Z tego studium przypadku dowiesz się krok po krok, jak wygląda realizacja zleconego nam zadania. A zadanie przed nami postawione to optymalizacja procesów księgowych w Wałeckim Centrum Kultury.

W pierwszym kroku ustaliliśmy, jakie mamy przed sobą wyzwanie.

WYZWANIE

Zidentyfikowaliśmy tutaj 3 obszary:

  1. Papierowy obieg dokumentów, czyli fizyczne przemieszczanie się dokumentów w instytucji
  2. Procesy księgowe wykonywane manualnie, czyli ręczne księgowanie każdego dokumentu oraz ręczne wprowadzanie danych do przelewów bankowych
  3. Praca na stanowisku księgowego możliwa jedynie w wersji stacjonarnej, na miejscu w instytucji (w planie było wprowadzenie chmurowej wersji programu księgowego)

W kolejnym kroku ustaliliśmy cele projektu.

CELE

Cele oczywiście powiązaliśmy z powyższymi wyzwaniami i zamknęliśmy je w 2 punktach:

  1. Wzrost wydajności procesów księgowych – w odpowiedzi na wyzwania nr 1-2
  2. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego, czyli umożliwienie pracy zdalnej, możliwość delegowania podprocesów (poszczególnych zadań operacyjnych) – w odpowiedzi na wyzwanie nr 3

Następnie rozpoczęliśmy działania, które miały doprowadzić do realizacji postawionych celów.

DZIAŁANIA

Nasze działania prowadziliśmy w kilku kluczowych obszarach.

I. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów

Dla dokumentów zakupu wprowadziliśmy elektroniczny obieg dokumentów, co oznacza, że wszystkie kolejne czynności odbywały się w systemie online SaldeoSMART. Zaczynając od rejestracji dokumentu, poprzez kontrolę formalno-rachunkowa, opis merytoryczny i przypisanie ustawień księgowych, a na akceptacji do płatności i archiwizacji kończąc.

Dla dokumentów sprzedaży rozpoczęliśmy wystawianie ich w aplikacji online, co umożliwiło wysyłkę elektroniczną do odbiorców (zamiast tradycyjnej pocztą) oraz ułatwiło kontrolę płatności (wysyłanie powiadomień o zaległościach via email).

II. Zautomatyzowanie procesów księgowych

Automatyczne generowanie informacji do przelewów bankowych, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART do bankowości elektronicznej.

Automatyczne odczytywanie danych z faktur poprzez funkcję OCR. Dzięki temu kluczowe informacje z faktury, dotyczące numeru, dat, kwot, terminu płatności, danych kontrahenta system automatycznie odczytuje z dokumentu i wstawia w odpowiednie pola w aplikacji.

Automatyczne wysyłanie danych z dokumentów zakupu i sprzedaży do systemu księgowego, poprzez eksport danych z aplikacji SaldeoSMART. Dzięki temu wszystkie dane przenoszą się 1:1 i nie ma potrzeby wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności.

Automatyczne wykonywanie księgowań w systemie księgowym poprzez ustawienie i zastosowanie schematów księgowych. Dzięki temu księgowanie wyciągu bankowego, raportu kasowego, dokumentów zakupu i sprzedaży, listy płac dzieje się za jednym kliknięciem.

III. Stworzenie instrukcji roboczych

Przygotowaliśmy proste i czytelne instrukcje robocze dla procesów księgowych, które zawierają poszczególne kroki, czynności do wykonania w ramach procesu. Powstała checklista – lista kluczowych zadań, wraz z terminami, do wykonania na stanowisku księgowego.

Optymalizacja procesów księgowych doprowadziła nas do osiągnięcia poniższych rezultatów.

REZULTATY

Dzięki podjętym działaniom otrzymaliśmy efekty, które spełniły zakładane cele zwiększenia wydajności procesów księgowych i elastyczności pracy:

  1. Szybką wymianę dokumentów, łatwy dostęp online, błyskawiczne wyszukiwanie. Zwiększyło się także bezpieczeństwo dokumentów, które przestały się gubić.
  2. Znaczne przyspieszenie procesów księgowych. Dzięki temu uwolniliśmy czas i można go poświęcić np. na przygotowanie dodatkowych informacji na potrzeby organizatora instytucji.
  3. Zwiększenie dokładności księgowań i minimalizacja ryzyka błędów, które powoduje ręczne wprowadzanie danych. Stworzone instrukcje uwzględniają wszystkie wymagane kroki w procesach, a to zapewnia, że żaden z nich nie będzie pominięty.
  4. Zwiększenie elastyczności pracy na stanowisku księgowego. Dzięki temu instytucja otrzymała możliwość wykonywania wszystkich procesów w wersji zdalnej. Do tego z łatwością można delegować aktywności i przekazywać wiedzę, z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego standardu pracy.

Na koniec opinia klienta, dyrektora Wałeckiego Centrum Kultury.

OPINIA KLIENTA

Optymalizacja procesów księgowych w twojej firmie

Chcesz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i dzięki temu poprawić wydajność procesów księgowych? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci skutecznie to wdrożyć.