Kategoria: Bez kategorii

Czy jako właściciel małej firmy zastanawiałeś się nad problemami, które uniemożliwiają jej rozwój w taki sposób, jaki byś chciał? Może jednym z nich jest zarządzanie finansami? Zewnętrzny dyrektor finansowy to może być dobre rozwiązanie dla twojej firmy.

Chciałbyś rozwijać swoją firmę, to oczywiste. A nie masz wrażenia, że decyzje podejmujesz po omacku? Z braku prawdziwego obrazu finansowego?

Przecież nie da się po prostu spojrzeć na liczby i powiedzieć: tu są moje największe szanse, a tutaj widzę zagrożenia. A co dopiero powiedzieć o konkretnym planie na rzecz wzrostu, wydajności i dobrej kondycji finansowej?

Poza tym pewnie nie założyłeś swojej firmy dlatego, że uwielbiasz przebierać w liczbach…

Jaka księgowość dzisiaj?

Jasne jest, że twoja księgowość robi dobrą robotę. Musi nadążać za zmieniającymi się przepisami, kwestiami podatkowymi i na czas raportować do budżetu. A jednak może brakować jej wiedzy i doświadczenia, aby tworzyć zestawienia, których potrzebujesz żeby twoja firma rozwijała się i rosła.

Brakuje spojrzenia na twój biznes w inny sposób. Spojrzenia, dzięki któremu dowiesz się, gdzie osiągasz dobre wyniki i masz możliwości rozwoju, a gdzie tylko tracisz swoje pieniądze.

Podejścia, które dostarcza dane finansowe, wraz z ich praktyczną interpretacją i wskazówkami, jak je najlepiej wykorzystać. Będą one nieocenione w tworzeniu i doskonaleniu strategii działania twojej firmy.

W dużych organizacjach takimi sprawami zajmuje się dyrektor finansowy (CFO – Chief Financial Officer). Spina on kwestie księgowości, finansów i controllingu.

A co z małymi, rozwijającymi się firmami, których zwyczajnie nie stać na zatrudnienie dyrektora finansowego na pełen etat? Czy mają jakąś alternatywę? Z jednej strony wysokiej klasy ekspertyza finansowa, a z drugiej – dużo niższe koszty do poniesienia?

Zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO)

W czasie kiedy stajemy się coraz bardziej cyfrowi, technologia odciąża księgowych od żmudnych i powtarzalnych czynności. Jednocześnie daje nowe możliwości rozwoju.

Dlatego księgowość może poszerzyć swoją ofertę dla klienta i oferować specjalistyczne usługi, w zależności od potrzeb klienta. Jedną z takich usług jest zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO).

Oto co wniesie do twojej firmy zewnętrzny dyrektor finansowy (wirtualny CFO):

1. Pomoże stworzyć kluczowe raporty i wskaźniki, specyficzne dla twojej firmy i branży. Dzięki temu zrozumiesz, na czym stoi twoja firma i dokąd zmierza

2. Będzie nadzorował bieżącą księgowość. Zapewni to bezpieczeństwo procedur i rzetelność danych finansowych.

3. Pomoże efektywnie wykorzystać środki pieniężne (przygotuje analizę cash flow)

4. Z jednej strony będzie wspierał ograniczanie kosztów, a z drugiej szukanie możliwości zwiększenia produkcji lub ekspansji

5. Przygotuje budżet i prognozy finansowe

6. Zapewni możliwie najlepsze informacje finansowe do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących przyszłości twojej firmy

Jaka księgowość jutro?

Biura rachunkowe przyszłości będą oferować zintegrowane usługi, które obejmą szerokie spojrzenie na finanse firmy. Jest to wizja, w której księgowy wreszcie nie skupia się już jedynie na rozliczeniach podatkowych.

Staje się wszechstronnym doradcą biznesowym. Jest partnerem dostarczającym kluczowych informacji i spostrzeżeń. Wspiera podejmowanie decyzji przy prowadzeniu biznesu. To księgowy w nowej roli, również w roli zewnętrznego dyrektora finansowego (wirtualnego CFO).

Transformacja cyfrowa to jedno z największych wyzwań przed jakimi stoją obecnie organizacje. Jednak przestała być już ona tylko wyborem, a stała się wręcz biznesowym ultimatum. Nie ma przed nią odwrotu – w myśl zasady „cyfryzuj albo zgiń”.

Transformacja cyfrowa daje nie tylko możliwość przetrwania organizacjom. Umożliwia także rozwój i budowanie pewności w zmiennych czasach.

Fundacja Digital Poland wydała raport na ten temat, opracowany przez ekspertów PwC Polska –  „13 faktów o transformacji cyfrowej… czyli wszystko co chciałbyś wiedzieć o cyfryzacji, ale bałeś się zapytać”. Przyjrzyjmy się jego najciekawszym tezom.

