Zarządzanie finansami to nie tylko faktury, podatki i zamknięcie miesiąca. To cały system naczyń połączonych, który może (albo i nie…) dawać firmie realną przewagę.
Wszystko zaczyna się od fundamentów – od porządku w danych i zgodności z przepisami. Ale na tym nie można poprzestać. Bo jeśli finanse mają być naprawdę wsparciem dla biznesu, to muszą też pomagać w analizie, planowaniu i podejmowaniu decyzji.
Dlatego warto spojrzeć na finanse jak na piramidę potrzeb – coś w rodzaju firmowej wersji Maslowa. Na dole: rzetelność i zgodność. Na górze: wpływ na strategię i tworzenie wartości.
W tym tekście pokażę Ci, jak wygląda ta piramida i jak możesz ją wykorzystać, żeby wejść na wyższy poziom finansowego ogarnięcia w firmie.
Poziom 1: Fundament – operacje i zgodność
Zanim finanse zaczną wspierać rozwój firmy, najpierw muszą dobrze… działać. Ten poziom to fundament finansowej piramidy potrzeb – bez niego cała konstrukcja się zawali.
Mówimy tu o klasycznych obowiązkach księgowości i finansów operacyjnych. Niby oczywiste, ale właśnie dlatego tak kluczowe. Rejestrowanie każdej transakcji, uzgadnianie sald, rozliczanie podatków, terminowe składanie deklaracji, zamknięcie miesiąca – to wszystko składa się na finansowy kręgosłup firmy.
To właśnie na tym poziomie:
- dbamy o rzetelność danych – każdy dokument musi być zaksięgowany dokładnie tam, gdzie trzeba,
- pilnujemy zgodności z przepisami – bo nikt nie chce niespodzianki w postaci kar czy kontroli,
- trzymamy się terminów – bo spóźnione raporty czy zaległości w VAT to poważne ryzyko.
Można powiedzieć, że ten poziom pełni funkcję ochronną – zabezpiecza firmę przed błędami, sankcjami i niepotrzebnym stresem. Ale nie tylko. To właśnie tutaj tworzą się dane, które potem będą podstawą do analiz, wniosków i decyzji.
💡 Przykład z życia:
Zespół księgowy rejestruje codziennie setki transakcji – wpływy od klientów, wypłaty dla pracowników, płatności do dostawców. Jeśli coś pójdzie nie tak – np. źle przypisana faktura lub brak aktualizacji w rozrachunkach – to późniejszy raport o rentowności klienta będzie po prostu… błędny. I zamiast podejmować dobre decyzje, firma może działać na ślepo.
Dlatego: nie ma strategii bez operacyjnego porządku. I choć czasem mówi się o „tradycyjnych obowiązkach księgowości” z lekkim lekceważeniem, to właśnie one są kluczem do wszystkiego, co dzieje się wyżej w piramidzie. Bo żadna analiza nie będzie lepsza niż dane, na których się opiera.
Poziom 2: Efektywność i planowanie – działaj, by poprawiać wyniki
Kiedy fundament mamy już ogarnięty – dane są rzetelne, zgodne i na czas – można przejść poziom wyżej. I tutaj zaczyna się prawdziwa robota z sensem: rozumienie tego, co mówią liczby.
Bo same liczby to tylko cyfry. Dopiero w kontekście konkretnej sytuacji firmy stają się informacją, która coś mówi o biznesie. Jaką historię opowiadają Twoje dane?
Na tym poziomie finanse zaczynają pełnić funkcję zarządczą. Pomagają właścicielom i menedżerom zrozumieć, gdzie jesteśmy, co działa, a co wymaga poprawy. Ale nie tylko. To poziom aktywnych działań, które prowadzą do konkretnych rezultatów.
To właśnie tutaj:
- Monitorujesz wyniki i raportujesz odchylenia – regularna analiza danych pozwala zauważyć problemy zanim staną się poważne. Przykład? Koszty marketingu wystrzeliły – analizujesz przyczyny i inicjujesz rozmowę z działem o optymalizacji kampanii.
- Wprowadzasz budżetowanie i rozliczenia – dzięki temu organizacja działa w sposób przewidywalny i kontrolowany, a nie „na wyczucie”.
- Zarządzasz cash flow – wiesz, że zysk to nie to samo co gotówka. I że dobrze zarządzana płynność to często przewaga konkurencyjna.
- Optymalizujesz koszty i procesy – zauważasz nieefektywności, szukasz lepszych rozwiązań, upraszczasz powtarzalne zadania. Dzięki temu organizacja działa sprawniej i… taniej.
