Wyobraź sobie, że stoisz przed problemem w pracy. Coś nie działa – może raporty finansowe się nie zgadzają, może proces wprowadzenia danych kuleje, a może wyniki nagle spadają. Zaczynasz działać: poprawiasz dane, wyjaśniasz błędy, obniżasz koszty. Ale czy zastanowiłeś się, dlaczego to się w ogóle stało?

Zbyt często skupiamy się na walce z objawami, zamiast zająć się prawdziwą przyczyną. I tutaj wkracza metoda 5 Why – prosta, ale niezwykle skuteczna technika Lean, która pozwala dojść do źródła problemu.

Przykład? Weźmy pewien znany pomnik w Waszyngtonie. Kiedy jego powierzchnia zaczęła się kruszyć, można było od razu użyć nowych środków ochronnych lub naprawiać elewację. Ale ktoś zadał pytanie: Dlaczego? Potem kolejne: Dlaczego? I tak dalej. Rezultat? Odkryto, że prawdziwą przyczyną była… pora włączania świateł! Brzmi absurdalnie? Może, ale właśnie dzięki tej metodzie rozwiązano problem u podstaw, zamiast wydawać fortunę na „gaszenie pożarów”.

W księgowości i finansach działa to podobnie. Nie wystarczy patrzeć na liczby – trzeba wiedzieć, co za nimi stoi. Dzięki 5 Why odkryjesz, że rozwiązanie problemu może być prostsze, niż się wydaje.

Gotowy, by zobaczyć, jak to działa w praktyce? Przejdźmy dalej.

Historia pomnika w Waszyngtonie: 5 Why w akcji

Wyobraź sobie majestatyczny pomnik w Waszyngtonie, który zaczyna się… kruszyć. Fasada, która miała przetrwać dziesięciolecia, niszczeje w alarmującym tempie. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że problemem jest po prostu czas i warunki atmosferyczne. Ale czy na pewno?

Tutaj wkracza metoda 5 Why – jedno z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych narzędzi Lean. Jej siła tkwi w dociekaniu: zadajesz pytanie „Dlaczego?”, a każda odpowiedź staje się punktem wyjścia do kolejnego pytania. Pytasz tak długo, aż dojdziesz do pierwotnej przyczyny problemu. To kluczowe, bo bez zrozumienia źródła problemu ryzykujesz jedynie „leczenie objawów”.

Wróćmy do naszego pomnika: zamiast od razu wydawać miliony na kosztowne środki naprawcze, ktoś postanowił zapytać: Dlaczego?

  1. Dlaczego fasada pomnika się kruszy? Bo używamy silnych środków czyszczących, które niszczą materiał.
  2. Dlaczego używamy takich środków czyszczących? Bo musimy usuwać duże ilości ptasich odchodów.
  3. Dlaczego na pomniku jest tyle ptasich odchodów? Bo przyciągają je pająki, które mieszkają na fasadzie.
  4. Dlaczego jest tak dużo pająków? Bo żywią się komarami, których wokół pomnika jest pełno.
  5. Dlaczego wokół pomnika jest tyle komarów? Bo światła o zmroku przyciągają owady.

Rozwiązanie? Zmiana pory i rodzaju oświetlenia. Proste, prawda? Zamiast walczyć z objawami (czyli kruszącą się fasadą), rozwiązano problem u źródła.

Co to oznacza dla nas? Historia pomnika to idealny przykład, jak metoda 5 Why pomaga dojść do sedna problemu. Zamiast ciągle gasić pożary, możesz znaleźć pierwotną przyczynę i raz na zawsze ją wyeliminować. To właśnie czyni 5 Why tak wartościowym narzędziem w księgowości i finansach.

Praktyczne zastosowanie 5 Why: Górka dokumentów na początku miesiąca

Metoda 5 Why sprawdza się doskonale w identyfikowaniu przyczyn problemów, które wydają się nieuniknione. Weźmy na przykład sytuację w biurze rachunkowym, gdzie większość dokumentów od klientów wpływa do 5. dnia każdego miesiąca, co prowadzi do nawału pracy, opóźnień i stresu w zespole.

Sytuacja: Klienci dostarczają wszystkie dokumenty jednocześnie na początku miesiąca, co przeciąża zespół księgowy i utrudnia terminowe księgowanie.

