich wnioski, które można bezpośrednio przekształcić w działanie.

• Dba o szczegóły

Zwraca szczególną uwagę na wszelkie nieścisłości i rozbieżności. Wynika to z tego, że ponosi ostateczną odpowiedzialność za funkcje finansowo-księgowe.

• Ma umiejętności komunikacyjne

Wie jak wyjaśniać złożone informacje finansowe osobom nieposiadającym wiedzy finansowej. Rozumie, że najlepsze dane niewiele znaczą, jeśli nie potrafi wyrazić swoich wniosków. Wykorzystuje umiejętności komunikacyjne do kierowania i motywowania innych.

• Ma umiejętności organizacyjne

Współpracuje z różnymi działami w firmie. Umiejętności organizacyjne pomogą mu efektywnie zbierać dane z różnych źródeł, rozumieć całość procesu obiegu informacji w firmie.

• Potrafi pracować pod presją czasu

Potrafi trzymać się napiętych terminów. Doskonale czuje cykle raportowania finansowego: tygodniowy, miesięczny, kwartalny, roczny.

• Myśli krytycznie i oferuje innowacyjne rozwiązania

Poprzez ciągłe doskonalenie szuka możliwości poprawy wydajności i efektywności procesów. Chętnie korzysta z automatyzacji, wprowadza standardy i harmonizację zadań.

Kontroler finansowy w firmie MŚP

Każda firma zarządza ogromnymi ilościami dokumentów. Zarządzanie dokumentami może być wyzwaniem, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma fakturami, rachunkami, umowami i sprawozdaniami. Elektroniczny obieg dokumentów zdecydowanie to usprawnia.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Odpowiedzią na te problemy jest elektroniczny obieg dokumentów. To skuteczne narzędzie do usprawnienia procesu zarządzania dokumentami w firmie. Ten system digitalizuje cały proces, począwszy od rejestracji dokumentu, poprzez jego opisanie i akceptację, aż po archiwizację.

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów, dokumenty przemieszczają się między pracownikami w formie elektronicznej, zgodnie z precyzyjnie określonymi procedurami. Każdy dokument jest przypisywany do konkretnych osób i przekazywany od jednego uczestnika procesu do drugiego w określonym porządku.

Aby to osiągnąć, niezbędne jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, które umożliwia zarządzanie dokumentacją oraz obsługę mechanizmu workflow.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

3. Bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe

Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje bezpieczeństwo danych poprzez regularne tworzenie kopii zapasowych. Elektroniczne dokumenty są zabezpieczone przed utratą wynikającą z różnych czynników, takich jak ataki hakerskie, kradzież urządzeń lub awarie oprogramowania, dzięki systematycznemu tworzeniu kopii zapasowych.

Dzięki nim możliwe jest odzyskanie usuniętych dokumentów czy przywrócenie wcześniejszych wersji plików. Backup danych w chmurze eliminuje ryzyko sytuacji, w której ważny dokument brakuje w kluczowym momencie. Systematyczne wykonywanie kopii zapasowych gwarantuje odpowiednie zabezpieczenie firmowych danych.

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym – case study

Dekretacja i akceptacja faktur zakupowych odbywa się drogą elektroniczną. Wprowadzenie faktury jest niezwykle proste, ponieważ wystarczy ją zeskanować, przesłać mailem, dodać plik z komputera, zrobić zdjęcie.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie w 4 krokach?

Elektroniczny obieg dokumentów w twojej firmie

Czy jako właściciel małej firmy zastanawiałeś się nad problemami, które uniemożliwiają jej rozwój w taki sposób, jaki byś chciał? Może jednym z nich jest zarządzanie finansami? Zewnętrzny dyrektor finansowy to może być dobre rozwiązanie dla twojej firmy.

Chciałbyś rozwijać swoją firmę, to oczywiste. A nie masz wrażenia, że decyzje podejmujesz po omacku? Z braku prawdziwego obrazu finansowego?

Przecież nie da się po prostu spojrzeć na liczby i powiedzieć: tu są moje największe szanse, a tutaj widzę zagrożenia. A co dopiero powiedzieć o konkretnym planie na rzecz wzrostu, wydajności i dobrej kondycji finansowej?

Poza tym pewnie nie założyłeś swojej firmy dlatego, że uwielbiasz przebierać w liczbach…

Jaka księgowość dzisiaj?