Customer experience (CX) i Employee experience (EX)

W całym procesie cyfryzacji najważniejszy jest – wiadomo – klient. Potrzeby klientów nie ulegają rewolucyjnym zmianom, ale zmieniają się sposoby zaspokajania tych potrzeb. Transformacja wymaga wprowadzenia zmian w kulturze biznesowej, modelu operacyjnym i produktach oferowanych klientom.

Organizacja chce działać sprawniej, efektywniej i szybciej. Wszystko by zapewnić swoim klientom lepsze doświadczenia. Okazuje się, że istnieje niezbędny warunek, aby dostarczać świetne doświadczenia swoim klientom (customer experience, CX).

Jest to dbałość o doświadczenia swoich pracowników (employee experience, EX). A to oznacza, że również pracownicy są w procesie cyfryzacji najważniejsi.

Transformacja cyfrowa wymaga od pracowników nie tylko pozyskania przez nich nowych kompetencji. Potrzebna jest także otwartość na zmiany, naukę i współpracę oraz elastyczność w działaniu.

Transformacją jest również samo przekonanie pracowników. Zmiana ich mentalności, podejścia i utrwalonych sposobów działania.

Dlatego warunkiem sukcesu organizacji staje się podnoszenie kwalifikacji własnych pracowników. Zapobiegnie to wykluczeniu cyfrowemu i zapewni nowe umiejętności na zmieniającym się rynku pracy.

Strategia transformacji cyfrowej dla całej organizacji

Fundamentem udanej transformacji jest strategia. Dzięki niej organizacja dobierze właściwe technologie. Nie te najnowsze, czy najbardziej popularne. Lecz te, które odpowiadają ich potrzebom biznesowym.

Strategia biznesowa musi działać jak latarnia morska. Ma wskazywać właściwy kierunek. Pozwoli ocenić, co jest must-have, a co tylko nice-to-have.

Organizacje mogą działać tradycyjnymi sposobami i usprawniać je za pomocą cyfrowych rozwiązań. Ale mogą też wdrażać zupełnie nowe modele biznesowe. Tworzyć cyfrowe produkty czy usługi w całkowicie nowatorski sposób.

Transformacja cyfrowa dotyka całej organizacji, a nie jedynie wybranego obszaru. To podróż z wieloma połączonymi ze sobą celami pośrednimi.

To droga ku wszechobecnej optymalizacji procesów. Do budowania struktury biznesowej za pomocą odpowiednich mostów. Między np. front-endem, a back-office, czy pomiędzy ludźmi a technologią.

Dane i cyberbezpieczeństwo

Zwiększa się ilość zdigitalizowanych danych. Dane są wszędzie i wszystko jest danymi. Dane stały się jednym z najcenniejszych aktywów. Liczy się ich efektywne pozyskiwanie, zarządzanie nimi i ich wykorzystywanie. Rzecz niezbędna w walce o uwagę i portfele klientów.

Organizacje dostają zupełnie nowe źródła i rodzaje danych. Mogą opomiarować nie tylko działania wewnętrzne, ale także zachowania swoich klientów. A potem mogą analizować je w niemal dowolnych konfiguracjach.

W rezultacie pojawia się konieczność zapewnienia bezpieczeństwa w dużo szerszym zakresie. Należy uwzględnić zarządzanie danymi oraz sposoby ich wykorzystania. Poczucie bezpieczeństwa jest niezbędne, by konsumenci chcieli korzystać ze zdobyczy nowych technologii. Cyberbezpieczeństwo staje się zatem kluczowym obszarem dotyczącym każdej sfery działalności przedsiębiorstwa.

Zmiany, zmiany, zmiany… i ludzie!

Największą siłą napędową transformacji cyfrowej są ludzie i kultura organizacyjna. Kultura, która wspiera twórcze myślenie i współpracę. Kultura, która wpływa na wzrost zaangażowania i odpowiedzialności pracowników za projekty i zadania.

Transformacja cyfrowa to zmiana sposobu myślenia i działania nie tylko w obszarze technologii, ale w odniesieniu do całego biznesu. A u podstaw prawdziwej zmiany znajduje się zawsze człowiek. Jego wola i zdolność do samotransformacji.

Nie wystarczy ludzi wyposażyć w technologie. Muszą być przygotowani do korzystania z nich i być gotowi na zmianę swoich przyzwyczajeń, modelu pracy czy nauki. W przeciwnym razie nie będą chcieli/mogli wykorzystać cyfrowych możliwości robienia czegoś prościej, szybciej czy taniej.

