Obieg dokumentów w firmie – elektroniczny, czy może wciąż papierowy? Czy ta wymiana argumentów ma jeszcze sens?
Z jednej strony usłyszymy:
- Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ograniczyłem zużycie papieru, prądu i czasu potrzebnego do ich drukowania.
- Dokumenty papierowe szybciej można zgubić lub zniszczyć. Dokument elektroniczny dużo szybciej i bezpieczniej trafia do obiegu w przedsiębiorstwie i do księgowości. W elektronicznym obiegu są bezpieczne – nie zgubią się i nie zniszczą.
- Dokument elektroniczny jest tak samo ważny, jak dokument papierowy.
- W elektronicznym obiegu mam szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od tego gdzie jestem. Widzę, co się z nim dzieje, kto miał do niego dostęp i co z nim zrobił.
Z kolei ktoś inny powie:
- Dokumenty elektroniczne łatwiej stracić lub zniszczyć. Najlepsza jest podwójna dokumentacja. Trzeba drukować dokumenty elektroniczne, tak na wszelki wypadek.
- W korespondencji z urzędami i administracją liczy się tylko dokument papierowy. W korespondencji z urzędami i administracją liczy się tylko dokument papierowy. I najlepiej jak ma pieczątkę firmy.
- Praca z dokumentami papierowymi jest prostsza. Są szybciej i wygodniej dostępne, łatwiej coś dopisać. Do tego nie trzeba być specjalnie przeszkolonym do ich obsługi.
W FRAM Finanse nie mamy żadnych wątpliwości – elektroniczny obieg dokumentów to szereg korzyści:
- Szybka wymiana dokumentów wewnątrz firmy (biura) i z klientami.
- Większe bezpieczeństwo dokumentów i danych.
- Łatwy i szybki dostęp do dokumentu, niezależnie od miejsca pobytu (online).
- Zawsze wiadomo, gdzie jest dokument, przez co łatwiej zarządzać pracą ludzi zaangażowanych w jego obieg.
- Porządek w dokumentacji poprzez połączenie związanych ze sobą dokumentów (np. umów).
- Łatwe i szybkie odszukanie dokumentu, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli i audytu procesów.
- Pełna kontrola dostępów do obiegu.