Jasne jest, że twoja księgowość robi dobrą robotę. Musi nadążać za zmieniającymi się przepisami, kwestiami podatkowymi i na czas raportować do budżetu. A jednak może brakować jej wiedzy i doświadczenia, aby tworzyć zestawienia, których potrzebujesz żeby twoja firma rozwijała się i rosła.

W dużych organizacjach takimi sprawami zajmuje się dyrektor finansowy (CFO – Chief Financial Officer). Spina on kwestie księgowości, finansów i controllingu.

A co z małymi, rozwijającymi się firmami, których zwyczajnie nie stać na zatrudnienie dyrektora finansowego na pełen etat? Czy mają jakąś alternatywę? Z jednej strony wysokiej klasy ekspertyza finansowa, a z drugiej – dużo niższe koszty do poniesienia?

Zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO)

W czasie kiedy stajemy się coraz bardziej cyfrowi, technologia odciąża księgowych od żmudnych i powtarzalnych czynności. Jednocześnie daje nowe możliwości rozwoju.

Dlatego księgowość może poszerzyć swoją ofertę dla klienta i oferować specjalistyczne usługi, w zależności od potrzeb klienta. Jedną z takich usług jest zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO).

Oto co wniesie do twojej firmy zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO):

Jaka księgowość jutro?

Biura rachunkowe przyszłości będą oferować zintegrowane usługi, które obejmą szerokie spojrzenie na finanse firmy. Jest to wizja, w której księgowy wreszcie nie skupia się już jedynie na rozliczeniach podatkowych.

Staje się wszechstronnym doradcą biznesowym. Jest partnerem dostarczającym kluczowych informacji i spostrzeżeń. Wspiera podejmowanie decyzji przy prowadzeniu biznesu. To księgowy w nowej roli, również w roli zewnętrznego dyrektora finansowego (wirtualnego CFO).

Transformacja cyfrowa to jedno z największych wyzwań przed jakimi stoją obecnie organizacje. Jednak przestała być już ona tylko wyborem, a stała się wręcz biznesowym ultimatum. Nie ma przed nią odwrotu – w myśl zasady „cyfryzuj albo zgiń”.

Transformacja cyfrowa daje nie tylko możliwość przetrwania organizacjom. Umożliwia także rozwój i budowanie pewności w zmiennych czasach.

Fundacja Digital Poland wydała raport na ten temat, opracowany przez ekspertów PwC Polska –  „13 faktów o transformacji cyfrowej… czyli wszystko co chciałbyś wiedzieć o cyfryzacji, ale bałeś się zapytać”. Przyjrzyjmy się jego najciekawszym tezom.

Customer experience (CX) i Employee experience (EX)

W całym procesie cyfryzacji najważniejszy jest – wiadomo – klient. Potrzeby klientów nie ulegają rewolucyjnym zmianom, ale zmieniają się sposoby zaspokajania tych potrzeb. Transformacja wymaga wprowadzenia zmian w kulturze biznesowej, modelu operacyjnym i produktach oferowanych klientom.

Dlatego warunkiem sukcesu organizacji staje się podnoszenie kwalifikacji własnych pracowników. Zapobiegnie to wykluczeniu cyfrowemu i zapewni nowe umiejętności na zmieniającym się rynku pracy.

Strategia transformacji cyfrowej dla całej organizacji

Fundamentem udanej transformacji jest strategia. Dzięki niej organizacja dobierze właściwe technologie. Nie te najnowsze, czy najbardziej popularne. Lecz te, które odpowiadają ich potrzebom biznesowym.

Dane i cyberbezpieczeństwo

Zwiększa się ilość zdigitalizowanych danych. Dane są wszędzie i wszystko jest danymi. Dane stały się jednym z najcenniejszych aktywów. Liczy się ich efektywne pozyskiwanie, zarządzanie nimi i ich wykorzystywanie. Rzecz niezbędna w walce o uwagę i portfele klientów.

Organizacje dostają zupełnie nowe źródła i rodzaje danych. Mogą opomiarować nie tylko działania wewnętrzne, ale także zachowania swoich klientów. A potem mogą analizować je w niemal dowolnych konfiguracjach.

W rezultacie pojawia się konieczność zapewnienia bezpieczeństwa w dużo szerszym zakresie. Należy uwzględnić zarządzanie danymi oraz sposoby ich wykorzystania. Poczucie bezpieczeństwa jest niezbędne, by konsumenci chcieli korzystać ze zdobyczy nowych technologii. Cyberbezpieczeństwo staje się zatem kluczowym obszarem dotyczącym każdej sfery działalności przedsiębiorstwa.