Dlatego w czasie transformacji cyfrowej bardzo dużo uwagi należy poświęcić ludziom. Wyjaśnić dokładnie cel zmian, odpowiedzieć na pojawiające się obawy, budować nowe kompetencje. Tylko wtedy możemy liczyć na sukces i trwałe efekty.

IFAC (Międzynarodowa Federacja Księgowych) wraz z ACCA (Stowarzyszenie Dyplomowanych Księgowych) opublikowały raport „Pokolenie Z oraz przyszłość rachunkowości”. Oto jak raport przedstawia pokolenie Z w księgowości.

Księgowy w nowej roli

Księgowi z pokolenia Z widzą pełną transformację roli zawodu księgowego. To jest kluczowy wniosek z całego raportu.

Oznacza to, że księgowi będą pełnić przede wszystkim role zaufanych doradców biznesowych. Będą stać na straży zrównoważonego zarządzania i rozwoju firm. Staną się ekspertami w temacie danych i technologii.

Jak wykorzystać potencjał pokolenia Z w księgowości?

Pokolenie Z to pokolenie urodzonych po 1995 roku, wkraczające właśnie na rynek pracy. To ludzie dorastający w świecie nowoczesnych technologii. Dla nich cyfrowy świat istnieje od zawsze.

Oto cechy tego pokolenia, jego potencjał oraz wskazówki dla pracodawców, jak go wykorzystać:

Możliwości kariery pokolenia Z w księgowości

W jakich zatem obszarach będzie szukało swojego miejsca pokolenie Z w księgowości? Gdzie znajdą szanse na rozwój atrakcyjnych ścieżek kariery, gdy już technologia zatrze podział miedzy pracą ludzi i maszyn?

Oto kilka z takich możliwości:

• CYFROWY GRACZ

W księgowości pojawia się coraz więcej stanowisk zorientowanych na technologię. Tam członkowie pokolenia Z mogą wykorzystać swoje „cyfrowe umiejętności” do rozwiązywania rzeczywistych problemów biznesowych. Stosowanie technologii pozwoli przeprojektować procesy i zwiększy możliwości analizy. A wszystko to wpłynie na wzrost efektywności biznesowej.

• NAWIGATOR DANYCH

Kluczowym elementem tworzenia przewagi konkurencyjnej staje się pozyskiwanie wartościowych informacji. A później mądre ich wykorzystywanie. Źródła danych rozrastają się. Dlatego stwarza to wykładnicze możliwości uzyskiwania pogłębionych i szybszych analiz. A to wspiera podejmowanie decyzji, formułowanie konkurencyjnych strategii i zarządzanie ryzykiem.

• TRANSFORMATOR BIZNESU

Dzięki narzędziom i technologiom, które wspierają zmiany biznesowe, rośnie obszar możliwości w całym zawodzie. Pracownicy z pokolenia Z mogą pełnić nowe role wewnątrz organizacji, ale także role zewnętrzne. Na przykład, świadcząc usługi konsultingowe i doradcze.

• PIONIER ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU

Przed księgowymi stają coraz większe szanse na pracę w obszarze zarządzania wynikami w organizacji. Służyć to będzie tworzeniu długoterminowej wartości firmy. Odpowiedzialność za rozliczanie firmy nie ograniczy się już tylko do sporządzania bilansu. Dlatego liczyć się będzie wsparcie w realizacji planów, których zrównoważone firmy potrzebują w dłuższej perspektywie.

Technologia jako game changer

Pokolenie Z w księgowości widzi technologię jako prawdziwy game changer, który zmieni podstawowe role w zawodzie. Umożliwi to także księgowym tworzenie zupełnie nowej wartości. Technologia wywoła ponowny podział obowiązków. Procesy i czynności zostaną przeprojektowane, aby optymalnie zintegrować pracę ludzi z nowymi możliwościami cyfrowymi.

Natomiast podstawowe cechy rachunkowości przetrwają. Finanse są uniwersalnym językiem biznesu. Jednak firmy, które nie nadążą z wdrażaniem technologii znajdą się pod presją. Będą musiały przyśpieszyć kroku na cyfrowej drodze. W przeciwnym razie, wchodzące na rynek pracy młode talenty po prostu ich nie wybiorą.

E-faktury to kolejny etap cyfryzacji podatków w Polsce. W Unii Europejskiej pionierem we wprowadzaniu automatycznych e-faktur są Włochy. Tam głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania było zapobieganie oszustwom związanym z VAT.

Oczywiście z punktu widzenia organów podatkowych, uszczelnienie systemu VAT to najważniejszy motyw wprowadzenia e-faktur. Jednak z punktu widzenia prowadzenia biznesu, wprowadzane przepisy bez wątpienia ułatwią rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. A co to oznacza dla branży księgowej?

Czym są e-faktury?

