OCR w księgowości trzeba zacząć od rozszyfrowania skrótu OCR. Z języka angielskiego „optical character recognition” to optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to technologia, która rozpoznaje tekst z zeskanowanego dokumentu, zdjęcia lub obrazu. Technologia nie jest nowa. Jednak w ciągu ostatnich 10 lat poprawiła się szybkość i dokładność OCR.

Oprogramowanie oparte na OCR potrafi wyciągnąć dane z dokumentu, a następnie zamienić je w dane tekstowe. A te z kolei można edytować, przeszukiwać i przetwarzać. Wszystko to odbywa się przy minimalnej interwencji człowieka.

Obecnie OCR służy do automatycznego wprowadzania danych czy rozpoznawania wzorców. Pomaga w zamianie tekstu na mowę czy w tłumaczeniu maszynowym. Technika jest bardzo przydatna przy digitalizacji zasobów bibliotek.

OCR w księgowości

Skończy się czas przepisywania danych z faktur papierowych do systemu. OCR umożliwia automatyczne ich wprowadzanie. Jedyne co pozostanie, to ich weryfikacja.

Zniknie żmudne, ręczne wprowadzanie danych z papieru do systemu komputerowego. Przecież nie jest to ani ambitne zajęcie, a już na pewno nie tworzy żadnej wartości. W zasadzie jest to jedynie przenoszenie tych samych danych z jednego miejsca w drugie. Czyli aż prosi się o automatyzację tego procesu.

Dokumenty papierowe są skanowane do oprogramowania OCR w celu przetworzenia. Natomiast dokumenty cyfrowe mogą automatycznie przechodzić przez ten system. Przy okazji zmniejszy się ryzyko błędów w trakcie wprowadzania danych.

Cyfryzacja księgowości

Księgowi w tym czasie chętnie zajmą się zadaniami przynoszącymi faktyczną wartość. Zadaniami, które są związane z ich kompetencjami. Gdzie będą mogli wykorzystać swoje spostrzeżenia i fachową wiedzę. A to przełoży się na wzrost zaangażowania w pracę. W końcu przyjemniej jest wykonywać obowiązki, którymi jesteś bardziej zainteresowany.

Funkcja OCR w księgowości umożliwia przekształcenie papierowej dokumentacji w wersję cyfrową. Jeśli klient dostarczy dokumenty w formie elektronicznej, to na żadnym etapie pracy nie ma potrzeby ich drukowania. Zniknie potrzeba posiadania coraz większej przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych. Zatem korzystanie z OCR wpisuje się również w inicjatywy przyjazne środowisku.

W czasach cyfryzacji rzeczywistości, celem wielu firm staje się stworzenie w pełni elektronicznego biura. Nie inaczej jest w działach księgowych i biurach rachunkowych. Korzystanie z OCR to właściwy krok w kierunku tej rzeczywistości.

Natomiast kolejnym krokiem będzie automatyczne importowanie danych z dokumentu do programu księgowego. A będzie to możliwe za pomocą dokumentu ustrukturyzowanego, który pojawi się wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur.