Usprawnianie procesów księgowych często kojarzy się z wielkimi projektami, skomplikowanymi systemami i długimi analizami. A przecież tak naprawdę chodzi o coś prostszego – codzienną pracę, którą można ulepszyć małymi krokami.
Bo czy nie jest tak, że wiele problemów w księgowości wynika z powtarzalnych zadań, które zajmują zbyt dużo czasu, generują błędy i frustrują, gdy coś znowu trzeba poprawiać?
Dobra wiadomość: nie potrzebujesz rewolucji. Wystarczą 3 proste kroki, które pozwolą Ci zyskać więcej czasu, ograniczyć ryzyko pomyłek i… po prostu pracować efektywniej.
✅ Krok 1: Zidentyfikuj powtarzalne zadania i nadaj im priorytety
Pierwszy krok to przyjrzenie się swojej codziennej pracy i zidentyfikowanie powtarzalnych zadań. Księgowość to przecież w dużej mierze cykliczne czynności: rejestrowanie sprzedaży, księgowanie faktur, przygotowywanie raportów czy deklaracji podatkowych.
Dlaczego to ważne?
Im częściej coś robisz, tym większe ryzyko, że wkradnie się błąd. A każdy błąd to dodatkowy czas na poprawki i niepotrzebny stres.
Co zrobić?
- Stwórz listę powtarzalnych zadań – spisz wszystko, co wykonujesz regularnie, od codziennych księgowań po miesięczne raporty.
- Nadaj priorytety – zastanów się: Które z tych zadań zajmują najwięcej czasu? Gdzie najczęściej pojawiają się błędy? Co sprawia najwięcej frustracji w zespole?
📌 Przykład:
- Ręczne wprowadzanie faktur? To świetny kandydat do usprawnienia
- Ciągłe uzgadnianie sald, które nigdy się nie zgadzają? Czas znaleźć, co to komplikuje
Skup się na zadaniach, które są najbardziej „problematyczne” – to tam uzyskasz najszybsze efekty.
💡 Praktyczna wskazówka:
Podziel swoją listę zadań na trzy kategorie: codzienne (np. księgowanie faktur, uzgadnianie płatności), miesięczne (np. przygotowanie raportów finansowych, deklaracje podatkowe), ad-hoc (np. audyty, kontrole, analizy na żądanie).
Dzięki temu łatwiej dostrzeżesz, które zadania są najbardziej czasochłonne i gdzie najczęściej pojawiają się błędy. Zacznij od tych, które zajmują najwięcej czasu i generują największy chaos.
📋 Krok 2: Dokumentacja krok po kroku
Gdy już wiesz, które zadania wymagają usprawnienia, czas na kolejny krok – udokumentowanie procesu. To nic innego jak spisanie wszystkich czynności, które wykonujesz, krok po kroku.
Dlaczego to ważne?
Bez dokumentacji każdy wykonuje zadania „po swojemu”, co zwiększa ryzyko błędów i utrudnia delegowanie pracy. Dobrze opisany proces:
- Ułatwia codzienną pracę – nie musisz zastanawiać się „co dalej?”, bo masz jasny plan
- Pomaga w delegowaniu zadań – jeśli ktoś inny ma przejąć Twoje obowiązki, wystarczy, że dostanie instrukcję i rusza do pracy
- Zmniejsza ryzyko błędów – bo nic nie zostaje pominięte
📌 Przykład: Przygotowanie miesięcznego raportu finansowego
- Pobierz dane z systemu księgowego
- Sprawdź poprawność danych (zgodność z fakturami, wyciągami bankowymi)
- Uzupełnij tabelę z kluczowymi wskaźnikami (np. przychody, koszty, marża)
- Zweryfikuj raport pod kątem błędów
- Przygotuj finalną wersję raportu do prezentacji
💡 Praktyczna wskazówka:
Nie komplikuj. Wystarczy prosty dokument – może to być lista kroków w Excelu, Wordzie czy nawet na kartce. Najważniejsze, żeby był jasny, zwięzły i zrozumiały.
Dzięki temu będziesz mieć solidny fundament, na którym łatwo wprowadzisz usprawnienia.
⚙️ Krok 3: Usprawnienia i automatyzacja
Kiedy już masz listę zadań i spisaną dokumentację, czas na najprzyjemniejszy etap – wprowadzanie usprawnień. Tu nie chodzi o rewolucję ani skomplikowane technologie. Często wystarczą proste zmiany, które zaoszczędzą czas i zredukują liczbę błędów.
Dlaczego to ważne?
Ręczne, powtarzalne czynności to największe źródło pomyłek i „pożeracze czasu”. Automatyzacja pozwala się ich pozbyć lub przynajmniej ograniczyć do minimum.
Co można usprawnić?
- Ręczne wprowadzanie danych – zastanów się, czy musisz wszystko przepisywać ręcznie. Może wystarczy wykorzystać funkcje w Excelu lub import danych?
- Raportowanie – czy każdy raport musisz przygotowywać od zera? Stwórz gotowe szablony, które przyspieszą pracę.
- Obieg dokumentów – ręczne przekazywanie faktur to przeszłość. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) pomagają uniknąć chaosu i zatorów w pracy.
📌 Przykłady prostych usprawnień:
- Checklista do weryfikacji dokumentów – proste narzędzie, które pozwala upewnić się, że niczego nie pominiesz
- Automatyczne sumowanie i filtrowanie w Excelu – wystarczy kilka kliknięć, by zaoszczędzić godziny pracy
- Formularze online do zbierania danych – zamiast e-maili i załączników
💡 Praktyczna wskazówka:
Nie musisz od razu wdrażać zaawansowanych systemów. Nie potrzebujesz armaty, żeby zabić komara, prawda? 😉
Zacznij od drobnych zmian, które przyniosą szybkie efekty. Usprawnienie nawet jednego zadania dziennie to ogromna oszczędność w skali miesiąca.
małe kroki 👉 WIELKIE REZULTATY