E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane, znajdą się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najpierw podatnik przygotuje fakturę sprzedaży w swoim programie finansowo-księgowym, a następnie prześle do KSeF (interfejsem API). System umożliwi odbiór faktur od strony zakupu.

Czym różni się faktura w formacie pdf od e-faktury?

W tym miejscu ważne jest dodanie rozróżnienia dotyczącego faktur w wersji cyfrowej. Generalnie można je podzielić na dwie kategorie:

• Wizualne faktury cyfrowe, czyli dokumenty w formacie cyfrowym (np. pdf, jpg). Powstają po zeskanowania tradycyjnej faktury papierowej lub zapisaniu jej w wersji elektronicznej, wprost z programu do wystawiania faktur. Taka forma pozwala na szybkie zapoznanie się z jej treścią. Natomiast mechanizm OCR umożliwia automatyczne przetwarzanie informacji zawartych na fakturze. Do tego możemy ją z łatwością przesyłać za pośrednictwem  sieci komputerowych (w postaci pliku)
• E-faktury to dokumenty w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Od wystawienia, po odbiór. Zapewni to automatyczny odczyt danych bezpośrednio w systemach komputerowych. Ważne jest ich przetwarzanie, a nie aspekt wizualny.

Co zmieni KSeF?

Dokumenty będą przechowywane w bazie danych ministerstwa. Zmniejszą się zatem obowiązki po stronie podatnika. Odpadnie obowiązek przechowywania faktur. Żadnego udostępniania ich podczas kontroli czy przesyłania na żądanie organów.

Z drugiej strony zwiększy się bezpieczeństwo. Faktura nie zginie, nie zniszczy się. Koniec z wystawianiem duplikatów. Obieg dokumentów zdecydowanie przyspieszy. Przedsiębiorcy zyskają pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Do tego koniec drukowania, wysyłania, wewnętrznego obiegu czy archiwizacji.

Proces fakturowania zostanie ustandaryzowany i uproszczony. E-faktury będą wystawiane według jednego wzorca. Umożliwi to automatyczny odczyt danych. Wyeliminuje odczytywanie wizualnej formy (OCR), czy ręczne wprowadzania do systemu. Oszczędzimy czas i ograniczymy ilość błędów.

Jakie terminy?

Na razie e-faktury to jedna z form dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i elektronicznych. Jednak od 1.07.2024 r. e-faktury będą obowiązkowe.

Oznacza to nie tylko koniec ręcznego fakturowania. To także coraz większa automatyzacja procesów. Wprowadzanie systemów online i wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji. Rewolucja technologiczna w branży księgowej przyspiesza.

OCR w księgowości trzeba zacząć od rozszyfrowania skrótu OCR. Z języka angielskiego „optical character recognition” to optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to technologia, która rozpoznaje tekst z zeskanowanego dokumentu, zdjęcia lub obrazu. Technologia nie jest nowa. Jednak w ciągu ostatnich 10 lat poprawiła się szybkość i dokładność OCR.

Oprogramowanie oparte na OCR potrafi wyciągnąć dane z dokumentu, a następnie zamienić je w dane tekstowe. A te z kolei można edytować, przeszukiwać i przetwarzać. Wszystko to odbywa się przy minimalnej interwencji człowieka.

Obecnie OCR służy do automatycznego wprowadzania danych czy rozpoznawania wzorców. Pomaga w zamianie tekstu na mowę czy w tłumaczeniu maszynowym. Technika jest bardzo przydatna przy digitalizacji zasobów bibliotek.

OCR w księgowości

Skończy się czas przepisywania danych z faktur papierowych do systemu. OCR umożliwia automatyczne ich wprowadzanie. Jedyne co pozostanie, to ich weryfikacja.

Zniknie żmudne, ręczne wprowadzanie danych z papieru do systemu komputerowego. Przecież nie jest to ani ambitne zajęcie, a już na pewno nie tworzy żadnej wartości. W zasadzie jest to jedynie przenoszenie tych samych danych z jednego miejsca w drugie. Czyli aż prosi się o automatyzację tego procesu.

Dokumenty papierowe są skanowane do oprogramowania OCR w celu przetworzenia. Natomiast dokumenty cyfrowe mogą automatycznie przechodzić przez ten system. Przy okazji zmniejszy się ryzyko błędów w trakcie wprowadzania danych.

Cyfryzacja księgowości

Księgowi w tym czasie chętnie zajmą się zadaniami przynoszącymi faktyczną wartość. Zadaniami, które są związane z ich kompetencjami. Gdzie będą mogli wykorzystać swoje spostrzeżenia i fachową wiedzę. A to przełoży się na wzrost zaangażowania w pracę. W końcu przyjemniej jest wykonywać obowiązki, którymi jesteś bardziej zainteresowany.