Zmiany, zmiany, zmiany… i ludzie!

Największą siłą napędową transformacji cyfrowej są ludzie i kultura organizacyjna. Kultura, która wspiera twórcze myślenie i współpracę. Kultura, która wpływa na wzrost zaangażowania i odpowiedzialności pracowników za projekty i zadania.

IFAC (Międzynarodowa Federacja Księgowych) wraz z ACCA (Stowarzyszenie Dyplomowanych Księgowych) opublikowały raport „Pokolenie Z oraz przyszłość rachunkowości”. Oto jak raport przedstawia pokolenie Z w księgowości.

Księgowy w nowej roli

Jak wykorzystać potencjał pokolenia Z w księgowości?

Pokolenie Z to pokolenie urodzonych po 1995 roku, wkraczające właśnie na rynek pracy. To ludzie dorastający w świecie nowoczesnych technologii. Dla nich cyfrowy świat istnieje od zawsze.

Oto cechy tego pokolenia, jego potencjał oraz wskazówki dla pracodawców, jak go wykorzystać:

Możliwości kariery pokolenia Z w księgowości

W jakich zatem obszarach będzie szukało swojego miejsca pokolenie Z w księgowości? Gdzie znajdą szanse na rozwój atrakcyjnych ścieżek kariery, gdy już technologia zatrze podział miedzy pracą ludzi i maszyn?

Oto kilka z takich możliwości:

• CYFROWY GRACZ

W księgowości pojawia się coraz więcej stanowisk zorientowanych na technologię. Tam członkowie pokolenia Z mogą wykorzystać swoje „cyfrowe umiejętności” do rozwiązywania rzeczywistych problemów biznesowych. Stosowanie technologii pozwoli przeprojektować procesy i zwiększy możliwości analizy. A wszystko to wpłynie na wzrost efektywności biznesowej.

• NAWIGATOR DANYCH

Kluczowym elementem tworzenia przewagi konkurencyjnej staje się pozyskiwanie wartościowych informacji. A później mądre ich wykorzystywanie. Źródła danych rozrastają się. Dlatego stwarza to wykładnicze możliwości uzyskiwania pogłębionych i szybszych analiz. A to wspiera podejmowanie decyzji, formułowanie konkurencyjnych strategii i zarządzanie ryzykiem.

• TRANSFORMATOR BIZNESU

Dzięki narzędziom i technologiom, które wspierają zmiany biznesowe, rośnie obszar możliwości w całym zawodzie. Pracownicy z pokolenia Z mogą pełnić nowe role wewnątrz organizacji, ale także role zewnętrzne. Na przykład, świadcząc usługi konsultingowe i doradcze.

• PIONIER ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU

Przed księgowymi stają coraz większe szanse na pracę w obszarze zarządzania wynikami w organizacji. Służyć to będzie tworzeniu długoterminowej wartości firmy. Odpowiedzialność za rozliczanie firmy nie ograniczy się już tylko do sporządzania bilansu. Dlatego liczyć się będzie wsparcie w realizacji planów, których zrównoważone firmy potrzebują w dłuższej perspektywie.

Technologia jako game changer

Pokolenie Z w księgowości widzi technologię jako prawdziwy game changer, który zmieni podstawowe role w zawodzie. Umożliwi to także księgowym tworzenie zupełnie nowej wartości. Technologia wywoła ponowny podział obowiązków. Procesy i czynności zostaną przeprojektowane, aby optymalnie zintegrować pracę ludzi z nowymi możliwościami cyfrowymi.

Natomiast podstawowe cechy rachunkowości przetrwają. Finanse są uniwersalnym językiem biznesu. Jednak firmy, które nie nadążą z wdrażaniem technologii znajdą się pod presją. Będą musiały przyśpieszyć kroku na cyfrowej drodze. W przeciwnym razie, wchodzące na rynek pracy młode talenty po prostu ich nie wybiorą.

E-faktury to kolejny etap cyfryzacji podatków w Polsce. W Unii Europejskiej pionierem we wprowadzaniu automatycznych e-faktur są Włochy. Tam głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania było zapobieganie oszustwom związanym z VAT.

Oczywiście z punktu widzenia organów podatkowych, uszczelnienie systemu VAT to najważniejszy motyw wprowadzenia e-faktur. Jednak z punktu widzenia prowadzenia biznesu, wprowadzane przepisy bez wątpienia ułatwią rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. A co to oznacza dla branży księgowej?

Czym są e-faktury?

