Warto zacząć od rozszyfrowania skrótu OCR – z języka angielskiego optical character recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to technologia, która rozpoznaje tekst z zeskanowanego dokumentu, zdjęcia lub obrazu. Technologia nie jest nowa, jednak w ciągu ostatnich 10 lat, poprawiła się szybkość i dokładność OCR.

Oprogramowanie oparte na OCR wyodrębnia dane z dokumentu i przekształca w dane tekstowe, które można edytować, przeszukiwać i przetwarzać. Wszystko to odbywa się przy minimalnej interwencji człowieka. Obecnie oprogramowanie OCR jest używane między innymi do automatycznego wprowadzania danych, rozpoznawania wzorców, usług zamiany tekstu na mowę, indeksowania dokumentów dla wyszukiwarek, przetwarzania kognitywnego, eksploracji tekstu, kluczowych danych i tłumaczenia maszynowego. Techniki optycznego rozpoznawania znaków stosowane są, między innymi, przy digitalizacji zasobów bibliotek.

Przychodzi OCR do biura rachunkowego…

… i następuje koniec przepisywania danych z faktur papierowych! Rozwiązania OCR umożliwiają automatyczne wprowadzanie danych bezpośrednio do systemu ERP, pozostaje jedynie ich weryfikacja. Znika żmudne, ręczne wprowadzanie danych, czyli de facto przenoszenie ich z jednego miejsca w drugie – z papieru do systemu komputerowego. Trzeba przyznać, że nie jest to ambitne zajęcie i aż prosi się o automatyzację tego procesu. Dokumenty papierowe są skanowane do oprogramowania OCR w celu przetworzenia, a dokumenty cyfrowe mogą automatycznie przechodzić przez ten system. Automatyzacja zminimalizuje również ryzyko błędu we wprowadzanych danych.

Księgowi w tym czasie chętnie zajmą się zadaniami przynoszącymi większą wartość i związanymi z ich kompetencjami, gdzie mogą wykorzystać swoje spostrzeżenia, osąd i fachową wiedzę. Chyba nie trzeba dodawać, że wykonywanie obowiązków, którymi jesteś najbardziej zainteresowany wpływa na wzrost twojego zaangażowania w pracę.

Dzięki funkcji OCR w biurze rachunkowym możliwe jest przeniesienie całej dokumentacji do wersji elektronicznej. Jeśli klient dostarcza dokumenty w forme skanów to na żadnym etapie pracy nie ma potrzeby ich drukowania. Wyeliminuje to potrzebę posiadania coraz większej przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych. Zatem korzystanie z OCR wpisuje się również w inicjatywy przyjazne środowisku.

W czasach cyfryzacji rzeczywistości, celem dla wielu firm staje się stworzenie w pełni elektronicznego biura. Nie inaczej jest w biurach rachunkowych, więc korzystanie z OCR to właściwy krok w kierunku tej rzeczywistości.