Funkcja OCR w księgowości umożliwia przekształcenie papierowej dokumentacji w wersję cyfrową. Jeśli klient dostarczy dokumenty w formie elektronicznej, to na żadnym etapie pracy nie ma potrzeby ich drukowania. Zniknie potrzeba posiadania coraz większej przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych. Zatem korzystanie z OCR wpisuje się również w inicjatywy przyjazne środowisku.

W czasach cyfryzacji rzeczywistości, celem wielu firm staje się stworzenie w pełni elektronicznego biura. Nie inaczej jest w działach księgowych i biurach rachunkowych. Korzystanie z OCR to właściwy krok w kierunku tej rzeczywistości.

Natomiast kolejnym krokiem będzie automatyczne importowanie danych z dokumentu do programu księgowego. A będzie to możliwe za pomocą dokumentu ustrukturyzowanego, który pojawi się wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur.

W kolejnym odcinku z cyklu fram books, książka: „Atomowe nawyki”, autor: James Clear. Oto najważniejsze myśli z tej książki.

Co z tymi nawykami?

Niewiele spraw ma większy wpływ na nasze życie niż codzienne zwyczaje. Sukces jest pokłosiem codziennych nawyków, a nie jednorazowych, doniosłych życiowych przemian.

Jednak bardzo łatwo jest nam przecenić rolę jednego, decydującego momentu, a jednocześnie nie dostrzegać wartości drobnych, codziennych usprawnień. A to właśnie nie o pojedyncze osiągnięcie chodzi, lecz o cykl nieustannego doskonalenia i ciągłego rozwoju.

Początki wszystkich wielkich rzeczy są skromne, a ziarnem każdego nawyku jest jedna, mała decyzja. Niestety wprowadzając kilka drobnych zmian i nie widząc szybko mierzalnych rezultatów bardzo łatwo jest to porzucić. Dlatego mistrzostwo wymaga cierpliwości.

Jak wypracować atomowe nawyki?

Zanim będziesz mógł skutecznie wytworzyć nowe nawyki, musisz zapanować nad istniejącymi. Pierwszy krok do zmiany złych nawyków polega na zwróceniu na nie uwagi. Proces zmiany zachowania zawsze zaczyna się od świadomości.

Najpotężniejszą ze wszystkich zdolności sensorycznych człowieka jest zmysł wzroku. Niektórzy eksperci szacują, że za obsługę zmysłu wzroku odpowiada połowa mocy obliczeniowej mózgu.

Jeden z najbardziej praktycznych sposobów na wyzbycie się złego nawyku polega na ograniczeniu kontaktu z sygnałami, które go wywołują. Zatem spraw, by to było niewidoczne – łatwiej jest uniknąć pokusy, niż się jej oprzeć.

W ludzkiej naturze tkwi przestrzeganie prawa najmniejszego wysiłku, które mówi, że przy dokonywaniu wyboru między dwoma podobnymi rozwiązaniami będziemy w naturalny sposób skłaniać się ku wymagającemu mniejszego nakładu pracy. Naszą prawdziwą motywacją są lenistwo i wygodnictwo.

Energia jest dla nas cenna, dlatego mózg został zaprogramowany tak, by ją oszczędzać, kiedy to tylko możliwe. Przeprojektuj swoje życie tak, aby najistotniejsze działania były zarazem najłatwiejszymi.

Zacznij od regularnego robienia prostych rzeczy. Celem jest opanowanie nawyku zaczynania. Zadbaj o łatwy początek, reszta zaś przyjdzie sama. Lepiej zrobić mniej niż zupełnie nic. Powtarzanie czegoś jest jednym z najważniejszych kroków, jakie możesz podjąć w celu przyswojenia nowego nawyku. Powtarzanie stanowi warunek zmiany. Dla kształtowania nawyków ważna jest częstotliwość, a nie czas trwania.

(I can get) satisfaction

O wiele więcej obwodów nerwowych w mózgu jest odpowiedzialnych za pragnienie nagród, niż za zadowolenie z nich. Im bardziej czegoś oczekujesz, tym większy wyrzut dopaminy.

Musimy dbać o atrakcyjność nawyków, gdyż do działania motywuje nas przede wszystkim oczekiwanie satysfakcjonującego doświadczenia. Jesteśmy bardziej skłonni powtarzać jakieś zachowanie, jeśli wiąże się ono z przyjemnymi doświadczeniami.

Najskuteczniejszym motywatorem jest postęp. Każde małe zwycięstwo podsyca apetyt na więcej. Śledzenie nawyków może być samoistną formą nagrody. Skupiasz się na procesie, nie na rezultacie. 

Stracone dni szkodzą bardziej, niż te udane pomagają, dlatego ważne jest nie przerywać łańcucha. Ludzki umysł chce wygrać, bez względu na rodzaj gry.

