Czy wiesz, że wiele zadań, które wykonujesz w swojej codziennej pracy księgowego, wcale nie przynosi wartości?
To, co widzisz na co dzień – raporty, faktury, analizy – wydaje się kluczowe. Jednak pod powierzchnią kryje się masa niewidocznych problemów, które skutecznie spowalniają Twoje procesy. Przypomina to górę lodową: na szczycie znajdują się widoczne czynności przynoszące wartość, ale pod wodą ukrywają się straty, które pochłaniają Twój czas, energię i zasoby.
Lean identyfikuje 8 typów strat, które mogą występować w każdej organizacji – również w dziale księgowości. To właśnie one blokują produktywność, generują chaos i uniemożliwiają skupienie się na działaniach, które faktycznie mają znaczenie.
Dobra wiadomość? Możesz nauczyć się je rozpoznawać i skutecznie eliminować. Zobaczmy zatem:
- Jakie straty występują w księgowości?
- Dlaczego mają one wpływ na Twój zespół i Twoją firmę?
- Jak wdrożyć proste rozwiązania Lean, aby zyskać czas i efektywność?
Gotowy/a na odkrycie, co kryje się pod powierzchnią Twojej codziennej pracy?
1. Nadprodukcja
Czy zdarzyło Ci się stworzyć raport, który nikt nie przeczytał? To właśnie nadprodukcja – tworzenie więcej, niż faktycznie jest potrzebne. Raporty „na wszelki wypadek”, nadmiar szczegółów czy dodatkowe zestawienia pochłaniają czas i energię, które mogłyby być lepiej wykorzystane.
Dlaczego to problem?
- Marnujesz czas na coś, co nie wnosi wartości
- Chaos informacyjny sprawia, że ważne dane giną w natłoku treści
- Frustracja, bo Twoja praca jest ignorowana
Jak temu zaradzić?
- Zadaj pytanie: „Czy to naprawdę jest potrzebne?”
- Skonsultuj się z odbiorcami – może wystarczą 3 kluczowe wskaźniki zamiast 10-stronicowego raportu?
- Postaw na automatyzację – wygenerowane w 5 minut raporty mogą zastąpić godziny ręcznej pracy.
Zamiast pracować więcej, dostarczaj to, co naprawdę się liczy.
2. Oczekiwanie
Znasz to uczucie, gdy czekasz na fakturę, zatwierdzenie lub podpis? Albo gdy system „myśli” trochę dłużej, niż powinien? To jest oczekiwanie – strata, która w księgowości występuje na każdym kroku.
Dlaczego to problem?
- Czekanie spowalnia cały proces – Twoja praca zależy od innych, a Ty stoisz w miejscu
- Zmniejsza efektywność – czas spędzony na czekaniu mógłbyś przeznaczyć na coś bardziej produktywnego
- Frustracja i stres – bo wiesz, że wszystko mogłoby działać szybciej
Jak temu zaradzić?
- Automatyzuj procesy – zamiast ręcznego przypominania, wykorzystaj systemy elektronicznego obiegu dokumentów.
- Ustal jasne terminy – nie czekaj „na kiedyś” – wprowadź konkretne terminy zatwierdzeń i procedur.
- Standaryzuj komunikację – proste checklisty i harmonogramy mogą zredukować zbędne opóźnienia.
Nie pozwól, by czas uciekał Ci przez palce. Zacznij od jednego małego usprawnienia – efekty zobaczysz szybciej, niż myślisz.
3. Nadmierne przetwarzanie
Ile razy zdarzyło Ci się przepisywać dane z jednego systemu do drugiego albo poprawiać coś, co już dawno powinno działać? To właśnie nadmierne przetwarzanie – strata, która nie tylko pochłania czas, ale też frustruje.
Dlaczego to problem?
- Powielanie pracy to marnowanie zasobów
- Złożone procedury prowadzą do błędów i dodatkowych poprawek
- Tracisz czas na działania, które nie przynoszą wartości
Jak temu zaradzić?
