Obieg dokumentów w firmie, czy już elektroniczny, czy może jeszcze papierowy? Wyobraźcie sobie poniższą wymianę argumentów w tym temacie, wprost z korytarza biurowego.

– Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ograniczyłem zużycie papieru, prądu i czasu potrzebnego do drukowania tych dokumentów.
– Dokumenty elektroniczne i tak trzeba drukować i przechowywać w segregatorze, tak na wszelki wypadek. Dokumenty w wersji elektronicznej łatwiej stracić lub zniszczyć niż dokumenty papierowe. Prowadzenie podwójnej dokumentacji (papierowo i skany) to najlepsze rozwiązanie.
– To dokumenty papierowe szybciej mogą być zgubione lub zniszczone. Dokument elektroniczny dużo szybciej i bezpieczniej trafia do księgowości i obiegu w przedsiębiorstwie.
– Dokumenty elektroniczne są mniej bezpieczne i do tego niewystarczające w korespondencji z urzędami. W korespondencji firm z urzędami i administracją wymagana jest pieczątka firmy na piśmie pod rygorem nieważności pisma.
– Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów, a dokumenty elektroniczne są tak samo ważne jak dokument papierowy.
– Praca z dokumentami papierowymi jest prostsza niż z dokumentami elektronicznymi, na przykład łatwiej coś dopisać. A do tego nie trzeba być specjalnie przeszkolonym do ich obsługi. Dlatego dokumenty w wersji papierowej są szybciej i wygodniej dostępne niż dokumenty elektroniczne.
– To w elektronicznym obiegu mam szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od tego gdzie jestem. Z łatwością mogę śledzić, co dzieje się z danym dokumentem, kto miał do niego dostęp i co z nim zrobił.

W FRAM Finanse nie mamy żadnych wątpliwości – elektroniczny obieg dokumentów pozwala uporządkować dokumentację, poprawia szybkość działania, wpływa na optymalizację procesów, daje lepszą efektywność zespołu oraz zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i danych. Świetnie sprawdzi się w każdej firmie – niezależnie od jej wielkości czy branży, w której funkcjonuje. Na każdym etapie procesu wiadomo, gdzie dany dokument jest przechowywany, a dostęp do jego historii obiegu jest szczególnie ważny w przypadku kontroli i audytu procesów. Ewidencję dokumentów można powiązać z zeskanowanymi treściami umów, dzięki czemu dostajemy możliwość szybkiego odszukania i zweryfikowania spójności danych. Nad dokumentami elektronicznymi mamy pełną kontrolę, więc nieuprawniony dostęp do nich jest monitorowany.

W FRAM Finanse zdajemy sobie sprawę, że wdrażając elektroniczny obieg dokumentów – wraz z nowymi narzędziami i procesami – musi iść zmiana postaw pracowników. Dokument elektroniczny w pewnym sensie jest skomplikowany i przez to mniej poznany. Pokazując korzyści, należy jednocześnie edukować, aby zmniejszać obawy i zmieniać błędne założenia.

Wpis przygotowany w oparciu o raport Fundacji DigitalPoland „Paperless 2021”