Szansa na sukces

Sekret zwiększania szans na sukces polega na wybraniu właściwej dyscypliny. Nawyki są łatwiejsze i przyjemniejsze, jeśli wpisują się w naturalne tendencje i umiejętności. Geny nie decydują o twoim losie. Decydują o tym, w czym masz największe szanse.

Obszary, w których jesteś genetycznie utalentowany, są tymi samymi, w których przestrzeganie nawyków zapewne będzie najbardziej satysfakcjonujące. Powinieneś rozwijać nawyki sprzyjające twojej osobowości. Jeśli przyzwyczajenia mają być trwałe, muszą być przyjemne.

Jeżeli nie możesz znaleźć gry, której zasady ci sprzyjają, stwórz ją. Dobry gracz stara się zwyciężyć w grze, w której biorą udział wszyscy. Wybitny gracz tworzy nową grę, która faworyzuje jego zalety i marginalizuje wady. Wąska specjalizacja to doskonały sposób na wypadek „złych” genów.

Oczywiście geny nie zapewnią ci sukcesu, jeśli nie będziesz pracował. Dlatego pracuj ciężko nad rzeczami, które łatwo ci przychodzą.

Powyższy tekst składa się z fragmentów książki J. Clear „Atomowe nawyki”, wyd. Galaktyka sp. z o.o., Łódź 2019.

Gary Keller, Jay Papasan w książce „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć” przedstawiają koncepcję jednej rzeczy, która może całkowicie zmienić podejście do każdej dziedziny życia i wpłynąć na dokonywane wybory i odnoszone rezultaty. Oto najważniejsze myśli z tej książki.

Czy jedna rzecz to najskuteczniejszy sposób na osiągnięcie tego, na czym nam zależy?

Dowody na efektywność zasady jednej rzeczy są wszędzie. Firmy święcące wyjątkowe triumfy zawsze zawdzięczają to jednemu produktowi, który przynosi im największą popularność, bądź wyjątkowe zyski.

Najlepsze firmy zawsze zadają jedno, zasadnicze pytanie: „Na co stawiamy?”.

Także wielu nieprzeciętnych ludzi napędza jedna emocja – ta jedna umiejętność, która przyćmiewa wszystkie inne i motywuje do działania. Zamiłowanie do czegoś sprawia, że poświęcają temu nieproporcjonalnie wiele czasu, co przekłada się na doskonalenie umiejętności, a w efekcie coraz lepsze rezultaty.

Czy wszystko jest równie ważne?

Skrzynka odbiorcza w programie pocztowym wyznacza rytm dnia wielu ludziom. A przecież najistotniejsze sprawy nie zawsze krzyczą najgłośniej. Sprawy zawsze da się podzielić na te mniej i bardziej istotne, a wśród tych drugich ta jedna będzie bezwzględnie najważniejsza.

W świecie sukcesu nie ma równości. Sukces polega na robieniu wszystkiego, co właściwe, a nie na robieniu właściwie wszystkiego. Im więcej rzeczy robisz, tym mniejsze sukcesy odnosisz w każdej z dziedzin.

Wielozadaniowość to tylko okazja, żeby spaprać więcej rzeczy naraz. Co się dzieje, gdy zajmujemy się dwiema sprawami naraz? Tak naprawdę nie skupiamy się na obydwu tych czynnościach – jedna dzieje się na pierwszym planie, a druga w tle.

Świadomość tego, co należy zrobić, a czego robić nie trzeba, sprawia, że życie staje się łatwiejsze. Zajmowanie się tylko tym, co właściwe, uwalnia od konieczności śledzenia wielu rzeczy naraz. Aby ochronić jedno „tak”, trzeba tysiąc razy powiedzieć „nie”.

Czy wystarczy chcieć?

Wydaje się to bardzo proste: przywołać silną wolę i sukces gwarantowany. Jednak nie dostrzegamy, że siła woli jest zasobem o ograniczonym charakterze, którym należy rozsądnie zarządzać.

Trwonimy siłę woli nieświadomi, iż jej poziom nieustannie się zmienia, pozwalamy jej rozpraszać się nadaremno. Każdego dnia angażujemy się w mnóstwo zadań wyczerpujących naszą siłę woli – podejmowanie decyzji, skupianie się nad czymś czy tłumienie odruchów i emocji.

Niewłaściwe zarządzanie zasobami własnej energii to cichy, podstępny złodziej produktywności. Dlatego nie rozmieniaj energii na drobne – najważniejsze zadanie, jedną rzecz, zrealizuj wcześnie, zanim wyczerpiesz swoje zasoby. Wykorzystaj energię, gdy będzie jak największa, na to, co najistotniejsze.