Analiza metodą 5 Why:

  1. Dlaczego dokumenty kumulują się na początku miesiąca? Bo klienci są zobowiązani do ich dostarczania do 5. dnia miesiąca.
  2. Dlaczego dostarczają dokumenty w jednym terminie zamiast regularnie? Bo obecny proces współpracy nie przewiduje możliwości bieżącego przesyłania dokumentów.
  3. Dlaczego proces nie przewiduje bieżącego przesyłania dokumentów? Bo biuro korzysta z papierowego obiegu dokumentów.
  4. Dlaczego biuro korzysta z papierowego obiegu dokumentów? Bo nie wdrożono systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
  5. Dlaczego system nie został wdrożony? Bo klienci i zespół nie zostali przeszkoleni i nie wprowadzono odpowiednich narzędzi.

💡 Rozwiązanie:

Dlaczego warto?

Przekształcenie papierowego obiegu dokumentów w system elektroniczny rozkłada pracę zespołu księgowego na cały miesiąc, co eliminuje presję związaną z kumulacją zadań w krótkim czasie. Regularne przesyłanie dokumentów pozwala na bardziej efektywną organizację pracy, zmniejsza ryzyko błędów i podnosi jakość obsługi klientów.

Praktyczne zastosowanie 5 Why: Analiza danych finansowych

Kiedy wyniki finansowe zaczynają spadać, naturalnym odruchem jest skupienie się na widocznych problemach, takich jak rosnące koszty czy malejące przychody. Ale czy to naprawdę są pierwotne przyczyny? Metoda 5 Why pomaga spojrzeć głębiej i znaleźć źródło problemu.

Sytuacja: Nagle okazuje się, że rentowność firmy spadła o 15%. Co możesz zrobić? Zamiast przyjąć to jako fakt, zastosuj 5 Why, aby zrozumieć, co leży u podstaw tego problemu:

Analiza metodą 5 Why:

  1. Dlaczego rentowność spadła? Bo koszty operacyjne znacząco wzrosły.
  2. Dlaczego koszty operacyjne wzrosły? Bo wydatki na materiały poszły w górę.
  3. Dlaczego wydatki na materiały wzrosły? Bo firma zaczęła kupować droższe surowce.
  4. Dlaczego zaczęto kupować droższe surowce? Bo zmieniono dostawcę na mniej opłacalnego.
  5. Dlaczego zmieniono dostawcę? Bo poprzedni dostawca przestał spełniać wymogi jakości.

💡 Rozwiązanie:

Zidentyfikowanie źródła problemu – zmiana dostawcy – pozwala na podjęcie bardziej świadomych działań. Można renegocjować warunki z obecnym dostawcą, wrócić do poprzedniego po wprowadzeniu poprawek jakościowych lub rozpocząć poszukiwania nowego partnera biznesowego.

Dlaczego warto?

Zamiast tracić czas na zmniejszanie kosztów w innych obszarach czy podnosić ceny (co mogłoby zniechęcić klientów), metoda 5 Why pomaga dotrzeć do pierwotnej przyczyny. To oszczędza czas, zasoby i pozwala wdrożyć skuteczne rozwiązania bez zgadywania.

Dlaczego warto stosować 5 Why?

Metoda 5 Why to nie tylko narzędzie – to sposób myślenia, który pomaga podejmować mądrzejsze decyzje i lepiej rozumieć otaczające nas procesy. Oto kilka powodów, dla których warto ją stosować w księgowości i finansach:

  1. Rozwiązuje problemy u podstaw – Zamiast skupiać się na objawach, 5 Why pozwala dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu. Dzięki temu unikniesz ciągłego „gaszenia pożarów” i zyskasz trwałe rozwiązania.
  2. Jest prosta i dostępna – Nie potrzebujesz zaawansowanego oprogramowania ani specjalistycznej wiedzy – wystarczą pytania, logiczne myślenie i odrobina cierpliwości. To narzędzie, które możesz zastosować od razu, bez kosztów i długotrwałego przygotowania.
  3. Działa w każdym obszarze – Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić procesy księgowe, znaleźć błędy w analizach finansowych, czy zrozumieć, dlaczego zespół ma problemy z terminowością – 5 Why pomoże Ci zidentyfikować, co naprawdę wymaga poprawy.
  4. Zachęca do zadawania pytań – W księgowości i finansach liczy się dociekliwość i zrozumienie, co stoi za danymi. 5 Why pomaga wypracować nawyk kwestionowania pierwszych odpowiedzi i poszukiwania głębszych rozwiązań.

Co dalej?

Teraz Twoja kolej! Znajdź jeden problem w swojej pracy, który od dawna Cię frustruje, i wypróbuj metodę 5 Why. Być może już dziś odkryjesz, że rozwiązanie jest prostsze, niż myślisz.