Prowadzimy biuro rachunkowe. Zawsze jest co robić – przepisy zmieniają się nieustannie, a trzeba nadążać i być na bieżąco. Jednak zamknięci w swojej bańce możemy nie zauważać, że w tle niezwykle dynamicznie zmienia się także cały świat. Dzieje się rewolucja technologiczna, która na zawsze odmieni świat księgowości jaki znamy, i do którego jesteśmy przyzwyczajeni.

A przecież jako przedsiębiorcy prowadzący biznes księgowy, też musimy nadążać. W przeciwnym razie nasza konkurencja wsiądzie w pociąg jadący ku przyszłości, a my zostaniemy sami na „biznesowym” peronie. Zresztą trzymając się kolejowych analogii, trzeba przyznać, że nadchodzące zmiany przypominają raczej pociąg dużych prędkości Te-Że-We, niż naszego poczciwego „żółtka” (jakoś ten mi przyszedł od razu na myśl).

Oczywiście, że to nowe technologie wpływają na kierunki rozwoju całej branży księgowości. To one zdeterminują to w jaki sposób będziemy wykonywać pewne czynności i w końcu zmuszą nas do zapytania dlaczego w ogólne to robimy. A to doprowadzi do przedefiniowania zawodu księgowego i roli biura rachunkowego na rynku. Przyjrzyjmy się zatem temu, co czeka nas – przedsiębiorców działających w branży księgowej.

Rozwiązania chmurowe

Dziś wszystko jest w chmurze, czyli rozległej sieci serwerów, połączonych ze sobą i działających jak jeden ekosystem. Chmura umożliwia przechowywanie danych i zarządzanie nimi, obsługiwanie aplikacji czy dostarczanie różnego rodzaju usług. Może to być przechowywanie zdjęć, oglądanie filmów, słuchanie muzyki lub korzystanie z poczty elektronicznej, czy sieci społecznościowych. Nie trzeba już korzystać z danych i plików na jednym komputerze osobistym – teraz mamy do nich dostęp z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem, gdzie chcemy i kiedy chcemy.

Nie inaczej jest z programami wykorzystywanymi w księgowości – one także coraz częściej oparte są na chmurze. Działając w chmurze dostajemy dostęp do danych i możliwość ich modyfikacji w dowolnym miejscu i czasie. Do tego kilka osób może działać jednocześnie. Współpraca w zespole staje się przez to łatwiejsza – unikamy wymiany maili, tworzenia kopii zapasowych itp. Przenosimy procesy online, dzięki czemu oszczędzamy i czas i pieniądze, bo wiadomo, że czas to pieniądz😊

Pamiętajmy, że trend dotyczy wszystkich, więc także i naszych klientów, którzy w swojej działalności też przenoszą się na chmurę, wykorzystując oprogramowanie księgowe w połączeniu z różnymi innymi zintegrowanymi aplikacjami. A my jako księgowi musimy nadążać za technologicznymi oczekiwaniami swoich klientów, aby być w stanie doradzić im, jak najlepiej zmaksymalizować integrację.

Praca zdalna

Jeszcze niedawno niewiele firm pracowało zdalnie, jednak pandemia wiele zmieniła w tym temacie. Dotyczy to również branży księgowej, gdzie pracownicy nie muszą już przebywać w tym samym miejscu, aby wykonywać swoje zadania. Zamiast tego mogą korzystać z wspomnianych wcześniej aplikacji opartych na chmurze, a współpraca może odbywać się za pomocą narzędzi typu Zoom, zapewniających łatwą komunikację pomiędzy pracownikami. Daje to swobodę działania z dowolnego miejsca i wybór elastycznych godzin pracy.

Dużym wyzwaniem będzie stworzenie odpowiedniego modelu pracy własnego zespołu, uwzględniający tzw. home office. Wypracowanie modelu hybrydowego, który zapewni właściwe zbalansowanie pracy zdalnej. Takiego, który z jednej strony pozwoli uniknąć jej negatywnych stron (osamotnienia czy wykluczenia), a z drugiej – umożliwi czerpanie z korzyści, które oferuje (oszczędność czasu, integracja życia zawodowego i prywatnego).

Automatyzacja i sztuczna inteligencja (AI)

Dzięki wspomnianej rewolucji technologicznej, znaczenie sztucznej inteligencji w księgowości stale rośnie – optymalizowane są zadania administracyjne i procesy księgowe. Uwalnia to księgowych od uciążliwych, powtarzalnych i czasochłonnych zadań manualnych. Algorytmy sztucznej inteligencji umożliwiają maszynom i robotom wykonywanie tych rutynowych czynności. Do tego sztuczna inteligencja przyspiesza procesy, redukuje błędy i poprawia jakość pracy.

Oczywiście włączenie wspomnianych rozwiązań technicznych do rutynowych działań biznesowych będzie wymagać czasu i odpowiednich szkoleń personelu. Jednak właściwie wdrożona automatyzacja w biurze rachunkowym zapewni księgowym ogromne możliwości i przeniesie ich pracę na zupełnie inny poziom.

Księgowy w nowej roli

Wyeliminowanie ręcznych i powtarzalnych zadań otwiera przed firmami księgowymi możliwości spędzania większej ilości czasu na analizie danych, dostarczaniu spostrzeżeń wspierających podejmowanie decyzji i doradzaniu swoim klientom. Pozwoli to firmom księgowym na oferowanie swoim klientom specjalistycznych usługi, w zależności od ich potrzeb. To może być m.in. prognoza cash flow, analiza ryzyka, analiza rentowności, analiza kosztów, reengineering procesów biznesowych czy restrukturyzacja zadłużenia…

Zatem biura rachunkowe otrzymają niepowtarzalną okazję do nawiązania silniejszych relacji ze swoimi klientami i przedstawienia jaką wartość mogą im zaoferować – mocno wykraczającą poza przygotowywanie i składanie zeznań podatkowych.

Skupienie się na bardziej złożonych kwestiach i dogłębnych analizach oraz wspomaganie podejmowania decyzji to wszystko zdecydowanie rozszerza zakres kompetencji księgowego. Z księgowego transakcyjnego staje się on wszechstronnym doradcą biznesowym! Jasne – samo się to nie zadzieje – księgowi muszą skupić się zarówno na podnoszeniu swoich kwalifikacji i kompetencji, jak i na skutecznej komunikacji z klientem i proaktywnym docieraniu do wniosków i informacji.

A taka wizja zawodu księgowego i nowa rola biura rachunkowego na rynku to nie lada wyzwanie… To co, wsiadasz?