Czas nie czeka na nikogo

Złe zarządzanie czasem jest jednym z najbardziej zgubnych błędów, jakie można popełnić. Zignorowanie niektórych rzeczy jest niezbędnym kompromisem – ceną za osiągnięcie ponadprzeciętnych efektów. Musisz wybierać sprawy najważniejsze i przeznaczać na nie tyle czasu, ile wymagają.

Takie postępowanie zmusza do radykalnego odejścia od poziomu równowagi w innych kwestiach. W życiu prywatnym lepiej niczego nie marginalizować. W pracy zaś, umiejętna marginalizacja to podstawa.

Twoje życie zawodowe powinno być podzielone na dwa wyraźnie rozgraniczone obszary: to, co się naprawdę liczy, oraz całą resztę. Musisz się zradykalizować, skupić na najważniejszym, i pogodzić z tym, co stanie się z resztą. To cena zawodowego sukcesu.

Zawsze są dziesiątki innych palących spraw do załatwienia. Zawsze. Ludzie, którzy osiągają wybitne rezultaty, nie dokonują tego poprzez dokładanie godzin pracy. Rezerwują czas na swoją jedną rzecz. Udaje się im to dzięki zwiększeniu produktywności w ramach normalnej liczby godzin.

Nie zamawiaj potraw z menu, lecz twórz własne

Wielkie marzenia są nieodłącznym składnikiem ponadprzeciętnego sukcesu. W trakcie realizacji wielkiego, dalekosiężnego celu sam także staniesz się większy. Wiedza przyciąga wiedzę, a umiejętności rodzą kolejne umiejętności.

Droga do mistrzostwa nie kończy się nigdy i nigdy nie przestaje przynosić korzyści. Jesteśmy mistrzami w tym, co za nami, i uczniami w tym, co nas czeka.

Wielkość wymusza rozwój. Nie obawiaj się sięgać daleko. Bój się raczej przeciętności. Marnotrawstwa. Niewykorzystanych życiowych okazji.

Jeśli odwaga nie jest brakiem lęku, lecz zdolnością jego przezwyciężania, to odważne myślenie nie jest brakiem wątpliwości, lecz umiejętnością ich pokonywania.

Zatem jaką jedną rzecz możesz zrobić – ale taką, że gdy będzie zrobiona – wszystko inne stanie się prostsze albo nieistotne? Jaka jest twoja JEDNA rzecz?

Powyższy tekst składa się z fragmentów książki G. Keller, J. Papasan „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, wyd. Galaktyka sp. z o.o., Łódź 2013.

Rozwiązania technologiczne nieodwracalnie zmieniają naszą rzeczywistość. Księgowość nie jest wyjątkiem. Oto najważniejsze trendy w branży księgowej, związane z rozwojem nowych technologii.

Zmiany zmiany

Prowadzisz biuro rachunkowe. Zawsze masz co robić – przepisy zmieniają się nieustannie, a trzeba nadążać i być na bieżąco.

Jednak zamknięci w swojej bańce możemy nie zauważać, że w tle niezwykle dynamicznie zmienia się także cały świat. Dzieje się rewolucja technologiczna, która na zawsze odmieni świat księgowości jaki znamy, i do którego jesteśmy przyzwyczajeni.

A przecież jako przedsiębiorcy prowadzący biznes księgowy, też musimy nadążać. W przeciwnym razie nasza konkurencja wsiądzie w pociąg jadący ku przyszłości, a my zostaniemy sami na „biznesowym” peronie. Zresztą trzymając się kolejowych analogii, trzeba przyznać, że nadchodzące zmiany przypominają raczej pociąg dużych prędkości Te-Że-We, niż naszego poczciwego „żółtka” (jakoś ten mi przyszedł od razu na myśl).

Oczywiście, że to nowe technologie wpływają na kierunki rozwoju całej branży księgowości. To one zdeterminują to w jaki sposób będziemy wykonywać pewne czynności i w końcu zmuszą nas do zapytania dlaczego w ogólne to robimy.

A to doprowadzi do przedefiniowania zawodu księgowego i roli biura rachunkowego na rynku.

Przyjrzyjmy się zatem temu, co czeka nas – przedsiębiorców działających w księgowości. Oto najważniejsze trendy w branży księgowej.

Rozwiązania chmurowe

Dziś wszystko jest w chmurze, czyli rozległej sieci serwerów, połączonych ze sobą i działających jak jeden ekosystem. Chmura umożliwia przechowywanie danych i zarządzanie nimi, obsługiwanie aplikacji czy dostarczanie różnego rodzaju usług.

Może to być przechowywanie zdjęć, oglądanie filmów, słuchanie muzyki lub korzystanie z poczty elektronicznej, czy sieci społecznościowych. Nie trzeba już korzystać z danych i plików na jednym komputerze osobistym – teraz mamy do nich dostęp z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem, gdzie chcemy i kiedy chcemy.