- Stosuj checklisty i procedury – proste instrukcje krok po kroku pomagają uniknąć zbędnych działań.
- Unikaj duplikacji – sprawdź, które dane mogą być zaciągane automatycznie zamiast wprowadzane ręcznie.
- Wdrażaj usprawnienia – wprowadź standaryzację procesów, by uprościć codzienne zadania.
Nie chodzi o to, żeby robić szybciej, ale żeby robić mądrzej. Zacznij od zidentyfikowania jednego zadania, które możesz uprościć.
4. Zbędny ruch
Ile razy w ciągu dnia idziesz do drukarki, segregatora albo biurka kolegi po jedną fakturę? To przykład zbędnego ruchu – marnotrawstwa, które zjada Twój czas i energię.
Dlaczego to problem?
- Każda minuta spędzona na szukaniu dokumentów to minuta, której nie możesz poświęcić na coś wartościowego
- Chaos w biurze wprowadza niepotrzebne napięcie i zmniejsza koncentrację
- Powtarzające się ruchy powodują zmęczenie – i fizyczne, i psychiczne
Jak temu zaradzić?
- Zorganizuj swoje miejsce pracy – przechowuj najczęściej używane dokumenty i narzędzia w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
- Przejdź na cyfrowe obiegi dokumentów – koniec z bieganiną, wszystko jest w jednym systemie, na jedno kliknięcie.
- Stosuj zasadę 5S – posegreguj, uporządkuj, wyczyść, standaryzuj i utrzymuj porządek – to fundament efektywności.
Nie pozwól, by Twoja energia była marnowana na zbędne czynności. Mała zmiana w organizacji pracy może przynieść ogromne korzyści.
5. Nadmierne zapasy
Masz na biurku stertę faktur czekających na wprowadzenie? Albo folder pełen plików „do przejrzenia później”? To właśnie nadmierne zapasy – dokumenty i dane, które zalegają, bo nie są przetwarzane na bieżąco.
Dlaczego to problem?
- Przeciążenie informacyjne – zbyt dużo dokumentów sprawia, że trudno znaleźć to, co naprawdę ważne
- Opóźnienia – każdy zalegający dokument to potencjalne opóźnienie w procesie księgowym
- Ryzyko błędów – im dłużej coś leży nieprzeanalizowane, tym większa szansa, że zostanie przeoczone
Jak temu zaradzić?
- Regularne porządki – ustal jeden dzień w tygodniu na przejrzenie zaległych dokumentów i danych.
- Stosuj zasadę „przetwarzaj od razu” – nie odkładaj na później, jeśli coś można zrobić w mniej niż 5 minut.
- Zainwestuj w cyfryzację – skany, elektroniczne faktury i systemy zarządzania dokumentami pomogą Ci utrzymać porządek.
Pamiętaj, że mniejsze zapasy to mniej stresu i więcej przestrzeni na efektywną pracę. Czy naprawdę potrzebujesz tych wszystkich stosów papieru na biurku?
6. Defekty (błędy)
Czy zdarzyło Ci się wprowadzić dane do systemu, a potem spędzić godziny na ich poprawianiu? Albo odkryć błąd w deklaracji podatkowej w ostatniej chwili? To klasyczne przykłady defektów – błędów, które generują dodatkową pracę i niepotrzebny stres.
Dlaczego to problem?
- Marnowanie czasu – poprawianie błędów zajmuje więcej czasu, niż zrobienie tego dobrze za pierwszym razem
- Większe ryzyko – błędy w raportach czy deklaracjach podatkowych mogą prowadzić do kar finansowych
- Spadek zaufania – powtarzające się pomyłki mogą osłabić wiarygodność Twojego działu
Jak temu zaradzić?
- Standaryzacja – wprowadź checklisty i jasne procedury, aby zminimalizować ryzyko błędów.
- Automatyzacja – dane wprowadzane ręcznie to częsta przyczyna pomyłek, dlatego zautomatyzuj procesy tam, gdzie to możliwe.
- Podwójna weryfikacja – ustal prosty system sprawdzania danych przez inną osobę lub narzędzie.