- Wspierasz inne działy – np. analizujesz rentowność produktów, wspólnie z produkcją liczysz opłacalność zmian w procesie, doradzasz sprzedaży jak lepiej zarządzać rabatami.
To poziom, na którym finanse nie tylko wspierają biznes, ale go napędzają. W każdej decyzji – od rekrutacji, przez zakup maszyny, po cięcia kosztów – pojawia się pytanie: „Jak to wpłynie na wynik?” I właśnie tu wkraczasz Ty.
💡 Przykład:
Firma rozważa zmianę dostawcy usług logistycznych. Z zewnątrz wygląda, że nowa oferta jest tańsza. Ale Ty analizujesz koszty całkowite, czas dostawy i wpływ na obsługę klienta. Okazuje się, że oszczędność byłaby pozorna – i decyzja zostaje wstrzymana. Właśnie tak działa finanse na poziomie efektywności i planowania.
Poziom 3: Strategia i innowacje – twórz wartość, współdecyduj
Jesteśmy na szczycie piramidy. Tutaj nie zarządzasz tylko finansami – współtworzysz kierunek, w którym zmierza firma.
To poziom, na którym finanse są partnerem zarządu. Zamiast tylko doradzać „czy nas na coś stać”, pomagają zdecydować w co inwestować, jak rosnąć, gdzie szukać przewagi.
Wchodzimy tu w zupełnie inną rolę:
- Planowanie strategiczne – finanse stają się współautorem strategii firmy. Ustalają cele finansowe dopasowane do strategii, szacują potrzeby inwestycyjne, przewidują scenariusze rozwoju.
- Udział w decyzjach inwestycyjnych i finansowych – nie tylko dostarczasz Excel, ale siedzisz przy stole, gdy ważą się losy nowego produktu, przejęcia czy ekspansji na nowy rynek.
- Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań finansowych – może to być BI, może modelowanie scenariuszy, może zaawansowana analiza danych – wszystko, co pomaga podejmować lepsze decyzje, szybciej i mądrzej.
- Rozwijanie Business Partneringu – masz kontakt z dyrektorem sprzedaży, produkcji, HR. Znasz ich potrzeby. Rozumiesz ich świat. Pomagasz im podejmować decyzje lepsze nie tylko dla ich działu, ale dla całej firmy.
- Wzmacnianie kultury finansowej – uczysz menedżerów, jak czytać wyniki, jak planować budżet, jak liczyć rentowność. Tworzysz świadomą finansowo organizację, która rozumie, że decyzje kosztują.
💡 Jak to wygląda w praktyce?
Spójrzmy na dużą firmę. Tam podział funkcji finansowej jest bardzo wyraźny:
- Poziom 1 – Operacje: tu działa księgowość, podatki, treasury – czyli wszystko, co związane z prawidłowością i terminowością.
- Poziom 2 – FP&A (Financial Planning & Analysis): ten zespół odpowiada za analizę wyników, budżetowanie, prognozy, raporty zarządcze – czyli codzienna kontrola i zarządzanie efektywnością.
- Poziom 3 – CFO: łączy oba światy i reprezentuje finanse na poziomie strategicznym. Doradza zarządowi, wspiera rozwój firmy, podejmuje decyzje inwestycyjne i dba o to, by strategia finansowa wspierała cele biznesowe.
Widać wyraźnie: każdy poziom odpowiada na inne potrzeby biznesu – i dopiero razem tworzą spójną, dojrzałą funkcję finansową.
Jak możesz wykorzystać tę piramidę u siebie?
Nie musisz mieć całego zespołu FP&A i CFO na pokładzie, żeby wejść poziom wyżej. Czasem wystarczy zmiana podejścia – od „księguję” do „rozumiem, analizuję i działam”.
Zacznij od prostych rzeczy:
- Przygotuj comiesięczny raport z głównymi wskaźnikami (marża, koszty, cash)
- Zestaw plan z wykonaniem – nawet jeśli plan jest tylko w głowie właściciela,
- Pokaż liczby w prosty sposób – dashboard, wykres, kilka konkretów,
- Zadawaj pytania: „dlaczego tak wyszło?”, „co z tym zrobimy?”, „na co nas stać?”
To nie muszą być wielkie transformacje – liczy się świadomy krok w stronę bycia partnerem biznesowym.
Więc pytanie do Ciebie:
- Na którym poziomie aktualnie działa Twoja firma?
- I co możesz zrobić dziś, żeby wejść poziom wyżej?
Bo każda podróż w górę tej piramidy to krok w stronę większego wpływu, lepszych decyzji i prawdziwej wartości, jaką mogą wnosić finanse 💪