E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane, znajdą się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najpierw podatnik przygotuje fakturę sprzedaży w swoim programie finansowo-księgowym, a następnie prześle do KSeF (interfejsem API). System umożliwi odbiór faktur od strony zakupu.

Czym różni się faktura w formacie pdf od e-faktury?

W tym miejscu ważne jest dodanie rozróżnienia dotyczącego faktur w wersji cyfrowej. Generalnie można je podzielić na dwie kategorie:

• Wizualne faktury cyfrowe, czyli dokumenty w formacie cyfrowym (np. pdf, jpg). Powstają po zeskanowania tradycyjnej faktury papierowej lub zapisaniu jej w wersji elektronicznej, wprost z programu do wystawiania faktur. Taka forma pozwala na szybkie zapoznanie się z jej treścią. Natomiast mechanizm OCR umożliwia automatyczne przetwarzanie informacji zawartych na fakturze. Do tego możemy ją z łatwością przesyłać za pośrednictwem  sieci komputerowych (w postaci pliku)
• E-faktury to dokumenty w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Od wystawienia, po odbiór. Zapewni to automatyczny odczyt danych bezpośrednio w systemach komputerowych. Ważne jest ich przetwarzanie, a nie aspekt wizualny.

Co zmieni KSeF?

Dokumenty będą przechowywane w bazie danych ministerstwa. Zmniejszą się zatem obowiązki po stronie podatnika. Odpadnie obowiązek przechowywania faktur. Żadnego udostępniania ich podczas kontroli czy przesyłania na żądanie organów.

Z drugiej strony zwiększy się bezpieczeństwo. Faktura nie zginie, nie zniszczy się. Koniec z wystawianiem duplikatów. Obieg dokumentów zdecydowanie przyspieszy. Przedsiębiorcy zyskają pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Do tego koniec drukowania, wysyłania, wewnętrznego obiegu czy archiwizacji.

Proces fakturowania zostanie ustandaryzowany i uproszczony. E-faktury będą wystawiane według jednego wzorca. Umożliwi to automatyczny odczyt danych. Wyeliminuje odczytywanie wizualnej formy (OCR), czy ręczne wprowadzania do systemu. Oszczędzimy czas i ograniczymy ilość błędów.

Jakie terminy?

Na razie e-faktury to jedna z form dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i elektronicznych. Jednak od 1.07.2024 r. e-faktury będą obowiązkowe.

Oznacza to nie tylko koniec ręcznego fakturowania. To także coraz większa automatyzacja procesów. Wprowadzanie systemów online i wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji. Rewolucja technologiczna w branży księgowej przyspiesza.

OCR w księgowości trzeba zacząć od rozszyfrowania skrótu OCR. Z języka angielskiego „optical character recognition” to optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to technologia, która rozpoznaje tekst z zeskanowanego dokumentu, zdjęcia lub obrazu. Technologia nie jest nowa. Jednak w ciągu ostatnich 10 lat poprawiła się szybkość i dokładność OCR.

Oprogramowanie oparte na OCR potrafi wyciągnąć dane z dokumentu, a następnie zamienić je w dane tekstowe. A te z kolei można edytować, przeszukiwać i przetwarzać. Wszystko to odbywa się przy minimalnej interwencji człowieka.

Obecnie OCR służy do automatycznego wprowadzania danych czy rozpoznawania wzorców. Pomaga w zamianie tekstu na mowę czy w tłumaczeniu maszynowym. Technika jest bardzo przydatna przy digitalizacji zasobów bibliotek.

OCR w księgowości

Skończy się czas przepisywania danych z faktur papierowych do systemu. OCR umożliwia automatyczne ich wprowadzanie. Jedyne co pozostanie, to ich weryfikacja.

Zniknie żmudne, ręczne wprowadzanie danych z papieru do systemu komputerowego. Przecież nie jest to ani ambitne zajęcie, a już na pewno nie tworzy żadnej wartości. W zasadzie jest to jedynie przenoszenie tych samych danych z jednego miejsca w drugie. Czyli aż prosi się o automatyzację tego procesu.

Dokumenty papierowe są skanowane do oprogramowania OCR w celu przetworzenia. Natomiast dokumenty cyfrowe mogą automatycznie przechodzić przez ten system. Przy okazji zmniejszy się ryzyko błędów w trakcie wprowadzania danych.

