Obieg dokumentów w firmie – elektroniczny, czy może wciąż papierowy? Czy ta wymiana argumentów ma jeszcze sens?


Z jednej strony usłyszymy:

  • Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ograniczyłem zużycie papieru, prądu i czasu potrzebnego do ich drukowania.
  • Dokumenty papierowe szybciej można zgubić lub zniszczyć. Dokument elektroniczny dużo szybciej i bezpieczniej trafia do obiegu w przedsiębiorstwie i do księgowości. W elektronicznym obiegu są bezpieczne – nie zgubią się i nie zniszczą.
  • Dokument elektroniczny jest tak samo ważny, jak dokument papierowy.
  • W elektronicznym obiegu mam szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od tego gdzie jestem. Widzę, co się z nim dzieje, kto miał do niego dostęp i co z nim zrobił.

Z kolei ktoś inny powie:

  • Dokumenty elektroniczne łatwiej stracić lub zniszczyć. Najlepsza jest podwójna dokumentacja. Trzeba drukować dokumenty elektroniczne, tak na wszelki wypadek.
  • W korespondencji z urzędami i administracją liczy się tylko dokument papierowy. W korespondencji z urzędami i administracją liczy się tylko dokument papierowy. I najlepiej jak ma pieczątkę firmy.
  • Praca z dokumentami papierowymi jest prostsza. Są szybciej i wygodniej dostępne, łatwiej coś dopisać. Do tego nie trzeba być specjalnie przeszkolonym do ich obsługi.

W FRAM Finanse nie mamy żadnych wątpliwości – elektroniczny obieg dokumentów to szereg korzyści:

  • Szybka wymiana dokumentów wewnątrz firmy (biura) i z klientami.
  • Większe bezpieczeństwo dokumentów i danych.
  • Łatwy i szybki dostęp do dokumentu, niezależnie od miejsca pobytu (online).
  • Zawsze wiadomo, gdzie jest dokument, przez co łatwiej zarządzać pracą ludzi zaangażowanych w jego obieg.
  • Porządek w dokumentacji poprzez połączenie związanych ze sobą dokumentów (np. umów).
  • Łatwe i szybkie odszukanie dokumentu, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli i audytu procesów.
  • Pełna kontrola dostępów do obiegu.