Błędy to naturalna część pracy, ale możesz je zredukować, wprowadzając kilka prostych usprawnień. Zacznij od checklisty – zobaczysz, ile czasu oszczędzisz.
7. Zbędny transport
Czy Twoje dokumenty muszą „przemierzyć świat”, zanim trafią tam, gdzie powinny? Ręczne przenoszenie plików między systemami, przekazywanie papierowych faktur czy przesyłanie e-maili zamiast bezpośredniego dostępu – to wszystko przykład zbędnego transportu.
Dlaczego to problem?
- Strata czasu – każde przekazanie dokumentu czy danych to dodatkowy krok, który wydłuża proces
- Ryzyko błędów – im więcej transportu, tym większa szansa na zgubienie lub nieścisłości
- Niepotrzebna frustracja – zwłaszcza gdy dokumenty krążą między biurkami lub działami, zamiast po prostu trafić do odpowiedniego miejsca
Jak temu zaradzić?
- Cyfrowy obieg dokumentów – zamiast przesyłać faktury w formie papierowej lub mailem, wprowadź system, który umożliwia ich szybkie zatwierdzanie i dostęp online.
- Integracja systemów – ogranicz ręczne przenoszenie danych, np. między arkuszami Excel i programem księgowym – wiele systemów ma opcje automatyzacji.
- Centralizacja danych – przechowuj dokumenty w jednym miejscu, dostępnym dla odpowiednich osób.
Transport sam w sobie nie dodaje wartości – tylko opóźnia działanie. Skróć drogę swoich dokumentów, a zaoszczędzisz więcej, niż myślisz.
8. Niewykorzystany potencjał pracowników
Czy zdarzyło Ci się pomyśleć: „Dlaczego ja to robię, skoro mogę więcej”? Albo zauważyć, że osoby w Twoim zespole są przytłoczone monotonnymi zadaniami, zamiast wnosić strategiczną wartość? Niewykorzystany potencjał pracowników to strata, która jest najtrudniejsza do zauważenia, ale w dłuższej perspektywie kosztuje najwięcej.
Dlaczego to problem?
- Marnowanie talentów – wykwalifikowani księgowi, którzy wklepują dane zamiast analizować liczby, to strata ich umiejętności i Twojego budżetu
- Demotywacja – monotonne zadania powodują frustrację i brak zaangażowania, a to prosta droga do wypalenia zawodowego
- Stracone szanse – kiedy zespół nie jest zaangażowany w działania strategiczne, firma traci możliwość podejmowania lepszych decyzji na podstawie danych
Jak temu zaradzić?
- Deleguj odpowiedzialności – pozwól zespołowi uczestniczyć w analizach i decyzjach. Nawet proste raporty mogą być dla nich krokiem do rozwoju.
- Automatyzuj rutynowe zadania – jeśli pracownicy są przytłoczeni monotonią, wprowadź systemy, które uwolnią ich czas na bardziej kreatywną i analityczną pracę.
- Inwestuj w rozwój – szkolenia, mentoring, możliwość pracy nad strategicznymi projektami – to wszystko pokazuje, że cenisz ich umiejętności i chcesz, by je rozwijali.
Niewykorzystany potencjał to strata, która odbija się na wszystkim – od wyników finansowych firmy, przez zaangażowanie zespołu, aż po Twoją reputację jako lidera. Wyzwolenie pełni możliwości pracowników to nie tylko inwestycja w nich – to inwestycja w sukces całej organizacji.
Małe zmiany, wielkie efekty
Straty w księgowości – od nadprodukcji po niewykorzystany potencjał pracowników – to nieunikniony element codziennej pracy. Ale wcale nie muszą takie być. Zrozumienie tych 8 strat to pierwszy krok do bardziej efektywnej, uporządkowanej i satysfakcjonującej pracy.
Każda zmiana, nawet najmniejsza, przybliża Cię do usprawnienia procesów. Może to być wprowadzenie checklist, automatyzacja rutynowych zadań czy reorganizacja biurka. Ważne, by zacząć – dziś, teraz.