Cyfryzacja księgowości

Księgowi w tym czasie chętnie zajmą się zadaniami przynoszącymi faktyczną wartość. Zadaniami, które są związane z ich kompetencjami. Gdzie będą mogli wykorzystać swoje spostrzeżenia i fachową wiedzę. A to przełoży się na wzrost zaangażowania w pracę. W końcu przyjemniej jest wykonywać obowiązki, którymi jesteś bardziej zainteresowany.

Funkcja OCR w księgowości umożliwia przekształcenie papierowej dokumentacji w wersję cyfrową. Jeśli klient dostarczy dokumenty w formie elektronicznej, to na żadnym etapie pracy nie ma potrzeby ich drukowania. Zniknie potrzeba posiadania coraz większej przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych. Zatem korzystanie z OCR wpisuje się również w inicjatywy przyjazne środowisku.

W czasach cyfryzacji rzeczywistości, celem wielu firm staje się stworzenie w pełni elektronicznego biura. Nie inaczej jest w działach księgowych i biurach rachunkowych. Korzystanie z OCR to właściwy krok w kierunku tej rzeczywistości.

Natomiast kolejnym krokiem będzie automatyczne importowanie danych z dokumentu do programu księgowego. A będzie to możliwe za pomocą dokumentu ustrukturyzowanego, który pojawi się wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur.

W kolejnym odcinku z cyklu fram books, książka: „Atomowe nawyki”, autor: James Clear. Oto najważniejsze myśli z tej książki.

Co z tymi nawykami?

Jak wypracować atomowe nawyki?

Zanim będziesz mógł skutecznie wytworzyć nowe nawyki, musisz zapanować nad istniejącymi. Pierwszy krok do zmiany złych nawyków polega na zwróceniu na nie uwagi. Proces zmiany zachowania zawsze zaczyna się od świadomości.

Najpotężniejszą ze wszystkich zdolności sensorycznych człowieka jest zmysł wzroku. Niektórzy eksperci szacują, że za obsługę zmysłu wzroku odpowiada połowa mocy obliczeniowej mózgu.

Jeden z najbardziej praktycznych sposobów na wyzbycie się złego nawyku polega na ograniczeniu kontaktu z sygnałami, które go wywołują. Zatem spraw, by to było niewidoczne – łatwiej jest uniknąć pokusy, niż się jej oprzeć.

W ludzkiej naturze tkwi przestrzeganie prawa najmniejszego wysiłku, które mówi, że przy dokonywaniu wyboru między dwoma podobnymi rozwiązaniami będziemy w naturalny sposób skłaniać się ku wymagającemu mniejszego nakładu pracy. Naszą prawdziwą motywacją są lenistwo i wygodnictwo.

Energia jest dla nas cenna, dlatego mózg został zaprogramowany tak, by ją oszczędzać, kiedy to tylko możliwe. Przeprojektuj swoje życie tak, aby najistotniejsze działania były zarazem najłatwiejszymi.

Zacznij od regularnego robienia prostych rzeczy. Celem jest opanowanie nawyku zaczynania. Zadbaj o łatwy początek, reszta zaś przyjdzie sama. Lepiej zrobić mniej niż zupełnie nic. Powtarzanie czegoś jest jednym z najważniejszych kroków, jakie możesz podjąć w celu przyswojenia nowego nawyku. Powtarzanie stanowi warunek zmiany. Dla kształtowania nawyków ważna jest częstotliwość, a nie czas trwania.

(I can get) satisfaction

Szansa na sukces

Sekret zwiększania szans na sukces polega na wybraniu właściwej dyscypliny. Nawyki są łatwiejsze i przyjemniejsze, jeśli wpisują się w naturalne tendencje i umiejętności. Geny nie decydują o twoim losie. Decydują o tym, w czym masz największe szanse.

Obszary, w których jesteś genetycznie utalentowany, są tymi samymi, w których przestrzeganie nawyków zapewne będzie najbardziej satysfakcjonujące. Powinieneś rozwijać nawyki sprzyjające twojej osobowości. Jeśli przyzwyczajenia mają być trwałe, muszą być przyjemne.

Jeżeli nie możesz znaleźć gry, której zasady ci sprzyjają, stwórz ją. Dobry gracz stara się zwyciężyć w grze, w której biorą udział wszyscy. Wybitny gracz tworzy nową grę, która faworyzuje jego zalety i marginalizuje wady. Wąska specjalizacja to doskonały sposób na wypadek „złych” genów.

Oczywiście geny nie zapewnią ci sukcesu, jeśli nie będziesz pracował. Dlatego pracuj ciężko nad rzeczami, które łatwo ci przychodzą.

