Jak robić analizy, które wpływają na decyzje – poznaj 4 poziomy

Raport gotowy, liczby podane. Ale czy to wystarczy, żeby naprawdę pomóc firmie podjąć lepsze decyzje?

Księgowość, która chce mieć realny wpływ, nie może zatrzymywać się na samym „co się wydarzyło”. Trzeba pójść dalej – i właśnie do tego służą 4 poziomy analizy danych. Pomagają uporządkować myślenie, wydobyć z danych to, co naprawdę ważne, i przełożyć to na konkretne rekomendacje.

Bez względu na to, czy pracujesz w mikrofirmie, czy średniej spółce – to narzędzie działa. I nie potrzebujesz do tego zaawansowanych systemów BI. Wystarczą dane, które już masz, i dobrze zadane pytania.

1️⃣ Opis – co się wydarzyło?

To najprostszy i najczęściej stosowany poziom analizy. I jednocześnie ten, na którym zatrzymuje się większość raportów.

Analityka opisowa odpowiada na pytanie: co się wydarzyło? Przeglądasz dane z danego okresu i pokazujesz, jak wyglądała sprzedaż, przychody, koszty, marża. Na przykład: „W maju sprzedaż spadła o 15% w porównaniu do kwietnia”. Albo: „Wzrosły koszty usług obcych o 8% r/r”.

To jest poziom, który dobrze znasz – i który wykonujesz niemal codziennie. Bilans, RZiS, zestawienie kosztów, raporty sprzedaży – wszystko to służy do opisu rzeczywistości. Pokazujesz liczby i trendy. Czasem dodajesz wykresy, żeby lepiej to zobrazować.

I to już coś. Bo wiele firm działa bez żadnych analiz – a to, że raportujesz dane i przedstawiasz je w przejrzysty sposób, to już wartość. Ale…

Jeśli chcesz realnie wpływać na decyzje w firmie, ten poziom nie wystarczy. On mówi co się stało, ale nie mówi dlaczego się to stało ani co z tym zrobić.

To trochę jak z diagnozą lekarską. Wiesz, że masz gorączkę – ale nie wiesz jeszcze, co ją wywołało ani jak to wyleczyć. Potrzebujesz zejść poziom głębiej.

2️⃣ Diagnoza – dlaczego się wydarzyło?

Na tym poziomie przestajesz tylko raportować, a zaczynasz analizować. Zamiast informować: „Sprzedaż spadła o 15%”, zadajesz pytanie: dlaczego spadła?

To właśnie tu zaczyna się prawdziwa wartość z danych – bo dochodzisz do przyczyn, a nie tylko skutków. Analiza diagnostyczna wymaga zadania kilku dodatkowych pytań, zestawienia różnych informacji i szukania zależności. Co się zmieniło w tym okresie? Czy zmieniły się ceny? Czy któryś z handlowców miał dłuższą nieobecność? Może pojawił się nowy konkurent albo sezonowość gra tu kluczową rolę?

W kontekście księgowości w małej firmie może to wyglądać tak: zauważasz wzrost kosztów energii. Zamiast tylko to zanotować, sprawdzasz, że wzrosły stawki w nowej umowie z dostawcą – i od razu widzisz, że to nie jednorazowy wzrost, ale stała zmiana. To już konkretna informacja dla zarządu.

Ten poziom wymaga nieco więcej czasu i myślenia, ale niekoniecznie zaawansowanych narzędzi. Wystarczy Excel, dostęp do danych i znajomość firmy.

I jeszcze jedno – nie bój się pytać innych w firmie. Czasem najlepsza odpowiedź „dlaczego” przychodzi z rozmowy z handlowcem, kierownikiem produkcji czy właścicielem.

3️⃣ Prognoza – co się może wydarzyć?

Na tym poziomie wchodzisz w rolę doradczą. Masz już dane historyczne i rozumiesz, co się wydarzyło i dlaczego – teraz próbujesz przewidzieć, co może się wydarzyć dalej.

Prognozowanie to nie wróżenie z fusów. To analiza trendów i wzorców, które już znasz. I wcale nie potrzebujesz do tego modeli ekonometrycznych. Wystarczy, że przeanalizujesz dane z poprzednich miesięcy czy lat i sprawdzisz, jak zachowywały się wskaźniki w podobnych okolicznościach.

Przykład? Jeśli wiesz, że co roku w wakacje sprzedaż usług Twojej firmy spada o 20%, to możesz z wyprzedzeniem przygotować cash flow na ten okres i zaplanować działania, które złagodzą skutki sezonowości. Albo: widzisz, że koszty wynagrodzeń rosną z miesiąca na miesiąc – i już wiesz, że za chwilę może się to odbić na rentowności.

Prognozy mogą dotyczyć sprzedaży, kosztów, wyniku finansowego, przepływów pieniężnych. I choć nie zawsze się sprawdzają w 100%, to dają ogromną przewagę: pozwalają przygotować się wcześniej, zanim problem się wydarzy.

W małej firmie to właśnie księgowy może być osobą, która uprzedza fakty i zadaje pytania typu: „jeśli nic nie zmienimy, to za 2 miesiące może zabraknąć płynności – co z tym zrobimy?”

4️⃣ Rekomendacja – co powinniśmy zrobić?

To najwyższy poziom analizy – i jednocześnie najbardziej strategiczny. Na tym etapie nie tylko wiesz, co się wydarzyło, dlaczego się wydarzyło i co może się wydarzyć dalej – ale formułujesz konkretne propozycje działań.

To właśnie tutaj zaczyna się realny wpływ księgowości na biznes. Rekomendacja to nic innego jak odpowiedź na pytanie: co powinniśmy zrobić, żeby osiągnąć nasze cele albo zminimalizować ryzyko?

Przykład? Prognozujesz spadek sprzedaży w sierpniu i widzisz, że przy obecnym poziomie kosztów firma może wpaść w ujemny cash flow. Twoja rekomendacja: ograniczyć zamówienia materiałów w lipcu, przesunąć wypłaty premii lub uruchomić kampanię sprzedażową z rabatem na usługi wakacyjne.

W praktyce może to wyglądać bardzo prosto: tabelka z danymi, kilka zdań interpretacji i jedna konkretna propozycja działania. Ale ta propozycja – oparta na analizie – może mieć kluczowe znaczenie dla decyzji właściciela.

Na tym poziomie stajesz się partnerem, nie tylko dostawcą danych. I to właśnie tu buduje się zaufanie – bo pokazujesz, że potrafisz połączyć liczby z decyzjami.

4 poziomy, 4 kroki do partnerstwa

Analiza danych to nie jednorazowa czynność. To proces, który może (i powinien) rozwijać się wraz z Tobą. Każdy poziom – od opisu po rekomendację – to kolejny krok w stronę bycia kimś więcej niż tylko „osobą od liczb”.

Nie chodzi o to, żeby zawsze przechodzić przez wszystkie 4 poziomy. Czasem wystarczy opis i diagnoza. Innym razem warto zrobić też prognozę. Ale jeśli zależy Ci na realnym wpływie – zawsze warto dążyć do poziomu czwartego.

📌 Na start: weź swój najbliższy raport i spróbuj pójść o jeden poziom dalej niż zazwyczaj

Zobaczysz, jak bardzo zmienia się jakość rozmów w firmie, kiedy oprócz danych pojawiają się też pytania, odpowiedzi i konkretne propozycje.