Nie inaczej jest z programami wykorzystywanymi w księgowości – one także coraz częściej oparte są na chmurze. Działając w chmurze dostajemy dostęp do danych i możliwość ich modyfikacji w dowolnym miejscu i czasie. Do tego kilka osób może działać jednocześnie.

Współpraca w zespole staje się przez to łatwiejsza – unikamy wymiany maili, tworzenia kopii zapasowych itp. Przenosimy procesy online, dzięki czemu oszczędzamy i czas i pieniądze, bo wiadomo, że czas to pieniądz?

Pamiętajmy, że trend dotyczy wszystkich, więc także i naszych klientów, którzy w swojej działalności też przenoszą się na chmurę, wykorzystując oprogramowanie księgowe w połączeniu z różnymi innymi zintegrowanymi aplikacjami. A my jako księgowi musimy nadążać za technologicznymi oczekiwaniami swoich klientów, aby być w stanie doradzić im, jak najlepiej zmaksymalizować integrację.

Praca zdalna

Jeszcze niedawno niewiele firm pracowało zdalnie, jednak pandemia wiele zmieniła w tym temacie. Dotyczy to również branży księgowej, gdzie pracownicy nie muszą już przebywać w tym samym miejscu, aby wykonywać swoje zadania.

Zamiast tego mogą korzystać z wspomnianych wcześniej aplikacji opartych na chmurze, a współpraca może odbywać się za pomocą narzędzi typu Zoom, zapewniających łatwą komunikację pomiędzy pracownikami. Daje to swobodę działania z dowolnego miejsca i wybór elastycznych godzin pracy.

Dużym wyzwaniem będzie stworzenie odpowiedniego modelu pracy własnego zespołu, uwzględniający tzw. home office. Wypracowanie modelu hybrydowego, który zapewni właściwe zbalansowanie pracy zdalnej.

Takiego, który z jednej strony pozwoli uniknąć jej negatywnych stron (osamotnienia czy wykluczenia), a z drugiej – umożliwi czerpanie z korzyści, które oferuje (oszczędność czasu, integracja życia zawodowego i prywatnego).

Automatyzacja i sztuczna inteligencja (AI)

Dzięki wspomnianej rewolucji technologicznej, znaczenie sztucznej inteligencji w księgowości stale rośnie – optymalizowane są zadania administracyjne i procesy księgowe. Uwalnia to księgowych od uciążliwych, powtarzalnych i czasochłonnych zadań manualnych.

Algorytmy sztucznej inteligencji umożliwiają maszynom i robotom wykonywanie tych rutynowych czynności. Do tego sztuczna inteligencja przyspiesza procesy, redukuje błędy i poprawia jakość pracy.

Oczywiście włączenie wspomnianych rozwiązań technicznych do rutynowych działań biznesowych będzie wymagać czasu i odpowiednich szkoleń personelu. Jednak właściwie wdrożona automatyzacja w biurze rachunkowym zapewni księgowym ogromne możliwości i przeniesie ich pracę na zupełnie inny poziom.

Księgowi w nowej roli

Wyeliminowanie ręcznych i powtarzalnych zadań otwiera przed firmami księgowymi możliwości spędzania większej ilości czasu na analizie danych, dostarczaniu spostrzeżeń wspierających podejmowanie decyzji i doradzaniu swoim klientom. Pozwoli to firmom księgowym na oferowanie swoim klientom specjalistycznych usług, w zależności od ich potrzeb.

To może być m.in. prognoza cash flow, analiza ryzyka, analiza rentowności, analiza kosztów, reengineering procesów biznesowych czy restrukturyzacja zadłużenia…

Zatem biura rachunkowe otrzymają niepowtarzalną okazję do nawiązania silniejszych relacji ze swoimi klientami i przedstawienia jaką wartość mogą im zaoferować – mocno wykraczającą poza przygotowywanie i składanie zeznań podatkowych.

Skupienie się na bardziej złożonych kwestiach i dogłębnych analizach oraz wspomaganie podejmowania decyzji to wszystko zdecydowanie rozszerza zakres kompetencji księgowego. Z księgowego transakcyjnego staje się on wszechstronnym doradcą biznesowym!

Jasne – samo się to nie zadzieje – księgowi muszą skupić się zarówno na podnoszeniu swoich kwalifikacji i kompetencji, jak i na skutecznej komunikacji z klientem i proaktywnym docieraniu do wniosków i informacji.

Najważniejsze trendy w branży księgowej, wizja zawodu księgowego i nowa rola biura rachunkowego na rynku to nie lada wyzwanie… To co, wsiadasz?