Powyższy tekst składa się z fragmentów książki J. Clear „Atomowe nawyki”, wyd. Galaktyka sp. z o.o., Łódź 2019.

Gary Keller, Jay Papasan w książce „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć” przedstawiają koncepcję jednej rzeczy, która może całkowicie zmienić podejście do każdej dziedziny życia i wpłynąć na dokonywane wybory i odnoszone rezultaty. Oto najważniejsze myśli z tej książki.

Czy jedna rzecz to najskuteczniejszy sposób na osiągnięcie tego, na czym nam zależy?

Czy wszystko jest równie ważne?

Skrzynka odbiorcza w programie pocztowym wyznacza rytm dnia wielu ludziom. A przecież najistotniejsze sprawy nie zawsze krzyczą najgłośniej. Sprawy zawsze da się podzielić na te mniej i bardziej istotne, a wśród tych drugich ta jedna będzie bezwzględnie najważniejsza.

W świecie sukcesu nie ma równości. Sukces polega na robieniu wszystkiego, co właściwe, a nie na robieniu właściwie wszystkiego. Im więcej rzeczy robisz, tym mniejsze sukcesy odnosisz w każdej z dziedzin.

Wielozadaniowość to tylko okazja, żeby spaprać więcej rzeczy naraz. Co się dzieje, gdy zajmujemy się dwiema sprawami naraz? Tak naprawdę nie skupiamy się na obydwu tych czynnościach – jedna dzieje się na pierwszym planie, a druga w tle.

Świadomość tego, co należy zrobić, a czego robić nie trzeba, sprawia, że życie staje się łatwiejsze. Zajmowanie się tylko tym, co właściwe, uwalnia od konieczności śledzenia wielu rzeczy naraz. Aby ochronić jedno „tak”, trzeba tysiąc razy powiedzieć „nie”.

Czy wystarczy chcieć?

Wydaje się to bardzo proste: przywołać silną wolę i sukces gwarantowany. Jednak nie dostrzegamy, że siła woli jest zasobem o ograniczonym charakterze, którym należy rozsądnie zarządzać.

Trwonimy siłę woli nieświadomi, iż jej poziom nieustannie się zmienia, pozwalamy jej rozpraszać się nadaremno. Każdego dnia angażujemy się w mnóstwo zadań wyczerpujących naszą siłę woli – podejmowanie decyzji, skupianie się nad czymś czy tłumienie odruchów i emocji.

Niewłaściwe zarządzanie zasobami własnej energii to cichy, podstępny złodziej produktywności. Dlatego nie rozmieniaj energii na drobne – najważniejsze zadanie, jedną rzecz, zrealizuj wcześnie, zanim wyczerpiesz swoje zasoby. Wykorzystaj energię, gdy będzie jak największa, na to, co najistotniejsze.

Czas nie czeka na nikogo

Złe zarządzanie czasem jest jednym z najbardziej zgubnych błędów, jakie można popełnić. Zignorowanie niektórych rzeczy jest niezbędnym kompromisem – ceną za osiągnięcie ponadprzeciętnych efektów. Musisz wybierać sprawy najważniejsze i przeznaczać na nie tyle czasu, ile wymagają.

Takie postępowanie zmusza do radykalnego odejścia od poziomu równowagi w innych kwestiach. W życiu prywatnym lepiej niczego nie marginalizować. W pracy zaś, umiejętna marginalizacja to podstawa.

Twoje życie zawodowe powinno być podzielone na dwa wyraźnie rozgraniczone obszary: to, co się naprawdę liczy, oraz całą resztę. Musisz się zradykalizować, skupić na najważniejszym, i pogodzić z tym, co stanie się z resztą. To cena zawodowego sukcesu.

Zawsze są dziesiątki innych palących spraw do załatwienia. Zawsze. Ludzie, którzy osiągają wybitne rezultaty, nie dokonują tego poprzez dokładanie godzin pracy. Rezerwują czas na swoją jedną rzecz. Udaje się im to dzięki zwiększeniu produktywności w ramach normalnej liczby godzin.

Nie zamawiaj potraw z menu, lecz twórz własne

Zatem jaką jedną rzecz możesz zrobić – ale taką, że gdy będzie zrobiona – wszystko inne stanie się prostsze albo nieistotne? Jaka jest twoja JEDNA rzecz?

Powyższy tekst składa się z fragmentów książki G. Keller, J. Papasan „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, wyd. Galaktyka sp. z o.o., Łódź 2013.