E-faktury to kolejny etap cyfryzacji podatków w Polsce. W Unii Europejskiej pionierem we wprowadzaniu automatycznych e-faktur są Włochy. Tam głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania było zapobieganie oszustwom związanym z VAT.
Oczywiście z punktu widzenia organów podatkowych, uszczelnienie systemu VAT to najważniejszy motyw wprowadzenia e-faktur. Jednak z punktu widzenia prowadzenia biznesu, wprowadzane przepisy bez wątpienia ułatwią rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. A co to oznacza dla branży księgowej?
Czym są e-faktury?
E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane, znajdą się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najpierw podatnik przygotuje fakturę sprzedaży w swoim programie finansowo-księgowym, a następnie prześle do KSeF (interfejsem API). System umożliwi odbiór faktur od strony zakupu.
Czym różni się faktura w formacie pdf od e-faktury?
W tym miejscu ważne jest dodanie rozróżnienia dotyczącego faktur w wersji cyfrowej. Generalnie można je podzielić na dwie kategorie:
- Wizualne faktury cyfrowe, czyli dokumenty w formacie cyfrowym (np. pdf, jpg). Powstają po zeskanowania tradycyjnej faktury papierowej lub zapisaniu jej w wersji elektronicznej, wprost z programu do wystawiania faktur. Taka forma pozwala na szybkie zapoznanie się z jej treścią. Natomiast mechanizm OCR umożliwia automatyczne przetwarzanie informacji zawartych na fakturze. Do tego możemy ją z łatwością przesyłać za pośrednictwem sieci komputerowych (w postaci pliku)
- E-faktury to dokumenty w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Od wystawienia, po odbiór. Zapewni to automatyczny odczyt danych bezpośrednio w systemach komputerowych. Ważne jest ich przetwarzanie, a nie aspekt wizualny.
Co zmieni KSeF?
Dokumenty będą przechowywane w bazie danych ministerstwa. Zmniejszą się zatem obowiązki po stronie podatnika. Odpadnie obowiązek przechowywania faktur. Żadnego udostępniania ich podczas kontroli czy przesyłania na żądanie organów.
Z drugiej strony zwiększy się bezpieczeństwo. Faktura nie zginie, nie zniszczy się. Koniec z wystawianiem duplikatów. Obieg dokumentów zdecydowanie przyspieszy. Przedsiębiorcy zyskają pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Do tego koniec drukowania, wysyłania, wewnętrznego obiegu czy archiwizacji.
Proces fakturowania zostanie ustandaryzowany i uproszczony. E-faktury będą wystawiane według jednego wzorca. Umożliwi to automatyczny odczyt danych. Wyeliminuje odczytywanie wizualnej formy (OCR), czy ręczne wprowadzania do systemu. Oszczędzimy czas i ograniczymy ilość błędów.
Jakie terminy?
Na razie e-faktury to jedna z form dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i elektronicznych. Jednak od 1.07.2024 r. e-faktury będą obowiązkowe.
Oznacza to nie tylko koniec ręcznego fakturowania. To także coraz większa automatyzacja procesów. Wprowadzanie systemów online i wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji. Rewolucja technologiczna w branży księgowej przyspiesza.
