Wprowadzenie e-faktur to kolejny etap cyfryzacji podatków w Polsce. W Unii Europejskiej pionierem w procesie wprowadzania modelu automatycznych e-faktur są Włochy, gdzie głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania było zapobieganie oszustwom związanym z VAT (zmniejszanie luki VAT).

Oczywiście z punktu widzenia organów podatkowych uszczelnienie systemu VAT jest najważniejszym motywem wprowadzenia e-faktur. Jednak z punktu widzenia prowadzenia biznesu, wprowadzane przepisy bez wątpienia ułatwią rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. A co to oznacza dla branży księgowej?

O co chodzi?

E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane, będą wystawiane przez podatników za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będą one przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika i przesyłane do KSeF poprzez interfejs API. System będzie zawierał również możliwość odbioru faktur dokumentujących zakupy podatnika.

Czym różni się faktura w formacie pdf od e-faktury?

W tym miejscu ważne jest dodanie rozróżnienia dotyczącego faktur w wersji cyfrowej. Generalnie można je podzielić na dwie kategorie: 1. wizualne faktury cyfrowe (np. w formacie pdf, jpg) i 2. e-faktury, które zawierają dane strukturalne. Wizualna faktura cyfrowa to dokument, który – w przeciwieństwie do formatu fizycznego (takiego jak faktura papierowa) – istnieje w formacie cyfrowym. Powstaje ona w wyniku zeskanowania tradycyjnej faktury papierowej, bądź zapisania takowej od razu w wersji elektronicznej, wprost z programu do wystawiania faktur. Taka forma pozwala nam na zapoznanie się z jej treścią, a mechanizm OCR umożliwia automatyczne przetwarzanie informacji zawartych na fakturze. Do tego możemy ją z łatwością – w postaci pliku – przesyłać za pośrednictwem sieci komputerowych.

Z kolei e-faktura to dokument, który zostanie wystawiony, przesłany i odebrany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Zapewni to automatyczny odczyt znajdujących się tam danych, bezpośrednio w systemach komputerowych. Głównym celem staje się zatem automatyczne przetwarzanie faktury, a nie jej aspekt wizualny, który pozwala nam odczytać jej treść.

Co się zmieni?

Zmniejszą się obowiązki po stronie podatnika, a zwiększy się bezpieczeństwo –> odpadnie obowiązek przechowywania faktur, udostępniania ich podczas kontroli, czy przesyłania na żądanie organów. Do tego dokumenty będą przechowywane w jednym miejscu – w bazie danych ministerstwa. Nie będzie zatem tematu zaginięcia czy zniszczenia faktury i, co za tym idzie, konieczności wydawania duplikatów.

Obieg dokumentów między firmami (i wewnątrz firm) zdecydowanie przyspieszy –> działając za pośrednictwem bazy ministerstwa, przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Do tego żadnego drukowania, wysyłania, wewnętrznego obiegu czy archiwizacji.

Proces fakturowania zostanie ustandaryzowany i uproszczony –> e-faktury będą wystawiane według jednego wzorca, co ułatwi wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych.

Faktury zostaną automatycznie zaksięgowane –> faktury ustrukturyzowane umożliwią automatyczny jej odczyt, co wyeliminuje konieczność odczytywania wizualnej formy (OCR) czy ręcznego wprowadzania danych do systemu. Zapewni to zarówno oszczędność czasu, jak i ograniczy ilość błędów popełnianych w trakcie ich wprowadzania.

Co dalej?

W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W 2023 r. korzystanie z e-faktury ma stać się obowiązkowe. Zwiastuje to nie tylko zupełny zanik ręcznych procesów fakturowania, ale też przyspieszenie rewolucji technologicznej w branży księgowej, poprzez automatyzowanie procesów, wprowadzanie systemów online i wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji.