Wiele działów księgowych – niezależnie od branży – działa dziś na pełnych obrotach, ale z ręcznym hamulcem zaciągniętym do połowy. Papierowy obieg dokumentów, ręczne księgowania, wklepywanie przelewów, brak możliwości pracy zdalnej – to nadal codzienność.

I nie chodzi tu o lenistwo czy brak kompetencji. To po prostu efekt tego, że nikt wcześniej nie usiadł, żeby przeanalizować procesy i świadomie je uprościć. A wystarczy kilka przemyślanych kroków, by odzyskać czas, odciążyć zespół i zyskać większą elastyczność.

W tym tekście pokażę Ci, jak to wyglądało w praktyce – krok po kroku, bez zbędnych fajerwerków. Po prostu konkretne działania i ich realne efekty.

Zanim zaczniesz działać – przyjrzyj się, co naprawdę Cię spowalnia

Zanim zaczęliśmy wprowadzać jakiekolwiek zmiany, musieliśmy dokładnie przyjrzeć się temu, co tak naprawdę nie działa. I to jest pierwszy kluczowy krok w każdej transformacji procesów – zidentyfikowanie prawdziwych przeszkód.

W tym przypadku były trzy główne blokery, które – jestem przekonany – brzmią znajomo również Tobie:

1️⃣ Papierowy obieg dokumentów
Fizyczne przemieszczanie się dokumentów między biurkami i piętrami, ryzyko zgubienia, konieczność przekazywania papierów do podpisu – klasyka.

2️⃣ Manualne księgowania i przelewy
Każdy dokument trzeba było zaksięgować ręcznie. Dane do przelewów – wklepywane „z palca”. I znowu: każda operacja to czas, ryzyko błędu, zmęczenie materiału.

3️⃣ Brak możliwości pracy zdalnej
Program księgowy działał wyłącznie stacjonarnie. Żeby coś zrobić, trzeba było być fizycznie w instytucji. Brak elastyczności i niemożność delegowania zadań poza biuro.

Brzmi znajomo? To właśnie te trzy obszary uznaliśmy za kluczowe do poprawy.

Bez celu każda zmiana to tylko zamieszanie

Gdy już wiadomo, co działa nie tak – pora zdecydować, co chcemy osiągnąć. I tu ważna zasada: cele nie mogą być oderwane od rzeczywistości. Powinny być konkretną odpowiedzią na realne problemy, które przed chwilą zidentyfikowaliśmy.

W tym przypadku postawiliśmy na dwa, bardzo klarowne kierunki:

🎯 Wydajność procesów księgowych
Chodziło o to, by skrócić czas potrzebny na obsługę dokumentów, ograniczyć ręczne działania i uprościć cały przepływ pracy.

🎯 Elastyczność w działaniu zespołu księgowego
Czyli umożliwienie pracy zdalnej, stworzenie warunków do delegowania zadań i zapewnienie większej odporności na sytuacje „ktoś jest na urlopie, więc nic się nie dzieje”.

Dwa proste cele – ale precyzyjne. Dzięki nim każda kolejna decyzja miała jasne uzasadnienie: albo przybliżała nas do celu, albo nie była potrzebna.

Nie chodzi o rewolucję. Chodzi o mądre kroki

Wbrew pozorom, optymalizacja procesów księgowych nie musi oznaczać wielomiesięcznego projektu, budżetu z kosmosu i totalnego chaosu. Tu poszliśmy sprawdzonym podejściem: kilka dobrze przemyślanych działań, które razem przyniosły efekt.

Filar 1: Elektroniczny obieg dokumentów

Zaczęliśmy od cyfryzacji – bo papier to największy wróg wydajności.
Dokumenty zakupu? Przeniesione do obiegu w SaldeoSMART – online, od rejestracji aż po akceptację i archiwizację.
Dokumenty sprzedaży? Wystawiane elektronicznie i wysyłane mailem. Dzięki temu:

Filar 2: Automatyzacja procesów

Tu zaczyna się prawdziwa oszczędność czasu – bo po co robić coś ręcznie, skoro system może to zrobić za Ciebie?

W efekcie zredukowaliśmy liczbę kliknięć do minimum – bez straty na jakości, za to z ogromnym zyskiem na czasie i precyzji.

Filar 3: Checklisty i instrukcje robocze

Bo nawet najlepszy system nie wystarczy, jeśli każdy robi coś „po swojemu”. Dlatego powstały proste, jasne instrukcje oraz checklisty:

Efekt? Więcej porządku, mniej stresu i mniejsze ryzyko, że coś umknie.

To był fundament zmiany – trzy konkretne filary, które razem zrobiły różnicę.

Po czym poznać, że optymalizacja naprawdę działa?

Nie po tym, ile wdrożono aplikacji. I nie po tym, jak ładnie wygląda nowy proces na diagramie. Tylko po efektach, które każdego dnia czuje zespół księgowy.

Co udało się osiągnąć w tym przypadku?

✅ Szybszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów
Nie trzeba już biegać z papierami, szukać ich po szafkach ani prosić o podpis. Wszystko dzieje się online – szybko, wygodnie i bez ryzyka zgubienia czegokolwiek.

✅ Więcej czasu – mniej klikania
Ręczne księgowania i przepisywanie danych do przelewów to była codzienność. Dziś? Automaty działa w tle, a odzyskany czas można wykorzystać np. na przygotowanie dodatkowych analiz lub wsparcie merytoryczne.

✅ Większa precyzja i spokój
Dzięki automatyzacji i checklistom – mniej błędów, mniej stresu, więcej pewności, że wszystko zostało zrobione jak trzeba.

✅ Elastyczna praca – zero blokad
Systemy są dostępne zdalnie, zadania można delegować, a wiedza jest spisana. Dzięki temu zespół działa sprawnie niezależnie od tego, kto jest na miejscu.

To nie są efekty z folderu reklamowego. To konkretne zmiany, które można osiągnąć – nawet w niewielkim zespole, nawet bez rewolucji. Trzeba tylko zacząć mądrze.

To działa. Niezależnie od tego, gdzie pracujesz

Możesz działać w instytucji kultury, firmie produkcyjnej albo w usługach – te same zasady mają zastosowanie wszędzie tam, gdzie księgowość działa zbyt wolno, zbyt ręcznie i zbyt nerwowo.

Nie chodzi o kopiowanie systemów. Chodzi o podejście:

Te trzy filary: cyfryzacja, automatyzacja i standaryzacja – działają. I mogą działać także u Ciebie 💪

PS. Opisana transformacja to rzeczywisty projekt zrealizowany przez zespół FRAM Finanse w Wałeckim Centrum Kultury. Pokazujemy go, bo zawarte w nim rozwiązania są uniwersalne i możliwe do wdrożenia również u Ciebie.

👉 Jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów tego wdrożenia – z konkretnymi rozwiązaniami i efektami – zajrzyj tutaj: CASE STUDY Optymalizacja procesów księgowych